Ungültige Beschlüsse durch wichtige Maßnahmen im Vorfeld vermeiden
Ein Verein kann bereits im Vorfeld sicherstellen, dass alle Formalien erfüllt und somit alle Maßnahmen getroffen werden, um ungültige Beschlüsse zu vermeiden.
Kurz zusammengefasst: Die Mitgliederversammlung als wichtiges Organ
Der Mitgliederversammlung fällt als oberstes Organ die Zuständigkeit für die Beschlüsse zu, die nicht allein vom Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan getroffen werden. Und so bestimmt die Mitgliederversammlung maßgeblich die Grundsätze der Vereinspolitik, wählt den Vorstand und entlastet diesen, darf über die Mitgliederbeiträge bestimmen, genehmigt den Haushaltsplan, stimmt gemeinsam über Satzungsänderungen ab und entscheidet schließlich sogar über die Auflösung des Vereins.
Die Bedeutung der Mitgliederversammlung bei der Beschlussfassung erklärt, weshalb bei dieser angesetzt werden sollte und deshalb gilt:
- Die Mitgliederversammlung darf nur durch Personen einberufen werden, die dazu befugt sind
- Alle Mitglieder müssen eine ordnungsgemäße Einladung erhalten
- In der Berufung muss der Gegenstand der Beschlussfassung bezeichnet werden
- Es muss allen Mitgliedern die Teilnahme an der Mitgliederversammlung ermöglicht werden
- Die Beschlussfähigkeit der Versammlung muss gewährleistet werden
Die Beschlussfähigkeit der Versammlung als Hauptkriterium für die Gültigkeit der Beschlüsse
Damit eine Mitgliederversammlung wirksame Beschlüsse fassen kann, muss diese beschlussfähig sein. Dies ist sie aber nur, wenn sie ordnungsgemäß einberufen wurde. Das heißt, dass alle Mitglieder, auch die ohne Stimmrecht, eine Einladung zur Teilnahme an der Versammlung erhalten müssen und in dieser Einladung über Ort, Zeit und Zweck (Tagesordnung) der Versammlung informiert werden müssen.
Darüber hinaus setzt die wirksame Beschlussfassung zwei zentrale Punkte voraus:
- Dass die gesetzlichen Vorschriften gemäß § 32 BGB eingehalten werden
- Dass die Satzungsbestimmungen des Vereins beachtet werden
Satzungsregelungen, um ungültige Beschlüsse zu vermeiden
Die Satzung des Vereins regelt, wie und in welcher Form die Mitgliederversammlung einzuberufen ist. Inhalt dessen sind dabei folgende Punkte, die zur wichtigen Voraussetzung werden, wenn es darum geht, ungültige Beschlüsse zu vermeiden:
Wer beruft die Mitgliederversammlung ein? Das Einberufen ist Aufgabe des Vereinsorgans, das gemäß der Satzung damit betraut ist, meist ist es der Vorstand des Vereins. Handelt es sich um einen mehrgliedrigen Vorstand ohne Einzelvertretungsbefugnis, muss dieser gemeinsam die Mitgliederversammlung einberufen. Beruft ein unzuständiges Mitglied die Versammlung ein, ist dies unwirksam und somit sind auch die Beschlüsse nichtig.
Form der Berufung. Eine Versammlung kann mündlich, schriftlich oder telefonisch einberufen werden, das ist eine individuelle Satzungsfrage. Wichtig ist dabei nur, dass alle Vereinsmitglieder wissen, auf welche Weise eine Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgt, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder die Möglichkeit zur Teilnahme erreicht. Andernfalls gefährdet man einen ungültigen Beschluss.
Frist der Einberufung. Eine Einladung muss mit entsprechend Vorlauf erfolgen, sodass die Mitglieder die Möglichkeit haben, daran teilzunehmen. Dazu kann eine Satzung eine Einladungsfrist bestimmten, muss dies aber nicht. Regelt die Satzung keine Frist, gilt, dass die Einladung mindestens eine Woche vor der angesetzten Versammlung erfolgen muss – andernfalls liegt ein Einberufungsmangel vor, der mit einer Ungültigkeit der Beschlüsse einhergeht.
