Die Stellung des Kassenprüfers

Ob eine Kassenprüfung stattfinden soll oder nicht, regelt die Satzung. Das BGB enthält keine Vorschriften, die das Amt des Kassenprüfers oder eine regelmäßige Überprüfung der Verwaltung des Vereinsvermögens und der Geschäftsführung voraussetzen.
Wurde die Satzung also so gestaltet, dass eine Kassenprüfung in bestimmten Abständen zu erfolgen hat, gilt:

• Der Kassenprüfer ist kein Organ des Vereins (außer die Satzung sieht das vor).
• Der Kassenprüfer wird in der Regel von der Mitgliederversammlung berufen.
• Der Kassenprüfer darf kein Mitglied des Vorstands sein.
• Der Kassenprüfer kann eine außenstehende Person sein.

Was macht der Kassenprüfer?

Das Ziel der Kassenprüfung ist, herauszufinden, ob das Vereinsvermögen ordnungsgemäß vom Vorstand verwaltet wurde.

• Prüfung aller Bargeschäfte und Belege
• Prüfung des Vereinsvermögens
• Prüfung der Einnahmen und Ausgaben
• Prüfung der Mitgliederbeitragszahlungen
• Prüfung der Buchführung
• Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten

Worin besteht der Sinn?

Der Kassenprüfungsbericht, der vom Kassenprüfer, bzw. den Kassenprüfern erstellt wird, dient der Mitgliederversammlung als mithin wichtigste Informationsquelle, um ihrer Aufgabe, nämlich der Kontrolle des Vorstands, nachzukommen. Der Prüfbericht gibt auch Aufschluss, ob die Vereinsziele gewahrt wurden, ob sparsam, bzw. innerhalb des Haushaltsplans gewirtschaftet wurde und auch, ob die Geschäftsführung ordentlich und nachvollziehbar war.

Auf Basis dessen beschließt die Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands. Und das ist ein weitereichender Schritt:

Die Entlastung des Vorstands bewirkt, dass die Geschäftsführung und Verwaltung des Vereins von der Mitgliederversammlung gebilligt wird, sowie rechtlich gesehen ein Verzicht des Vereins auf etwaige Schadensersatz- und/oder Bereicherungsansprüche gegen den Vorstand.

Typische Problemfälle und Lösungsansätze

1. Die Kassenprüfer fallen aus
Die Schatzmeisterin möchte zu Beginn des neuen Geschäftsjahres mit den von der Mitgliederversammlung gewählten Kassenprüfern einen Termin für die Prüfung verabreden. Dabei stellt sie fest, dass einer der beiden dafür nicht mehr zur Verfügung steht.
Was soll sie tun?

Sie sollte die Kassenprüfung vom verbliebenen Kassenprüfer durchführen lassen. Was nicht geschehen darf ist, dass der Vorstand selbst einen Kassenprüfer aussucht und für die Prüfung einsetzt.
Und hat auch der noch verbliebene Kassenprüfer das Handtuch geworfen, kann die Kassenprüfung nicht stattfinden!
Hierfür könnte die Satzung mit einem „Ersatz-Kassenprüfer“ ausgestattet werden:
Die Mitgliederversammlung wählt zwei Kassenprüfer sowie einen stellvertretenden Kassenprüfer. Letzterer ist zur Prüfung berufen, wenn einer der gewählten Kassenprüfer ausfällt.

2. Es finden sich keine Kandidaten
Immer öfter kommt es vor, dass sich keine Kandidaten oder Kandidatinnen für die Aufgabe des Kassenprüfers finden lassen. Hier können Sie auf mehreren Ebenen eine Lösung suchen:

• Sehen Sie in der Satzung nur so viele Kassenprüfer vor, wie tatsächlich benötigt.
• Machen Sie das Amt des Kassenprüfers attraktiver, indem Sie die Möglichkeit einer Aufwandsentschädigung (Ehrenamtspauschale) in Aussicht stellen. Legen Sie dies in der Satzung fest: Den Kassenprüfern kann auf Beschluss der Mitgliederversammlung eine Ehrenamtspauschale i.S.v. §3 Nr. 26a EStG gewährt werden.
• Sollte in der Satzung formuliert sein, dass Kassenprüfer zwingend Mitglied Ihrer Organisation sein müssen, können Sie das bei der nächsten Satzungsüberarbeitung getrost streichen.
• Ist die Tätigkeit Ihrer Organisation überschaubar, setzen Sie die Anforderungen an einen Kassenprüfer nicht zu hoch an. Gesunder Menschenverstand und ein Auge für Zahlen sind dann schon ausreichend – da müssen keine vertieften Kenntnisse im Vereins- und Steuerrecht oder Buchführung vorliegen.
• Ist die Kassenprüfung komplex, dann sollten Sie überlegen, dieses Amt bspw. einem Steuerberater zu übergeben, damit sich kein „Normalsterblicher“ damit rumschlagen muss.

