{"id":1481,"date":"2022-10-13T11:04:39","date_gmt":"2022-10-13T11:04:39","guid":{"rendered":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/?p=1481"},"modified":"2022-10-19T07:53:28","modified_gmt":"2022-10-19T07:53:28","slug":"haengeregister-ade-was-sollte-vereins-software-koennen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/haengeregister-ade-was-sollte-vereins-software-koennen\/","title":{"rendered":"H\u00e4ngeregister ade! Was sollte Vereins-Software k\u00f6nnen?"},"content":{"rendered":"\n

Und los geht\u2019s!<\/strong>
Bevor Sie sich daran machen, Spezifikationen einzelner Softwareanbieter zu durchleuchten, ist es sinnvoll erst einmal mit allen Personen, die organisatorische Aufgaben im Verein erledigen, \u00fcber das Thema zu sprechen und deren Einstellung zu digitalen Helfern abzufragen. Denn nur wenn alle mit im Boot sind, finden Sie, was der Verein auch wirklich braucht. Und vielleicht hat auch die eine oder der andere bereits Erfahrungen mit Verwaltungssoftware gemacht.<\/p>\n\n\n\n

So individuell Vereine mit den verfolgten Zielen auch aufgestellt sein m\u00f6gen, gewisse Aufgaben m\u00fcssen alle erledigen.<\/p>\n\n\n\n

  1. Verwalten von Mitgliederdaten<\/strong><\/li><\/ol>\n\n\n\n

    Die Software, mit der Sie Mitgliederdaten sammeln, ordnen, anzeigen und archivieren, sollte Ihnen erm\u00f6glichen, Personendaten \u00fcbersichtlich in unterschiedlichen Kategorien, die Sie wiederum frei bestimmen k\u00f6nnen, anzulegen.
    Je nachdem, welche Mitgliedskategorien die Vereinssatzung erfordert, wie bspw. aktives, passives oder F\u00f6rdermitglied. F\u00fcr das schnelle und korrekte Einspielen gr\u00f6\u00dferer Mengen an Mitgliedsdaten sollte ein Datenimport, bspw. mit einer Excel-Datei m\u00f6glich sein.<\/p>\n\n\n\n

    Dar\u00fcber hinaus macht es auch Sinn, bspw. Daten von Lieferanten oder Sponsoren anlegen zu k\u00f6nnen, wenn \u00fcber die Software Eingangsrechnungen per \u00dcberweisung oder Lastschrift bezahlt werden sollen. Ebenfalls hilfreich ist, wenn die Anwendung es erm\u00f6glicht, dass Mitglieder ihre pers\u00f6nlichen Daten selbst eintragen und pflegen k\u00f6nnen, bspw. \u00fcber eine App.<\/p>\n\n\n\n

    Ein Profildatenabgleich, welche den Vorst\u00e4nden bei \u00c4nderungen am Profil angezeigt wird, stellt auch sicher, dass Daten nur so angepasst werden, wie es der Verein w\u00fcnscht.<\/p>\n\n\n\n

    Ideal ist auch, wenn das Verwaltungssystem eine sogenannte Massenbearbeitung bietet. Damit k\u00f6nnen Sie die Profile mehrerer Mitglieder in einem Arbeitsschritt anpassen. Ein weiteres Plus ist das Erstellen von Listen f\u00fcr Ausfahrten, Mannschaftsaufstellung, Arbeitseins\u00e4tze und was Vereine sonst noch vieles tun.<\/p>\n\n\n\n

    • Beitr\u00e4ge abrechnen<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n

      W\u00e4hrend der eine Verein einmal j\u00e4hrlich den Jahresbeitrag mit seinen Mitgliedern abrechnet, m\u00fcssen andere Organisationen ein komplexes Beitragssystem abbilden. Auch hierf\u00fcr sollte ein gew\u00e4hltes System alle M\u00f6glichkeiten bereithalten. K\u00f6nnen unterschiedliche Beitragss\u00e4tze und Zahlungsrhythmen eingestellt werden? Wie sieht es mit Familienmitgliedschaften aus und passt sich der Beitrag an, wenn ein Mitglied das 18. Lebensjahr vollendet und den vollen Beitrag bezahlen muss?<\/p>\n\n\n\n

      Auch das Erstellen von Rechnungen kann \u00fcber eine Softwarel\u00f6sung bequem erledigt und per Knopfdruck zum F\u00e4lligkeitstermin abgerechnet werden.<\/p>\n\n\n\n

      • Die Finanzverwaltung<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n

        Banking
        <\/em>Wer die Vereinskonten ohne Einwahl in die jeweiligen Banking Oberfl\u00e4chen \u00fcberwachen m\u00f6chte, Lastschrifteinz\u00fcge durchf\u00fchren, Zahlungseing\u00e4nge verbuchen und \u00dcberweisungen erledigen will, kann das mit einem Verwaltungssystem bequem erledigen. Allerdings sollte mit Bedacht ein Anbieter gew\u00e4hlt werden, der die Daten DSGVO-konform hostet, f\u00fcr sichere \u00dcbertragungswege sorgt und selbstverst\u00e4ndlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Verein abschlie\u00dft.<\/p>\n\n\n\n

        Ein Qualit\u00e4tsmerkmal ist auf jeden Fall, dass gleichzeitig die Verbindung zu mehreren Konten m\u00f6glich ist und die Einrichtung m\u00f6glichst einfach handzuhaben ist.

