Erste Schritte
Nach der ersten Schrecksekunde sollte die Person, die das Geld verauslagt hat, eine schriftliche Erklärung abgeben, um die entstanden Kosten und die Art der Ausgaben detailliert zu beschreiben. Diese Erklärung sollte den Grund der Ausgaben, den Betrag, das Datum der Ausgaben und die Umstände des Verlusts der Belege beinhalten.

Vielleicht gibt es ja Zeugen oder Nachweise wie Kontoauszüge, die die getätigten Ausgaben bestätigen können. Falls es sich um Ausgaben bei einem bestimmten Händler oder Dienstleister handelt, kann versucht werden, dort eine Kopie der Rechnung oder einen Zahlungsnachweis zu erhalten.

Prüfung durch den Vorstand
Der Vorstand sollte die Erklärung und die vorgelegten Nachweise prüfen. Es ist ratsam, dies in einer Vorstandssitzung zu besprechen und die Erstattung offiziell zu beschließen. Die Entscheidung sollte dokumentiert und protokolliert werden, um den Prozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Kostenerstattung ohne Originalbelege
Der Vorstand kann beschließen, die Kosten auch ohne die Originalbelege zu erstatten, wenn die Erklärung und die zusätzlichen Nachweise glaubhaft erscheinen. Die Erstattung sollte auf Grundlage der vorgelegten Informationen und im Rahmen der üblichen Vereinspraktiken erfolgen. Es ist sinnvoll, eine Kopie der Erklärung und der zusätzlichen Nachweise in den Vereinsunterlagen aufzubewahren.

Kostenerstattung mit Ersatzbelegen*
Gibt es keine Zeugen, keine Bankauszüge und auch keine Belegkopien, sollten Ersatzbelege erstellt werden, um die Ausgaben nachvollziehbar zu dokumentieren. Ersatzbelege dienen als formelle und nachvollziehbare Aufzeichnung der entstandenen Kosten und sind besonders wichtig für die Buchhaltung und eventuelle Steuerprüfungen.

Buchhaltung
Jeder Ersatzbeleg sollte, wie ein normaler Beleg in den Vereinsunterlagen aufbewahrt werden (i.d.R. 10 Jahre nach § 147 AO). Wie Originalbelege werden diese Ersatzdokumente, in die Buchführung des Vereins integriert und wie ein regulärer Beleg behandelt. So bleibt die Buchhaltung nachvollziehbar und weder Kassenprüfer noch Finanzamt sollten dann Mängel feststellen. In der Regel akzeptieren Finanzämter Ersatzbelege, solange sie die Ausgaben ausreichend dokumentieren und keine Zweifel an der Richtigkeit der Angaben bestehen. Es ist jedoch empfehlenswert, im Fall des Falles Kontakt mit dem zuständigen Finanzamt aufzunehmen.

* Inhalte des Ersatzbelegs

• Belegnummer: Auch Ersatzbelege müssen nummeriert sein
• Kontaktdaten: Der Ersatzbeleg sollte den Namen und die Anschrift des Vereins sowie des Mitglieds enthalten, das die Ausgaben getätigt hat.
• Datum der Ausstellung: Das Datum, an dem der Ersatzbeleg erstellt wird.
• Ausgabenart und -grund: Eine genaue Beschreibung der ausgeführten Besorgungen oder Dienstleistungen, einschließlich des Zwecks der Ausgaben.
• Datum der Ausgaben: Das Datum, an dem die Ausgaben tatsächlich getätigt wurden.
• Betrag der Ausgaben: Der genaue Betrag, der ausgelegt wurde. Es sollte angegeben werden, ob es sich um Brutto oder Nettobeträge handelt.
• Ort der Ausgabe: Der Ort, an dem die Ausgaben getätigt wurden.
• Unterschrift des Ausstellers: Der Ersatzbeleg muss vom Vereinsmitglied unterschrieben werden, das die Ausgaben getätigt hat. Diese Unterschrift bestätigt die Richtigkeit der Angaben.
• Bestätigung durch den Vorstand: Der Ersatzbeleg sollte auch von einem Mitglied des Vorstands gegengezeichnet werden, um die Anerkennung der Ausgaben durch den Verein zu dokumentieren.
• Zusätzliche Nachweise: Falls vorhanden, sollten ergänzende Nachweise wie Kontoauszüge, Quittungen oder E-Mails beigefügt werden, die die Ausgaben indirekt belegen.