1. Die Zweckbindung<\/strong><\/p>\n\n\n\n Daten d\u00fcrfen nicht willk\u00fcrlich gesammelt werden. Sie m\u00fcssen einem oder mehreren klar definierten Zwecken dienen. Bspw. darf im Mitgliedsantrag nicht nach der Bankverbindung gefragt werden, wenn der Mitgliedsbeitrag zu \u00fcberweisen ist, oder gar kein Mitgliedsbeitrag erhoben wird.<\/p>\n\n\n\n Gibt es den Zweck nicht mehr, f\u00fcr den bestimmte Daten erhoben wurden, m\u00fcssen diese umgehend gel\u00f6scht werden. Au\u00dfer diese Daten sind aufgrund gesetzlicher Fristen aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\n 2. Die Speicherbegrenzung<\/strong><\/p>\n\n\n\n Noch bevor personenbezogene Daten erhoben werden, muss bereits feststehen, wann diese Daten wieder gel\u00f6scht werden. Hierbei muss kein konkretes Datum genannt werden, vielmehr kann eine Bedingung den Zeitpunkt der L\u00f6schung festlegen, bzw. L\u00f6schung nach Ausscheiden aus dem Verein.<\/p>\n\n\n\n Nun stellt sich die Frage, wer die Fristen f\u00fcr das L\u00f6schen von Daten festlegt. Im Grunde leiten sich die L\u00f6schfristen vom Zweck der Verarbeitung ab. Ist der Zweck erf\u00fcllt, m\u00fcssen die personenbezogenen Daten gel\u00f6scht werden. Im Rahmen der Vorstandsarbeit muss also darauf geachtet werden, dass bspw. Helferlisten, die f\u00fcr eine Veranstaltung erstellt wurden, gel\u00f6scht werden, nachdem alle Ma\u00dfnahmen im Rahmen der Veranstaltung abgeschlossen wurden.<\/p>\n\n\n\n Dar\u00fcber hinaus m\u00fcssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen ber\u00fccksichtigt<\/strong> werden, wie beispielsweise Fristen f\u00fcr die Buchhaltung, zu finden in der Abgabenordnung. Die Aufbewahrung von Sozialdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum etc. sind in den Sozialgesetzen geregelt. Steuergesetze besagen, wie lange Spendenbescheinigungen aufgehoben werden m\u00fcssen und das B\u00fcrgerliche Gesetzbuch gibt Ausk\u00fcnfte zu allgemeinen Verj\u00e4hrungsfristen.<\/p>\n\n\n\n Und dann gibt es noch den Fall der L\u00f6schpflicht<\/strong>. Diese tritt ein, wenn eine Person ihre Einwilligung widerrufen hat, oder Widerspruch eingelegt hat. Eine L\u00f6schpflicht besteht auch dann, wenn Daten unrechtm\u00e4\u00dfig verarbeitet wurden.<\/p>\n\n\n\n Wann Daten als gel\u00f6scht gelten ist komplexer, als man sich das so vorstellt. \u201eVollumf\u00e4nglich\u201c<\/strong> und \u201edauerhaft\u201c<\/strong> m\u00fcssen Daten gel\u00f6scht werden, damit sie nicht mehr verwendet werden k\u00f6nnen. Oft existieren neben dem Originalspeicherort noch weitere Kopien der Daten und das macht die Sache kompliziert. Denn die Daten d\u00fcrfen keinesfalls wiederherstellbar bzw. verwendbar sein. Werden Listen mit personenbezogenen Daten im Verein \u00fcber einen USB-Stick, Laptop oder Smartphone geteilt m\u00fcssen auch die Speicher diese Ger\u00e4te fachgerecht geleert werden, bspw. aus Chats oder dem E-Mailverkehr. Vorsicht ist geboten, wenn Daten nur anonymisiert werden. Ob ein Unkenntlichmachen der Daten ausreicht, ist umstritten.<\/p>\n\n\n\n Um ein L\u00f6schkonzept f\u00fcr den Verein zu erstellen, k\u00f6nnen folgende Schritte helfen, um eine Struktur daf\u00fcr anzulegen.<\/p>\n\n\n\n Um zu Beginn den Datenbestand festzustellen<\/strong>, m\u00fcssen alle personenbezogenen Daten identifiziert werden, die im Verein verarbeitet werden:<\/p>\n\n\n\n Im n\u00e4chsten Schritt werden die Daten nach ihrem Verwendungszweck<\/strong> und ihrer Relevanz<\/strong> kategorisiert. Zum Beispiel:<\/p>\n\n\n\n Wo m\u00f6glich, sollen L\u00f6schungen automatisiert<\/strong> werden. Hilfreich kann hierbei, ein Vereinsverwaltungsprogramm sein. Wo A nicht m\u00f6glich ist, sollten manuelle L\u00f6schvorg\u00e4nge dokumentiert und regelm\u00e4\u00dfig durchgef\u00fchrt werden.<\/p>\n\n\n\n Dokumentation und Transparenz m\u00fcssen gew\u00e4hrleistet werden, in dem L\u00f6schvorg\u00e4nge aufgezeichnet und die betroffenen Personen, etwa in den Datenschutzinformationen auf der Website oder in den Vereinsunterlagen \u00fcber L\u00f6schfristen informiert werden.