{"id":173,"date":"2022-09-05T15:39:00","date_gmt":"2022-09-05T15:39:00","guid":{"rendered":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/?p=173"},"modified":"2022-09-08T07:36:58","modified_gmt":"2022-09-08T07:36:58","slug":"die-virtuelle-mitgliederversammlung-im-verein","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/die-virtuelle-mitgliederversammlung-im-verein\/","title":{"rendered":"Die virtuelle Mitgliederversammlung im Verein"},"content":{"rendered":"\n

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DIE DIGITALE MITGLIEDERVERSAMMLUNG UND DAS GESETZ ZUR ABMILDERUNG DER FOLGEN DER COVID-19-PANDEMIE<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Mit dem Lockdown und den zahlreichen Regelungen, die Versammlungen nahezu unm\u00f6glich machten, musste auch f\u00fcr Vereine und Verb\u00e4nde eine L\u00f6sung gefunden werden, dennoch ihre verpflichtende Mitgliederversammlung abhalten zu k\u00f6nnen. Mit dem Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19 Pandemie wurde genau diese M\u00f6glichkeit geschaffen, eine Mitgliederversammlung ohne Pr\u00e4senz der Teilnehmer vor Ort abzuhalten \u2013 auch, wenn bis dahin die Satzung diese Option nicht vorgesehen hatte. Rechtlich ist die virtuelle Mitgliederversammlung der Physischen gleichgestellt. Das hei\u00dft: Sie k\u00f6nnen grunds\u00e4tzlich alles beschlie\u00dfen und regeln, was im Rahmen einer normalen Mitgliederversammlung m\u00f6glich w\u00e4re. Lediglich der Raum \u00e4ndert sich. Anstelle des Vereinsheims, einer Gastst\u00e4tte oder dem Pfarrzentrum, ist es nun der virtuelle Konferenzraum, in dem sich alle Mitglieder versammeln. Den Mitgliedern wird dann im Rahmen der elektronischen Kommunikation die Aus\u00fcbung ihrer Rechte erm\u00f6glicht.<\/p>\n\n\n\n

Mit dem Covid-19-Abmilderungsgesetz wurden auch Erleichterungen f\u00fcr die Beschlussfassungen von Vereinen geschaffen. Gem\u00e4\u00df Art. 2 \u00a7 5 Abs. 2 des Gesetzes ist es m\u00f6glich, den Vereinsmitgliedern alternativ zur virtuellen Mitgliederversammlung die Briefwahl zu erm\u00f6glichen. Auf diese Weise hat jedes Mitglied, auch ohne Teilnahme an der digitalen Mitgliederversammlung, die Chance, sein Stimmrecht auszu\u00fcben. Auch \u00a7 32 Abs. 2 BGB erf\u00e4hrt mit dem Covid-19-Abmilderungsgesetz eine Erleichterung hinsichtlich des Umlaufverfahrens. So kann ein wirksamer Beschluss per Umlaufverfahren gefasst werden, sofern alle Mitglieder beteiligt wurden und bis zur Frist der Stimmabgabe mindestens die H\u00e4lfte der Mitglieder ihre Stimme in schriftlicher Form abgegeben hat (Art. 2 \u00a7 5 Abs. 3). Der Beschluss wird dann mit der erforderlichen Mehrheit gefasst. Da hiermit dennoch gewisse Formvorschriften verbunden sind, zeigt es sich in der Praxis von Vorteil, Beschl\u00fcsse im Rahmen einer digitalen Mitgliederversammlung zu fassen.<\/p>\n\n\n\n

Wichtig<\/strong>: Das \u201eGesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie\u201c gilt derzeit bis zum 31.08.2022.<\/p>\n\n\n\n

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GRUNDLEGENDES ZUR VIRTUELLEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Mit dem Wegfall des \u201eGesetz zur Abmilderung der Folgen de VOVID-19-Pandemie\u201c muss nunmehr die M\u00f6glichkeit zur Abhaltung einer virtuellen Mitgliederversammlung wirksam in der Vereinssatzung hinterlegt werden.<\/p>\n\n\n\n