3. Kassenprüfer ist verreist
Da mittlerweile Sitzungen und Beschlussfassungen virtuell stattfinden können, steht einer „digitalen Kassenprüfung“ nichts im Wege. Zugegebener Weise ist sie etwas umständlich, aber möglich, wenn eine gute Vorbereitung voraus ging. Die zur Prüfung notwendigen Unterlagen müssen vom Schatzmeister oder Kassier dafür digital vorgehalten und dem Kassenprüfer zur Verfügung gestellt werden. In einem digitalen Meeting über Zoom oder ähnlichem können Kassenprüfer und Schatzmeister offene Fragen klären und Belege können dann auch über die Kamera gezeigt werden. Auch der Bestand der Barkasse lässt sich gemeinsam in diesem Meeting vor der Kamera feststellen.

4. Könnte man die Kassenprüfung verschieben?
Hierbei gilt: „Was nicht geht, geht eben nicht“. Die Prüfung kann verschoben werden, auch wenn die Satzung eine jährliche Kassenprüfung vorsieht. Ein „einklagbarer“ Anspruch auf die Durchführung der Kassenprüfung ergibt sich daraus nämlich nicht.

5. Entlastung ohne Kassenprüfung?
Die Mitgliederversammlung kann sich auch ohne Kassenprüfungsbericht für die Entlastung des Vorstands aussprechen. Mit diesem Beschluss bringt sie zum Ausdruck, dass sie den Vorstand nicht in Anspruch nehmen wird, also auf Bereicherungs- und Schadenersatzansprüche verzichtet. Diese Verzichtswirkung kann sich jedoch nur auf das beziehen, was der Mitgliederversammlung bekannt ist.

In diesem Zusammenhang lohnt es sich, die Auswirkungen der beiden möglichen Entlastungsarten zu betrachten: Einzelentlastung und Gesamtentlastung. Ausgehend von einem Vorstand, der aus mehreren Personen besteht, kann sich die Mitgliederversammlung entscheiden, ob der Vorstand „einzeln“ oder „gesamt“ entlastet wird. Wird gesamt entlastet, kann das (Fehl-)Verhalten einzelner dabei nicht berücksichtigt werden. Besonders dann, wenn keine Kassenprüfung stattfinden konnte.
Ganz praktisch gesehen kann es also sein, dass bei einem Vorstand, der aus Vorsitzendem, Schriftführer und Schatzmeister besteht, die Tätigkeiten der ersten beiden vollkommen tadellos waren. Der Schatzmeister hingegen war offensichtlich nicht so ordentliche bei seiner Amtsführung. Es ist aufgefallen, dass er beispielsweise Rechnungen zu spät bezahlt hat und dadurch Mahngebühren zu Lasten des Vereins entstanden sind. Würde gesamt entlastet, wäre der Schatzmeister fein raus, obwohl die Arbeit nicht mängelfrei war. Würde dem Vorstand die Entlastung gesamt verweigert, würden die redlichen Vorstandsmitglieder mit dem Schatzmeister „bestraft“, obwohl ihre Arbeit ordentlich war. Das vermeidet die Einzel-Entlastung. In dem Fall hätte eine entfallene Kassenprüfung direkte Auswirkungen auf die Entlastung des Schatzmeisters. Zwar kann die Entlastung erteilt werden, hat jedoch keine umfassende Verzichtswirkung für den Schatzmeister. Die Entlastung sollte insgesamt erst beschlossen werden, wenn alle Kassenprüfungsberichte vorliegen.

Soll eine Gesamt-Entlastung, die sich nebst auf den finanziellen Bereich auch auf die weitere Geschäftsführung des Vorstands bezieht, kann im Protokoll alternativ wie folgt formuliert werden: Die Entlastung wird vorbehaltlich der positiven Feststellung durch die Kassenprüfer erteilt.

In diesem Fall müssten dann bei der nächsten Mitgliederversammlung eine „vorbehaltlose“ Entlastung erteilt werden.