{"id":3801,"date":"2026-07-10T14:28:33","date_gmt":"2026-07-10T12:28:33","guid":{"rendered":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/?p=3801"},"modified":"2026-07-10T14:42:30","modified_gmt":"2026-07-10T12:42:30","slug":"daten-ehemaliger-mitarbeiter-worauf-muessen-wir-achten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/daten-ehemaliger-mitarbeiter-worauf-muessen-wir-achten\/","title":{"rendered":"Daten ehemaliger Mitarbeiter &#8211; worauf m\u00fcssen wir achten?"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"wp-block-group\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>Die Frage betrifft das Spannungsfeld zwischen steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und datenschutzrechtlichen L\u00f6schpflichten, welches in der Vereinspraxis h\u00e4ufig zu Unsicherheiten f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n<p>Hinsichtlich der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten besteht gem. \u00a7 147 Abs. 1 AO f\u00fcr Vereine grunds\u00e4tzlich die Pflicht verschiedene Unterlagen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen sind in \u00a7 147 Abs. 3 AO geregelt und betragen zehn Jahre f\u00fcr B\u00fccher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschl\u00fcsse und andere dort genannte Unterlagen. F\u00fcr Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Sonstige in \u00a7 147 Abs. 1 AO aufgef\u00fchrte Unterlagen, wozu wohl auch Mitgliedsantr\u00e4ge und SEPA-Mandate geh\u00f6ren, sind sechs Jahre aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\n<p>Auf der anderen Seite stehen die datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO d\u00fcrfen personenbezogene Daten nur so lange in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen erm\u00f6glicht, wie es f\u00fcr die Zwecke, f\u00fcr die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Dies ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung, der zu den zentralen Prinzipien des Datenschutzrechts geh\u00f6rt. Aus diesem Grundsatz folgt, dass personenbezogene Daten grunds\u00e4tzlich zu l\u00f6schen sind, wenn der Zweck ihrer Erhebung entfallen ist.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Aufl\u00f6sung des scheinbaren Widerspruchs zwischen der Aufbewahrungspflicht nach \u00a7 147 AO und dem Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. \u00a7 147 AO, bzw. im Fall einer L\u00f6schungsanfrage aus Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO.<\/p>\n\n\n\n<p>Dies bedeutet, dass Mitgliedsantr\u00e4ge und SEPA-Lastschriftmandate vollst\u00e4ndig f\u00fcr den gem. \u00a7 147 Abs. 3 AO ma\u00dfgeblichen Zeitraum nach Beendigung der Mitgliedschaft aufbewahrt werden d\u00fcrfen und m\u00fcssen, ohne dass einzelne Datenfelder geschw\u00e4rzt werden m\u00fcssten. Die Rechtsgrundlage f\u00fcr diese Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. \u00a7 147 AO. Ein Schw\u00e4rzen einzelner Datenfelder w\u00e4re weder erforderlich noch zul\u00e4ssig, da dies der Aufbewahrungspflicht widersprechen w\u00fcrde und die Nachvollziehbarkeit der Buchungen beeintr\u00e4chtigen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n<p>Gem. Art. 17 Abs. 3 lit. b gilt das Recht auf L\u00f6schung zudem nicht, soweit die Verarbeitung zur Erf\u00fcllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, die eine Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten erfordert. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach \u00a7 147 AO stellt eine solche rechtliche Verpflichtung dar, die die weitere Speicherung der Daten rechtfertigt. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO wird durch diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht verletzt, da die Speicherung f\u00fcr die Erf\u00fcllung dieser rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.<\/p>\n\n\n\n<p>Praktisch bedeutet dies, dass Sie die Mitgliedsantr\u00e4ge und SEPA-Lastschriftmandate mit allen darauf befindlichen Daten (einschlie\u00dflich E-Mail-Adresse, Bankname, IBAN etc.) vollst\u00e4ndig f\u00fcr sechs Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft aufbewahrt werden m\u00fcssen. Dies gilt sowohl f\u00fcr die Papierform als auch f\u00fcr digitale Kopien dieser Dokumente. Die Dokumente sollten jedoch so archiviert werden, dass erkennbar ist, dass es sich um Altf\u00e4lle handelt.<\/p>\n\n\n\n<p>Nach Ablauf der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist sind s\u00e4mtliche Dokumente vollst\u00e4ndig zu vernichten bzw. zu l\u00f6schen, soweit nicht die Daten f\u00fcr die Vereinschronik (Vorname, Name, Anschrift) weiterhin aufbewahrt werden d\u00fcrfen. F\u00fcr diese weitere Aufbewahrung ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) die Rechtsgrundlage, wobei zu pr\u00fcfen ist, ob ein solches tats\u00e4chlich vorliegt und die Interessen der Betroffenen \u00fcberwiegt.<\/p>\n<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Scheiden Mitglieder aus dem Verein aus, m\u00fcssen wir Dokumente, die deren Daten beinhalten bspw. Mitgliedsantr\u00e4ge oder SEPA-Lastschriftmandate einerseits aufbewahren, andererseits m\u00fcssen wir personenbezogene Daten l\u00f6schen. Worauf m\u00fcssen wir achten?<\/p>\n","protected":false},"author":17,"featured_media":3806,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_seopress_robots_primary_cat":"none","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"","footnotes":""},"categories":[4],"tags":[],"class_list":{"0":"post-3801","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-steuern-finanzen"},"acf":[],"fimg_url":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/app\/uploads\/2026\/07\/daten-ehemaliger-mitglieder-as-20730136-768x480.webp","fimg_alt_text":"","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3801","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/users\/17"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3801"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3801\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3802,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3801\/revisions\/3802"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3806"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3801"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3801"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/benedetto.deutsches-ehrenamt.de\/vereinsmagazin\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3801"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}