Bekanntgabe der Tagesordnung. Mit der Einladung muss auch die Bekanntgabe der Tagesordnung erfolgen, die den Mitgliedern die Möglichkeit gibt, sich auf die Versammlung vorzubereiten. Geht der Gegenstand der Beschlussfassung nicht eindeutig und verständlich aus der Einladung hervor, kann auch das zur Nichtigkeit eines Beschlusses führen.
Versammlungsort. Gesetzlich wird kein Versammlungsort vorgeschrieben, er kann allerdings in der Satzung festgehalten werden. Einzige Voraussetzung ist hier, dass der Ort verkehrsüblich sowie zumutbar sein muss und eine Mitgliederversammlung dort ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. So müssen beispielsweise alle Mitglieder Platz finden.
Versammlungszeit. Auch die Zeit sollte sich daran orientieren, dass alle Mitglieder daran teilnehmen können. Gemäß einer Entscheidung des Bayerischen Oberlandesgerichts (Beschluss vom 16.7.2004, Az: 3Z BR 100/04) sollte eine Mitgliederversammlung außerdem nicht in den Hauptferienzeiten angesetzt werden.
Wer ist teilnahmeberechtigt? Grundsätzlich dürfen alle Mitglieder an der Versammlung teilnehmen, auch die ohne Stimmrecht. Diese dürfen dann dennoch an den Beratungen mitwirken. Wichtig ist, dass Mitglieder nur persönlich teilnehmen und sich nicht durch eine andere Person vertreten lassen können. Auch darf das Stimmrecht nicht auf eine andere Person übertragen werden.
Wie viele Mitglieder müssen anwesend sein? Gesetzlich gibt es dazu keine Bestimmung, sodass es Ihnen freisteht, in Ihrem Verein eine bestimmte Mitgliederzahl oder Quote festzulegen. Legen Sie allerdings eine Mindestanzahl fest, muss diese auch erfüllt sein, um zu vermeiden, dass Beschlüsse ungültig sind.
Ungültige Beschlüsse durch Maßnahmen während der Mitgliederversammlung vermeiden
Um einen ungültigen Beschluss zu vermeiden, gilt es nicht nur, bereits im Vorfeld alle Maßnahmen zu ergreifen und die Formalien zu beachten, sondern auch während der Mitgliederversammlung alle Regelungen einzuhalten. Um alle Hürden sicher zu meistern, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Leitung und Vorsitz
Gesetzlich gibt es keine Regelung zur Leitung der Mitgliederversammlung. Manche Vereine regeln das in ihrer Satzung, ansonsten leitet automatisch der Vorstand die Versammlung.
Gut zu wissen: Eine Satzungsregelung zum Vorsitz bedeutet lediglich ein Vorrecht, nicht aber, dass das Mitglied davon auch Gebrauch machen muss. Die Leitung kann einer anderen Person überlassen werden. Damit werden Beschlüsse auch dann wirksam, wenn die in der Satzung bestimmte Person nicht an der Versammlung teilnimmt.
Unser Tipp: Sie können den Versammlungsleiter von der Mitgliederversammlung wählen lassen. Das geht allerdings nur, wenn es keine Satzungsregelung zum Wahlleiter gibt und der Berufene sein Vorrecht in Anspruch nimmt.
- Die Aufgaben des Versammlungsleiters
Der Versammlungsleiter eröffnet zunächst die Versammlung und stellt die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung fest. Anschließend wir die Tagesordnung bekannt gegeben. Eine bedeutende Aufgabe des Versammlungsleiters ist es, sicherzustellen, dass die Satzungsvorschriften sowie die Vereinsordnung im Rahmen der Abstimmung eingehalten werden. Er ist es auch, der die Versammlungsergebnisse bekannt gibt. Sobald die Tagesordnung abgearbeitet wurde, schließt er die Versammlung.