Grunds\u00e4tzlich er\u00f6ffnet die neue M\u00f6glichkeit, dass Vorstand und Vereinsmitglieder sich per Video-Konferenz oder in einem Chat-Room zusammenschalten k\u00f6nnen. Wichtig ist dabei, dass allen Mitgliedern der Zugang gew\u00e4hrt wird. Das macht es f\u00fcr den Vorstand notwendig, sich im Vorfeld mit den technischen Gegebenheiten auseinanderzusetzen. Gerade bei gro\u00dfen Mitgliederversammlungen mit einer hohen Teilnehmerzahl m\u00fcssen klare Regelungen getroffen werden \u2013 beispielsweise, dass nur der Versammlungsleiter mit Bild und Ton zu sehen ist, w\u00e4hrend die anderen Teilnehmer stummgeschaltet sind. Und auch das Thema Datenschutz dr\u00e4ngt sich bei der virtuellen Mitgliederversammlung in den Vordergrund.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

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WICHTIGE ASPEKTE EINER DIGITALEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Um auf der sicheren Seite zu sein, haben wir Ihnen nachfolgend zentrale Aspekte, die Sie bei der Planung und Durchf\u00fchrung der virtuellen Mitgliederversammlung beachten sollten, zusammengetragen: <\/p>\n\n\n\n

Einberufung zur digitalen Mitgliederversammlung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Egal, ob digital oder vor Ort, es gelten die in der Satzung vorgesehenen Formalien und Fristen. Der Ort, in diesem Fall der digitale, muss klar kommuniziert sein. Zum Versammlungsort wird dann der Aufenthalt des Versammlungsleiters zum Zeitpunkt der virtuellen Mitgliederversammlung. In der Einladung m\u00fcssen den Mitgliedern alle notwendigen Details an die Hand gegeben werden, vor allem die Einwahldaten, um sicherzustellen, dass jedem Mitglied der Zugang gew\u00e4hrt wird. Bestandteil der Einladung sollte dar\u00fcber hinaus auch die Erl\u00e4uterung der Aus\u00fcbung der mitgliedschaftlichen Rechte sein.<\/p>\n\n\n\n

Mitgliedschaftsrechte und Abstimmung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Jedes Vereinsmitglied hat ein Recht auf Teilnahme an der (digitalen) Mitgliederversammlung. Und auch ein Rede-, Informations- und Stimmrecht. Bei der virtuellen Mitgliederversammlung ist die Wahrnehmung der Mitgliedschaftsrechte durch die Kommunikation untereinander in Echtzeit gegeben. Denn auch im virtuellen Raum haben die Mitglieder die M\u00f6glichkeit, sich untereinander und mit dem Versammlungsleiter auszutauschen oder Fragen zu stellen. Um bei Abstimmungen den \u00dcberblick zu behalten, sollte darauf verzichtet werden, ein Handzeichen in die Kamera zu geben, sondern vielmehr auf eine Abstimmungssoftware zur\u00fcckgegriffen werden.<\/p>\n\n\n\n

