{"id":3032,"date":"2025-05-09T14:20:32","date_gmt":"2025-05-09T12:20:32","guid":{"rendered":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/?p=3032"},"modified":"2025-05-13T10:55:06","modified_gmt":"2025-05-13T08:55:06","slug":"das-kassenbuch","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/das-kassenbuch\/","title":{"rendered":"Das Kassenbuch"},"content":{"rendered":"\n<p>Das Kassenbuch eines Vereins kann <strong>elektronisch<\/strong> oder auch <strong>handschriftlich<\/strong> gef\u00fchrt werden. F\u00fcr das handschriftliche F\u00fchren des Kassenbuchs gibt es im Internet und im Fachhandel entsprechende Vordrucke oder B\u00fccher. Hilfreich sind gebundene Kladden, bzw. B\u00fccher, da hier keine Seiten verloren gehen k\u00f6nnen. Bei losen Bl\u00e4ttern m\u00fcssen diese durchgehend aufsteigend nummeriert werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Nat\u00fcrlich gibt es auch die M\u00f6glichkeit, das&nbsp;<strong>Kassenbuch online zu f\u00fchren<\/strong>, beispielsweise per App. Es gibt mehrere Anbieter, die solche Anwendungen entwickelt haben, um die Verwaltung der Barkasse im Verein flexibel zu gestalten. Dies ist besonders praktisch, da von unterschiedlichen Orten auf das Kassenbuch zugegriffen werden kann.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Wer das Kassenbuch einfach in einem <strong>Tabellenprogramm<\/strong> wie Excel oder Numbers f\u00fchrt, sollte schnellstm\u00f6glich auf eine der oben genannten Varianten umsteigen, denn gem\u00e4\u00df der Abgabenordnung (\u00a7 146 AO) m\u00fcssen Kassenb\u00fccher unver\u00e4nderbar gef\u00fchrt werden. Excel und \u00e4hnliche Programme erlauben nachtr\u00e4gliche \u00c4nderungen ohne Protokollierung, was den Anforderungen an die Unver\u00e4nderbarkeit widerspricht. Das Finanzamt k\u00f6nnte dies als nicht ordnungsgem\u00e4\u00df ansehen und im schlimmsten Fall die Buchf\u00fchrung verwerfen und die Gemeinn\u00fctzigkeit aberkennen.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Aufbau des Kassenbuchs<\/h2>\n\n\n\n<p>Um die Einnahmen und Ausgaben korrekt zu erfassen, muss das Kassenbuch eine Reihe von Spalten aufweisen, die grunds\u00e4tzlich komplett ausgef\u00fcllt werden m\u00fcssen.<br>Die wesentlichen Spalten sind:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Belegnummer<\/strong>: Keine Buchung (Eintragung) im Kassenbuch des Vereins darf ohne einen entsprechenden Beleg erfolgen. Alle Belege erhalten eine fortlaufende Nummer, mit der sie der entsprechenden Buchung zugeordnet werden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Buchungsdatum<\/strong>: Buchungen sollen immer in chronologischer Reihenfolge erfolgen. Anhand des Datums kann sp\u00e4ter nachvollzogen werden, wenn es zum Grund der Buchung kam und ob diese ordnungsgem\u00e4\u00df erfasst wurde. Nachtr\u00e4gliche Buchungen wecken immer das Misstrauen der Pr\u00fcfer. Darum sollte die Erfassung im Kassenbuch nicht auf die lange Bank geschoben werden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Kurze Erl\u00e4uterung<\/strong>: Grund der Buchung. So lassen sich sp\u00e4ter bestimmte Posten leichter wiederfinden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Betragsspalten<\/strong>: F\u00fcr die zu buchenden Betr\u00e4ge sollten zwei getrennte Spalten genutzt werden. Eine f\u00fcr Einnahmen und eine zweite f\u00fcr Ausgaben. Diese Spalten sind dann noch einmal unterteilt in:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Gesamtbetrag (inklusive anfallender Umsatzsteuer)<\/li>\n\n\n\n<li>Prozentsatz der enthaltenen Umsatzsteuer (7 % oder 19 %)<\/li>\n\n\n\n<li>Umsatzsteuerbetrag<\/li>\n\n\n\n<li>Nettobetrag (ohne die angefallene Umsatzsteuer)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Aktueller Kassenbestand<\/strong>: Dieser ergibt sich aus etwaigen Einlagen in die Kasse (z.