<\/p>\n\n\n\n Selbstverst\u00e4ndlich gibt es auch hierbei Ausnahmen<\/strong> und Sonderf\u00e4lle. In bestimmten F\u00e4llen d\u00fcrfen Daten nicht sofort gel\u00f6scht werden, bspw. wenn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten (z.B. f\u00fcr steuerliche Unterlagen) oderrechtliche Anspr\u00fcche geltend gemacht werden k\u00f6nnen (z. B. bei offenen Forderungen).<\/p>\n\n\n\n Es wird sich wohl niemand darum rei\u00dfen, diesen Bereich zu \u00fcbernehmen, es ist dennoch empfohlen, festzulegen, wer im Verein f\u00fcr die Umsetzung des Konzepts verantwortlich ist. Dies kann der Datenschutzbeauftragte oder eine andere daf\u00fcr beauftragte Person im Verein sein. Diese Person \u00fcberwacht die Einhaltung der L\u00f6schfristen und sorgt daf\u00fcr, dass L\u00f6schvorg\u00e4nge ordnungsgem\u00e4\u00df durchgef\u00fchrt werden.<\/p>\n\n\n\n Das L\u00f6schkonzept sollte regelm\u00e4\u00dfig \u00fcberpr\u00fcft und an neue rechtliche Vorgaben oder \u00c4nderungen in der Vereinsstruktur angepasst werden. Eine j\u00e4hrliche \u00dcberpr\u00fcfung ist sinnvoll, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten und gegebenenfalls aktualisiert werden.<\/p>\n\n\n\n Beim Vernichten von Altakten und Dokumenten ist zu beachten, dass diese ordnungsgem\u00e4\u00df nach DIN 66399 vernichtet werden. Papierdokumente einfach nur in den Papier- oder Restm\u00fcll zu werfen, reicht leider nicht aus.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr die datenschutzkonforme Entsorgung ist ein Aktenvernichter, der die DIN 66399 erf\u00fcllt, notwendig. Diese legt fest, dass Dokumente mit Kreuzschnitt vernichtet werden und entweder Sicherheitsstufe 3 oder in manchen F\u00e4llen auch Sicherheitsstufe 4.<\/p>\n\n\n\n Ein Verein ist ein wahres Sammelbecken f\u00fcr viele unterschiedliche Daten \u2013 vor allem unterschiedlichster pers\u00f6nlicher Daten von Mitgliedern, Spenderinnen und Helfern. Schon beim Stellen eines Mitgliedsantrags \u00fcbermitteln Interessierte eine F\u00fclle personenbezogener Daten und im Lauf der Mitgliedschaft gibt es auch immer mal Ver\u00e4nderungen in den Stammdaten. Listen f\u00fcr Arbeitseins\u00e4tze, Ehrungen oder Veranstaltungen sind ebenfalls Quellen, in denen personenbezogene Daten stecken und nicht grundlos \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum aufbewahrt werden d\u00fcrfen. Um Fehler zu vermeiden ist es hilfreich, grunds\u00e4tzlich ein Konzept f\u00fcr den Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein zu erstellen und vor allem, wie was wann zu l\u00f6schen ist.<\/p>\n","protected":false},"author":15,"featured_media":3183,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_seopress_robots_primary_cat":"none","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[13],"tags":[],"class_list":{"0":"post-3133","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-vereinsfuehrung"},"acf":[],"fimg_url":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/app\/uploads\/2025\/07\/datenloeschung-wie-und-wann-768x480.jpg","fimg_alt_text":"","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3133","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/users\/15"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3133"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3133\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3207,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3133\/revisions\/3207"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3183"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3133"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3133"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3133"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Das L\u00f6schkonzept<\/h2>\n\n\n\n
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