Tipp<\/strong>: Fordern Sie bei gro\u00dfen Mitgliederversammlungen Fragen und Redebeitr\u00e4ge vorab an und planen Sie diese in den Ablauf mit ein. So vermeiden Sie Chaos durch aufkommende Beitr\u00e4ge der Mitglieder.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentation der virtuellen Mitgliederversammlung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Gerade, wenn Entscheidungen, wie eine Satzungs\u00e4nderung oder Neuwahlen des Vorstands, anstehen, sollte die Dokumentation w\u00e4hrend der digitalen Mitgliederversammlung keinesfalls vernachl\u00e4ssigt werden. Denn Beschl\u00fcsse in dieser Gr\u00f6\u00dfenordnung m\u00fcssen auch beim zust\u00e4ndigen Registergericht eingereicht werden. Zu einer vollst\u00e4ndigen Dokumentation geh\u00f6rt deshalb die Teilnehmerliste sowie das Protokoll der virtuellen Mitgliederversammlung mit allen gefassten Beschl\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Schriftliche Stimmabgabe ohne pers\u00f6nliche Teilnahme<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Neben der Option zur Teilnahme an der virtuellen Mitgliederversammlung, besteht auch die M\u00f6glichkeit der Stimmabgabe im Vorfeld, ohne dass eine pers\u00f6nliche Teilnahme notwendig ist. Auch hierf\u00fcr ist es vorab wichtig, allen Mitgliedern die Einberufung zur Mitgliederversammlung sowie die zu verwendenden Beschlussunterlagen ordnungsgem\u00e4\u00df zu \u00fcbermitteln. Enthalten ist bei dieser Form auch ein schriftliches Beschlussdokument. Hier kann beispielsweise mittels Ankreuzen die Stimmabgabe erfolgen. Gesetzlich ist dabei eine schriftliche Stimmabgabe vorgeschrieben, sodass per Mail keine g\u00fcltige Stimme abgegeben werden kann. Auf diese Weise ergibt sich auch ein Weg f\u00fcr diejenigen, die generell nicht an der virtuellen Versammlung teilnehmen k\u00f6nnen oder wollen.<\/p>\n\n\n\n

Datenschutz und virtuelle Mitgliederversammlung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Eine der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen im Zuge der digitalen Mitgliederversammlung ist das Thema Datenschutz. Denn mit jeder Registrierung zur Teilnahme an der Versammlung werden pers\u00f6nliche Daten \u00fcbertagen. Hinzu kommt, dass Streaming-L\u00f6sung, Voting-Tool und Registrierung meist von verschiedenen Anbietern stammen. F\u00fcr Sie als Vorstand bedeutet das, dass Sie die Zustimmung der Teilnehmenden ben\u00f6tigen \u2013 auch, und vor allem, wenn Sie die Mitgliederversammlung aufzeichnen wollen. Gleichzeitig gilt, dass diese Zustimmung jederzeit durch die teilnehmenden Mitglieder widerrufen werden kann. Es muss daher vorab abgekl\u00e4rt sein, wo und wie die Daten verarbeitet werden.<\/p>\n\n\n\n

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ABLAUF EINER VIRTUELLEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

R\u00fcckt der Termin der virtuellen Mitgliederversammlung n\u00e4her, laden Sie genauso ein, als w\u00fcrden Sie zu einer Mitgliederversammlung mit Pr\u00e4senz einladen.
Die Einladung enth\u00e4lt dann eben die URL zum gebuchten, digitalen Konferenzraum, Zeit und Tagesordnung. Sieht die Vereinssatzung vor, dass die Einladung per Post zu versenden ist, versenden Sie postalisch. Da wird keine Ausnahme gemacht, nur weil es sich um eine virtuelle Versammlung handelt.<\/p>\n\n\n\n

Kurz (max. 1 Tag) vor Termin der Mitgliederversammlung stellen Sie den Mitgliedern die individuellen Zugangsdaten zum virtuellen Raum zu und weisen darauf hin, dass diese Daten unter Verschluss zu halten sind.<\/p>\n\n\n\n

Haben sich dann alle TeilnehmerInnen eingew\u00e4hlt, gehen Sie vor wie immer: Sie er\u00f6ffnen die Versammlung mit der Begr\u00fc\u00dfung, stellen wie gewohnt fest, welche Mitglieder anwesend sind. Da keine Liste zum Unterschreiben herumgereicht werden kann, haben Sie zwei M\u00f6glichkeiten, die Anwesenheit zu protokollieren:<\/p>\n\n\n\n

a) Machen Sie einen Screenshot\/Screenshots mit den Bildern und Namen aller Anwesenden<\/p>\n\n\n\n

b) Einige Softwareanbieter stellen eine Teilnehmerliste zur Verf\u00fcgung<\/p>\n\n\n\n