\u00a0B. Wechselgeld) plus Einnahmen abz\u00fcglich Ausgaben (jeweils inklusive Umsatzsteuer)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Kassenbuch im Verein f\u00fchren<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei Pr\u00fcfungen steht das Kassenbuch nahezu immer im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit. Darum ist darauf achten, dass das Kassenbuch des Vereins jederzeit einen korrekten, aktuellen Stand der Vereinskasse ausweist. Das Kassenbuch f\u00fcr Vereine muss chronologisch gef\u00fchrt werden. Es ist ratsam, Buchungen t\u00e4glich zu erfassen, um alle Transaktionen l\u00fcckenlos mit fortlaufendem Datum zu dokumentieren. Zudem d\u00fcrfen keine Leerzeilen im Kassenbuch vorhanden sein. Ein regelm\u00e4\u00dfig aktualisierter Kassenbericht im Verein unterst\u00fctzt nicht nur eine korrekte Buchhaltung, sondern verschafft auch einen klaren \u00dcberblick \u00fcber die finanzielle Lage der Barkasse.<\/p>\n\n\n\n<p>Das Kassenbuch des Vereins sollte nach \u00a7 146 Abs. 3 AO idealerweise in deutscher Sprache gef\u00fchrt werden. Alternativ sind auch andere \u201elebende Sprachen\u201c wie Italienisch, Franz\u00f6sisch oder Englisch zul\u00e4ssig. Um jedoch \u00dcbersetzungsschwierigkeiten zu vermeiden, empfehlen wir die Verwendung von Deutsch. Andernfalls kann die Finanzbeh\u00f6rde gegebenenfalls eine \u00dcbersetzung anfordern.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Umgang mit Fehlbuchungen<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein kleiner Fehler, wie das beispielsweise das versehentliche Hinzuf\u00fcgen einer zus\u00e4tzlichen Null, kann schnell zu einer Fehlbuchung f\u00fchren. Bei solchen Fehlbuchungen darf diese zwar gestrichen werden, doch die urspr\u00fcngliche Buchung muss nach der Streichung weiterhin lesbar bleiben. Falsche Buchungen d\u00fcrfen nicht ausradiert, \u00fcberklebt oder anderweitig unkenntlich gemacht werden. Erlaubt ist also nur, einen falschen Betrag durchzustreichen und den korrekten Wert dar\u00fcber zu schreiben.<\/p>\n\n\n\n<p>Auch ein elektronisches Kassenbuch muss diesen Anforderungen gerecht werden. Fehlbuchungen m\u00fcssen sichtbar bleiben und der Kassenbestand muss entsprechend korrigiert werden.<\/p>\n\n\n\n<p><strong><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-green-2-color\">Software muss GoBD-konform sein<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Keine Buchung ohne Beleg<\/h2>\n\n\n\n<p>Wie bei jeder Form der&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.meinverein.de\/blog\/vereinsbuchhaltung-finanzierung\/rechnungswesen-im-verein-buchhaltung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Buchhaltung<\/a>&nbsp;muss&nbsp;<strong>zu jeder Buchung ein Beleg<\/strong>&nbsp;vorhanden sein. Der Beleg muss die Nummer tragen, mit der die Buchung im Kassenbuch Eures Vereins versehen wurde. Nur in Ausnahmef\u00e4llen darf ein sogenannter \u201eEigenbeleg\u201c erstellt werden.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Folgende Daten muss ein Beleg beinhalten:<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Das gilt f\u00fcr alle Belege (Kleinbetragsrechnungen)<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Name und Anschrift des leistenden Unternehmers<\/li>\n\n\n\n<li>Belegnummer<\/li>\n\n\n\n<li>Ausstellungsdatum<\/li>\n\n\n\n<li>Bezeichnung und Mengenangabe der Lieferung oder Leistung<\/li>\n\n\n\n<li>Nettobetrag<\/li>\n\n\n\n<li>Umsatzsteuersatz, bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung<\/li>\n\n\n\n<li>Betrag der Umsatzsteuer<\/li>\n\n\n\n<li>Bruttobetrag<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p><strong>Das m\u00fcssen Belege \u00fcber 250 Euro zus\u00e4tzlich aufweisen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer<\/li>\n\n\n\n<li>Fortlaufende Rechnungsnummer<\/li>\n\n\n\n<li>Zeitpunkt der Lieferung oder Gew\u00e4hrung der Leistung<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p><strong>Zus\u00e4tzlich bei Belegen einer elektronischen Kasse<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und des Vorgangsendes<\/li>\n\n\n\n<li>Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Sammelbuchungen<\/h2>\n\n\n\n<p>Normalerweise muss&nbsp;<strong>jede Kassenbewegung einzeln<\/strong>&nbsp;erfasst werden. Bei gro\u00dfen Veranstaltungen, wie einem Fu\u00dfballturnier, einer Konzertveranstaltung oder einem Festival, ist es jedoch fast unm\u00f6glich, jeden einzelnen Kartenverkauf oder jedes verkaufte W\u00fcrstchen separat zu verbuchen. Das gilt insbesondere f\u00fcr die Kasse f\u00fcr Vereinsfeste, bei der es oft zu zahlreichen kleinen Transaktionen kommt.