- Arten der Abstimmung
Meist regelt die Satzung ein Abstimmungsverfahren. Ist dies nicht der Fall, liegt die Entscheidung beim Versammlungsleiter. Gemäß einem Beschluss des OLG Frankfurt ist es bindend, wenn ein Mitglied die Entscheidung der Mitgliederversammlung verlangt. Fällt die Entscheidung auf eine offene Abstimmung, hat das Mitglied keine Möglichkeit, etwas andere zu verlangen (OLG Frankfurt a. M., Urteil vom 06.07.2018, Az.3 U 22/17, Abruf-Nr. 204457).
Unser Tipp: Wählen Sie eine Abstimmungsart, mit der klare Abstimmungsergebnisse festgestellt und gewährleistet werden können.
- Die Beschlussfassung
Einem Mitgliederbeschluss liegt die Abstimmung über den Beschlussantrag zugrunde. Dabei hat jedes Mitglied eine Stimme, mit der es zustimmen und ablehnen kann. Enthält sich jemand bei der Abstimmung, so übt auch dieses Mitglied sein Stimmrecht aus. Die Enthaltungen werden entsprechend nicht zu einer Zustimmung oder Ablehnung gezählt. Die verbindliche Abstimmung muss klar erkennbar sein, damit die Stimme gewertet werden kann.
Achtung: Eine Stimmabgabe eines Mitglieds ist nur gültig, wenn diese bedingungslos erfolgt.
- Ausschluss vom Stimmrecht
Betrifft die Beschlussfassung ein Rechtsgeschäft oder einen Rechtsstreit, so ist das Mitglied gemäß § 34 BGB nicht stimmberechtigt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Verein dem Mitglied einen Gegenstand verkaufen möchte. Entsprechend darf der potenzielle Käufer dann nicht an der Abstimmung über den Kauf teilnehmen.
Gut zu wissen: Die Mitglieder ohne Stimmrecht werden nicht mitgezählt, wenn es um das Feststellen des Abstimmungsergebnisses geht.
Ein Beispiel: Die Mitgliederversammlung beschließt, ein Grundstück an A zu verkaufen. Zu der Versammlung sind 30 Mitglieder erschienen. Das bedeutet, dass 29 stimmberechtigt sind. Damit der Verkauf zustande kommt, müssen also mindestens 15 Mitglieder zustimmen.
- Vorsicht bei minderjährigen Mitgliedern
Um wirksam abstimmen zu können, muss ein Mitglied geschäftsfähig sein. Minderjährige sind allerdings nur beschränkt geschäftsfähig (§ 106 BGB). Das erfordert die vorherige Zustimmung der Eltern gemäß § 182 BGB zur Stimmabgabe. Häufig wird mit dem Eintritt des Kindes in den Verein bereits diese Einwilligung der Eltern zur Ausübung der Mitgliederrechte gegeben.
Unser Tipp: Regeln Sie das Stimmrecht der Minderjährigen in Ihrer Satzung. Darin können Sie festhalten, dass Minderjährige ohne Stimmrecht an der Versammlung teilnehmen dürfen oder aber, dass nur ihre gesetzlichen Vertreter teilnehmen und abstimmen dürfen. Auch ist eine Verknüpfung des Stimmrechts an das Alter, etwa ab der Vollendung des 16. Lebensjahrs, möglich.
Fazit: Ungültige Beschlüsse vermeiden
Gemäß aktueller Rechtsprechung führen alle Verstöße gegen Satzungs- und Gesetzesregeln zu einer Ungültigkeit der Beschlüsse. Dabei bleibt unberücksichtigt, ob der Beschluss in derselben Weise auch ohne den unterlaufenen Fehler gefasst worden wäre. Umso wichtiger ist es, alle Maßnahmen vor und während der Mitgliederversammlung zu bedenken und auf diese Weise ungültige Beschlüsse zu vermeiden.