Offene Abstimmungen und Wahlen k\u00f6nnen dann per Handheben oder einem virtuellen Zeichen, das die Software bietet, erledigt werden. Wichtig ist, dass Sie alles ordentlich dokumentieren und protokollieren. Auch das ist Ihnen von der \u201enormalen\u201c Mitgliederversammlung bekannt. Somit ist der Unterschied gar nicht so gro\u00df und vielleicht etabliert sich dieses Verfahren, so dass Sie die virtuelle Mitgliederversammlung auch f\u00fcr die Zeit nach dem 31.08.2022 in der Satzung verankern.<\/p>\n\n\n\n

Wichtiger Hinweis f\u00fcr Vereine mit dem Vereins-Schutzbrief des DEUTSCHEN EHRENAMTS:<\/strong>\u00a0Im MitgliederPortal haben wir einen Textvorschlag f\u00fcr die entsprechende Erg\u00e4nzung der Satzung hinterlegt. Selbstverst\u00e4ndlich pr\u00fcfen die spezialisierten Rechtsanw\u00e4lte die \u00fcberarbeitete Satzung der Vereine, die einen Vereins-Schutzbrief haben. Wie \u00fcblich die Satzung einfach im MitgliederPortal hochladen und pr\u00fcfen lassen.<\/p>\n\n\n\n

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WELCHES MEETING-TOOL SOLL ES F\u00dcR EINE VIRTUELLE MITGLIEDERVERSAMMLUNG IM VEREIN SEIN?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Eine kurze Suche im Internet gibt unterschiedliche Online-Tools aus. Unter\u00a0Computerwoche.de\u00a0<\/a>werden die am meist genutzten kostenfreien Online-Konferenzsysteme vorgestellt. Dort k\u00f6nnen Sie sich schon mal orientieren. Zu den gro\u00dfen Anbietern f\u00fcr Videokonferenzen, die somit die Anforderung an eine Echtzeitkommunikation erf\u00fcllen, geh\u00f6ren Skype, Microsoft Teams und ZOOM.<\/p>\n\n\n\n

Bei der Entscheidung, welches System Sie f\u00fcr die Versammlung Ihres Vereins w\u00e4hlen, sollten Sie erw\u00e4gen, ob Beschl\u00fcsse offen oder geheim gefasst werden und wie viele Teilnehmer hier zusammenkommen. F\u00fcr eine kleine Mitgliederversammlung mit geheimer Wahl k\u00f6nnen Sie die Versammlung online auf einer von Ihnen gew\u00e4hlten Plattform abhalten und die geheime Abstimmung bspw. \u00fcber\u00a0Doodle<\/a>\u00a0organisieren. Bei einer offenen Abstimmung in kleiner Runde kann einfach per Chat- oder Abstimmungsfunktion des Konferenztools abgestimmt werden. Je gr\u00f6\u00dfer die Gruppe und je komplexer die Abstimmung, desto herausfordernder wird das digitale Vorgehen. Hier m\u00fcssen Sie zus\u00e4tzlich auf eine Voting-L\u00f6sung zur\u00fcckgreifen, die auch gewichtete Abstimmungen, Stimmrechts\u00fcbertragungen sowie eingeschr\u00e4nktes Wahlrecht der Teilnehmenden erm\u00f6glichen.<\/p>\n\n\n\n

Gut zu wissen<\/strong>: Kommt es zu technischen St\u00f6rungen bei der Teilnahme, ist dies nach \u00fcberwiegender Meinung kein Grund zur Anfechtung der virtuellen Mitgliederversammlung und ihrer gefassten Beschl\u00fcsse.<\/p>\n\n\n\n