<\/p>\n\n\n\n<p>Handelt es sich um eine sogenannte \u201eoffene Ladenkasse\u201c, also keine elektronische Kasse, ergibt sich aus&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ao_1977\/__146.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7&nbsp;146 AO&nbsp;<\/a>(Abgabenordnung) eine einfache L\u00f6sung: die Sammelbuchung. &nbsp;Diese wird genutzt, wenn Verk\u00e4ufe an eine gr\u00f6\u00dfere Anzahl nicht bekannter Personen get\u00e4tigt wurden. \u201eNicht bekannte Personen\u201c sind in diesem Zusammenhang alle Personen, deren Identit\u00e4t f\u00fcr den Verkauf keine Rolle spielen. Als nicht bekannte Personen gelten \u00fcbrigens auch Vereinsmitglieder, wenn bspw. bei einem Vereinsfest bspw. Speisen und Getr\u00e4nke verkauft werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Bei Nutzung einer&nbsp;elektronischen Kasse nutzt, greift diese Ausnahmeregel nicht. Es ist jedoch erlaubt, neben der elektronischen Kasse auch eine offene Ladenkasse oder Handkasse im Verein zu verwenden.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Zahlungseing\u00e4nge und -ausg\u00e4nge auf dem Bankkonto<\/h2>\n\n\n\n<p>Wird im Verein eineBarkasse gef\u00fchrt, m\u00fcssen\u00a0alle Bargeldbewegungen, egal ob Ein- oder Auszahlung,\u00a0korrekt und vollst\u00e4ndig dokumentiert werden. Soll von der Bank Geld geholt werde, um es in die Kasse zu legen, bspw. Wechselgeld f\u00fcr eine Veranstaltung, muss die Summe als Einnahme im Kassenbuch erfasst werden. Umgekehrt werden die Einzahlungen auf das Bankkonto als Ausgabe im Kassenbuch verbucht.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Vorgestreckte Gelder<\/h2>\n\n\n\n<p>T\u00e4tigt ein Mitglied Eink\u00e4ufe f\u00fcr den Verein und rechnet den vorgestreckten Betrag sp\u00e4ter ab, erfolgt die R\u00fcckzahlung h\u00e4ufig bar. Diese Ausgabe muss umgehend mit den&nbsp;Originalbelegen imKassenbucherfasst werden.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:30px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Der Kassensturz<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei einer reinen Barkasse im Verein bzw. offenen Ladenkasse muss&nbsp;<strong>jederzeit ein sogenannter Kassensturz m\u00f6glich sein<\/strong>. Beim Kassensturz wird gepr\u00fcft, ob der aktuelle Kassenbestand mit den Eintragungen im Kassenbuch einhergeht. Es ist also empfohlen, regelm\u00e4\u00dfig zu pr\u00fcfen, ob die Daten mit dem Geldbestand harmonieren. Der Bestand in der Kasse muss mit der Summe in der Spalte \u201eAktueller Kassenbestand\u201c \u00fcbereinstimmen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Das Kassenbuch dient zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die bar abgewickelt werden. Beim Umgang mit Bargeld kann es leichter zu Fehlern oder Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten kommen, weshalb das Kassenbuch bei Pr\u00fcfungen der Buchhaltung im Verein besonders genau \u00fcberpr\u00fcft wird.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":2392,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_seopress_robots_primary_cat":"none","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[4],"tags":[],"class_list":{"0":"post-3032","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-steuern-finanzen"},"acf":[],"fimg_url":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/app\/uploads\/2024\/07\/stromrechnung-768x480.webp","fimg_alt_text":"Stromrechnung","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3032","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3032"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3032\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3047,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3032\/revisions\/3047"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2392"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3032"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3032"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3032"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}