{"id":2417,"date":"2024-08-26T10:50:38","date_gmt":"2024-08-26T08:50:38","guid":{"rendered":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/?p=2417"},"modified":"2024-08-26T10:58:26","modified_gmt":"2024-08-26T08:58:26","slug":"auslagen-ohne-beleg-erstatten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/auslagen-ohne-beleg-erstatten\/","title":{"rendered":"Auslagen ohne Beleg erstatten"},"content":{"rendered":"\n

Erste Schritte<\/strong>
Nach der ersten Schrecksekunde sollte die Person, die das Geld verauslagt hat, eine schriftliche Erkl\u00e4rung abgeben, um die entstanden Kosten und die Art der Ausgaben detailliert zu beschreiben. Diese Erkl\u00e4rung sollte den Grund der Ausgaben, den Betrag, das Datum der Ausgaben und die Umst\u00e4nde des Verlusts der Belege beinhalten.<\/p>\n\n\n\n

Vielleicht gibt es ja Zeugen oder Nachweise wie Kontoauszu\u0308ge, die die get\u00e4tigten Ausgaben best\u00e4tigen k\u00f6nnen. Falls es sich um Ausgaben bei einem bestimmten H\u00e4ndler oder Dienstleister handelt, kann versucht werden, dort eine Kopie der Rechnung oder einen Zahlungsnachweis zu erhalten.<\/p>\n\n\n\n

Pru\u0308fung durch den Vorstand<\/strong>
Der Vorstand sollte die Erkl\u00e4rung und die vorgelegten Nachweise\npru\u0308fen. Es ist ratsam, dies in einer Vorstandssitzung zu besprechen\nund die Erstattung offiziell zu beschlie\u00dfen. Die Entscheidung\nsollte dokumentiert und protokolliert werden, um den Prozess\ntransparent und nachvollziehbar zu gestalten.<\/p>\n\n\n\n

Kostenerstattung ohne Originalbelege
<\/strong>Der Vorstand kann beschlie\u00dfen, die Kosten auch ohne die\nOriginalbelege zu erstatten, wenn die Erkl\u00e4rung und die zus\u00e4tzlichen\nNachweise glaubhaft erscheinen. Die Erstattung sollte\nauf Grundlage der vorgelegten Informationen und im Rahmen\nder u\u0308blichen Vereinspraktiken erfolgen. Es ist sinnvoll, eine Kopie\nder Erkl\u00e4rung und der zus\u00e4tzlichen Nachweise in den Vereinsunterlagen\naufzubewahren.<\/p>\n\n\n\n

Kostenerstattung mit Ersatzbelegen*<\/strong>
Gibt es keine Zeugen, keine Bankauszu\u0308ge und auch keine\nBelegkopien, sollten Ersatzbelege erstellt werden, um die\nAusgaben nachvollziehbar zu dokumentieren. Ersatzbelege\ndienen als formelle und nachvollziehbare Aufzeichnung der\nentstandenen Kosten und sind besonders wichtig fu\u0308r die\nBuchhaltung und eventuelle Steuerpru\u0308fungen.<\/p>\n\n\n\n

Buchhaltung<\/strong>
Jeder Ersatzbeleg sollte, wie ein normaler Beleg in den Vereinsunterlagen aufbewahrt werden (i.d.R. 10 Jahre nach \u00a7 147 AO). Wie Originalbelege werden diese Ersatzdokumente, in die Buchfu\u0308hrung des Vereins integriert und wie ein regul\u00e4rer Beleg behandelt. So bleibt die Buchhaltung nachvollziehbar und weder Kassenpru\u0308fer noch Finanzamt sollten dann M\u00e4ngel feststellen. In der Regel akzeptieren Finanz\u00e4mter Ersatzbelege, solange sie die Ausgaben ausreichend dokumentieren und keine Zweifel an der Richtigkeit der Angaben bestehen. Es ist jedoch empfehlenswert, im Fall des Falles Kontakt mit dem zust\u00e4ndigen Finanzamt aufzunehmen.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

* Inhalte des Ersatzbelegs<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Belegnummer:<\/strong> <\/em>Auch Ersatzbelege m\u00fcssen nummeriert sein<\/li>\n\n\n\n
  • Kontaktdaten:<\/strong> Der Ersatzbeleg sollte den Namen und die Anschrift des Vereins sowie des Mitglieds enthalten, das die Ausgaben get\u00e4tigt hat.<\/li>\n\n\n\n
  • Datum der Ausstellung:<\/strong> Das Datum, an dem der Ersatzbeleg erstellt wird.<\/li>\n\n\n\n
  • Ausgabenart und -grund: <\/strong>Eine genaue Beschreibung der ausgef\u00fchrten Besorgungen oder Dienstleistungen, einschlie\u00dflich des Zwecks der Ausgaben.<\/li>\n\n\n\n
  • Datum der Ausgaben:<\/strong> Das Datum, an dem die Ausgaben tats\u00e4chlich get\u00e4tigt wurden.<\/li>\n\n\n\n
  • Betrag der Ausgaben:<\/strong> Der genaue Betrag, der ausgelegt wurde. Es sollte angegeben werden, ob es sich um Brutto oder Nettobetr\u00e4ge handelt.<\/li>\n\n\n\n
  • Ort der Ausgabe: <\/strong>Der Ort, an dem die Ausgaben get\u00e4tigt wurden.<\/li>\n\n\n\n
  • Unterschrift des Ausstellers:<\/strong> Der Ersatzbeleg muss vom Vereinsmitglied unterschrieben werden, das die Ausgaben get\u00e4tigt hat. Diese Unterschrift best\u00e4tigt die Richtigkeit der Angaben.<\/li>\n\n\n\n
  • Best\u00e4tigung durch den Vorstand: <\/strong>Der Ersatzbeleg sollte auch von einem Mitglied des Vorstands gegengezeichnet werden, um die Anerkennung der Ausgaben durch den Verein zu dokumentieren.<\/li>\n\n\n\n
  • Zus\u00e4tzliche Nachweise:<\/strong> Falls vorhanden, sollten erg\u00e4nzende Nachweise wie Kontoausz\u00fcge, Quittungen oder E-Mails beigef\u00fcgt werden, die die Ausgaben indirekt belegen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Egal ob Vorstands- oder Vereinsmitglied, wer Besorgungen im Namen des Vereins t\u00e4tigt und dabei Geld verauslagt, hat das Recht, diese Auslagen zuru\u0308ckerstattet zu bekommen. Der Ersatz dieser Aufwendung muss gegen die Vorlage von Belegen geschehen. Doch was passiert, wenn die Belege abhandenkommen? Wir zeigen M\u00f6glichkeiten auf, wie Vereine diese Kosten dennoch erstatten k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":2431,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_seopress_robots_primary_cat":"4","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[4],"tags":[],"class_list":{"0":"post-2417","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-steuern-finanzen"},"acf":[],"fimg_url":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/app\/uploads\/2024\/08\/auslagen-ohne-beleg-768x480.webp","fimg_alt_text":"Person gibt anderer Person geld","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2417","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/users\/9"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2417"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2417\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2429,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2417\/revisions\/2429"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2431"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2417"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2417"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2417"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}