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EXTRATIPPS F\u00dcR EINE VIRTUELLE MITGLIEDERVERSAMMLUNG IM VEREIN<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Fassen Sie Beschl\u00fcsse, die zum Registergericht m\u00fcssen, empfehlen wir Ihnen vorab einen Anruf bei dem f\u00fcr Ihren Verein zust\u00e4ndigen Registergericht. Dabei k\u00f6nnen Sie kurzerhand kl\u00e4ren, ob spezielle Regeln eingehalten werden m\u00fcssen, damit online gefasste Beschl\u00fcsse wie Satzungs\u00e4nderung oder Vorstandswahl auch wirklich anerkannt werden.<\/p>\n\n\n\n

Die Virtuelle Mitgliederversammlung \u2013 Tipps zur Vorbereitung und Durchf\u00fchrung:<\/h3>\n\n\n\n

Technische Anforderungen: Streaming, Registrierung, Voting, Wahrung der Mitgliedschaftsrechte, Beschl\u00fcsse anfechtungssicher fassen.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Wie f\u00fchrt man eine Online-Mitgliederversammlung durch? Was sollte man vorab planen und bedenken? Auch wenn Videokonferenzen inzwischen f\u00fcr die meisten ein bisschen mehr zur Routine geworden sind, gibt es doch immer wieder Stolpersteine. Damit bei Ihrer n\u00e4chsten digitalen Mitgliederversammlung alles rund l\u00e4uft, haben wir Ihnen nochmals abschlie\u00dfend ein paar Tipps zusammengetragen:<\/p>\n\n\n\n

Fragen, die es vorab zu kl\u00e4ren gilt:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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  • Wie viele Teilnehmer werden erwartet?<\/li>
  • Mit welchen Endger\u00e4ten nehmen die Mitglieder voraussichtlich teil? PC, Laptop, Smartphone?<\/li>
  • Wie gelingt es Ihnen, alle Mitgliederrechte zu wahren? Dazu geh\u00f6rt das Recht zur Teilnahme, zur Rede, Frage und Auskunft sowie das Stimmrecht.<\/li>
  • Wie wird eine optimale Einbindung erreicht, sodass alle teilnehmen, aber nur die Stimmberechtigten w\u00e4hlen k\u00f6nnen?<\/li>
  • Welche Punkte stehen auf der Tagesordnung?<\/li>
  • Finden Wahlen statt? Und falls ja, wie komplex gestalten sich die Abl\u00e4ufe?<\/li>
  • Gibt es derzeit Konflikte im Verein?<\/li>
  • Wer ist zu sehen? Nur der Versammlungsleiter? Oder alle Vorst\u00e4nde?<\/li><\/ul>\n\n\n\n

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    F\u00fcr Vereine ist es \u00fcblich, einmal im Jahr zur Mitgliederversammlung zusammen zu kommen \u2013 so sieht es meist die Satzung vor. Doch hat die Covid-19-Pandemie gezeigt, dass das nicht immer m\u00f6glich ist. Deshalb musste ein Ansatz gefunden werden, dennoch der Satzungsbestimmung nachzukommen. Die L\u00f6sung: Eine digitale Mitgliederversammlung. Lesen Sie hier, wie Sie bei der digitalen bzw. virtuellen Mitgliederversammlung alles richtig machen. Der erste Schritt: die M\u00f6glichkeiten zur virtuellen Mitgliederversammlung in der Satzung verankern.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":174,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_seopress_robots_primary_cat":"none","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[13],"tags":[12,11,14],"class_list":{"0":"post-173","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-vereinsfuehrung","8":"tag-corona","9":"tag-mitgliederversammlung","10":"tag-vereinsfuehrung"},"acf":[],"fimg_url":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/app\/uploads\/2022\/02\/virtuelle-Mitgliederversammlung-768x511-1.jpg","fimg_alt_text":"Die virtuelle Mitgliederversammlung im Verein","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/173","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=173"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/173\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1449,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/173\/revisions\/1449"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media\/174"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=173"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=173"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=173"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}