        <\/p>\n\n\n\n

        Kassenbuch
        <\/em>Fr\u00fcher mit viel M\u00fche per Hand gef\u00fchrt, ist das Kassenbuch ein wichtiger Baustein der Vereinsfinanzen. Zwar findet ein gro\u00dfer Teil des Zahlungsverkehrs nicht mehr in bar statt, dennoch werden bspw. Eintrittsgelder vor Ort in bar eingenommen und Auslagen gegen Beleg aus der Barkasse ausgezahlt. Es ist empfehlenswert, wenn die genutzte Software im digitalen Kassenbuch automatisch ein paar Regeln aufstellt, die nicht umgangen werden k\u00f6nnen. Beispiele hierf\u00fcr w\u00e4ren: der Kassenanfangsbestand kann nach der ersten Buchung nicht ge\u00e4ndert werden, Buchungen k\u00f6nnen erst erfolgen, wenn der Anfangsbestand erfasst wurde, das Erfassen von Belegen darf nur chronologisch erfolgen, fehlerhafte d\u00fcrfen nur mit Korrekturbuchung korrigiert werden. Damit schafft das System Transparenz und beugt Missbrauch vor.<\/p>\n\n\n\n

        Buchf\u00fchrung<\/em><\/p>\n\n\n\n

        Egal wie, die B\u00fccher des Vereins m\u00fcssen ordentlich und nachvollziehbar f\u00fcr das Finanzamt gef\u00fchrt sein. Keine Software kann buchhalterische Grundkenntnisse ersetzen, aber sie kann unterst\u00fctzend wirken. Daher ist es vorteilhaft, wenn auch dieser Bereich m\u00f6glichst \u00fcbersichtlich und einfach zu bedienen ist. Es ist komfortabel, wenn schon bei der Eingabe der eigenen Vereinsdaten Dinge wie das zust\u00e4ndige Finanzamt, Freistellungsbescheid oder die Kleinunternehmerregelung hinterlegt werden k\u00f6nnen und auch der Kontenrahmen SKR 49 bereits in der Software verf\u00fcgbar ist. Damit sind Spendenbescheinigungen auf Knopfdruck machbar und auch die Mehrwertsteuerangabe entsprechend an- oder ausgestellt.<\/p>\n\n\n\n

        • Planung und Kommunikation<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n

          Stille Post ist nichts f\u00fcr die Vereinskommunikation. Schlie\u00dflich gibt es vieles, was entweder mit allen oder nur mit bestimmten Teilen der Mitglieder oder ehrenamtlich T\u00e4tigen geteilt werden muss. Auch hierbei kann eine Vereinssoftware gute Dienste leisten. Manche Software bietet neben integriertem Newsletter, bzw. E-Mail-Versandtool auch eine Chatfunktion f\u00fcr Einzel- oder Gruppenchats. Des Weiteren bieten Vereinskalender die M\u00f6glichkeit keine Termine mehr zu verpassen. Mitglieder k\u00f6nnen somit \u00fcber eine App, bestehende Termine und Veranstaltungen zu- oder absagen, womit die Planung f\u00fcr Veranstaltungen durch die Vorst\u00e4nde wesentlich leichter von der Hand geht.<\/p>\n\n\n\n

          Zum Schluss
          <\/strong>Die Software muss zum Verein und seinen Strukturen passen. Und auch die finanziellen M\u00f6glichkeiten spielen eine Rolle, schlie\u00dflich gibt es auch Freeware.<\/p>\n\n\n\n

          Soll es m\u00f6glich sein, kollaborativ zu arbeiten, scheiden schon mal die Verwaltungssysteme aus, die per CD aufgespielt werden m\u00fcssen. Die Entscheidung f\u00fcr eine online basierte Software, die alle Daten in einer Cloud speichert, setzt voraus, dass der Anbieter absolute Sicherheit gew\u00e4hrleistet. Wer auf Nummer sicher gehen m\u00f6chte, setzt auf einen bekannten Hersteller mit guter Reputation. Auch der Support sowie Beratungsm\u00f6glichkeiten d\u00fcrften bei einem etablierten Softwarehersteller von hoher Qualit\u00e4t sein.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

          Ein Zettelchen hier, Aktenschr\u00e4nke dort und nat\u00fcrlich das gro\u00dfe H\u00e4ngeregister \u2013 das waren noch Zeiten! Mittlerweile sind immer mehr Vereinsverantwortliche auf der Suche nach einer passenden Softwarel\u00f6sung, mit der sich viele Aufgaben im Verein leichter zu erledigen sind. Wir haben uns durch dieses komplexe Feld gepfl\u00fcgt und versuchen, Ihnen ein paar wertvolle Anhaltspunkte zu liefern.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":1483,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_seopress_robots_primary_cat":"none","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[13],"tags":[73,14,20],"class_list":{"0":"post-1481","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-vereinsfuehrung","8":"tag-digitalisierung","9":"tag-vereinsfuehrung","10":"tag-vereinsvorstand"},"acf":[],"fimg_url":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/app\/uploads\/2022\/10\/AdobeStock_165815791-768x512.jpeg","fimg_alt_text":"H\u00e4ngeregister ade! Was sollte Vereins-Software k\u00f6nnen?","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1481","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1481"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1481\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1491,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1481\/revisions\/1491"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1483"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1481"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1481"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1481"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}