Aufwandsersatz oder Ehrenamtspauschale?

Was Vorstände wissen müssen

Aufwandsersatz

Erstattung tatsächlich entstandener Kosten

Aufwandsersatz bedeutet, dass der Verein einem Ehrenamtlichen Ausgaben erstattet, die dieser im Interesse des Vereins aus eigener Tasche bezahlt hat.

Typische Beispiele dafür sind:

Fahrtkosten zu Vereinsveranstaltungen
Porto- und Telefonkosten
Büromaterial
Materialeinkäufe für Vereinsveranstaltungen
Übernachtungskosten bei Fortbildungen
Parkgebühren

Der Anspruch der Ehrenamtlichen auf Zahlung des Aufwandsersatzes ergibt sich aus dem Gesetz (§ 670 BGB). Für die Rückerstattung von Auslagen muss keine vertragliche Regelung getroffen werden. Der Verein ist vielmehr immer verpflichtet, diese Kosten zu erstatten – jedenfalls sofern diese angemessen und im Sinne des Vereins sind.

Demnach muss eine Aufwendung erstattet werden, wenn diese

für die Vereinstätigkeit notwendig ist,
sie im Umfang dem Zweck angemessen ist und
die Kosten tatsächlich entstanden sind (z. B. Nachweis durch Quittungen, Belege etc.).

Die Auszahlung muss gegenüber Mitgliedern, Vorstandsmitgliedern oder sonstigen Dritten erfolgen.

Nachweise sind wichtig

Der Verein sollte sich die Ausgaben durch Belege nachweisen lassen. Bei Fahrtkosten genügt regelmäßig eine Reisekostenabrechnung mit Angaben zu Datum, Anlass und gefahrenen Kilometern.

Ehrenamtspauschale

Vergütung für geleistete Arbeit

Anders als der Aufwandsersatz ersetzt die Ehrenamtspauschale keine konkreten Ausgaben. Sie stellt vielmehr eine pauschale Vergütung für die ehrenamtliche Tätigkeit dar. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass niemand allein aufgrund seines Ehrenamts automatisch Anspruch auf die Ehrenamtspauschale hat. Es muss ein Anspruch entstanden sein, indem eine wirksame Rechtsgrundlage im Verein besteht und das zuständige Vereinsorgan die Zahlung beschlossen hat.

Nach § 3 Nr. 26a EStG können Ehrenamtliche derzeit bis zu 960 Euro pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten.

Die Zahlung kann beispielsweise erfolgen für:

Vorstandsarbeit (nur mit Satzungsregelung!)
Organisation von Veranstaltungen
Pflege der Vereinswebsite
Mitgliederverwaltung
Betreuung von Projekten
sonstige organisatorische Tätigkeiten

Ein Nachweis konkreter Ausgaben ist hierfür nicht erforderlich. Sinnvoll ist es jedoch, einen Vertrag mit Ehrenamtlichen zu schließen, um für beide Seiten nachvollziehbar zu regeln, welche Tätigkeiten in welchem Rahmen für den Verein erbracht werden.

Achtung

Fahrtkosten und Ehrenamtspauschale

Vielerorts ist zu hören, dass Fahrtkosten von Ehrenamtlichen über die Ehrenamtspauschale ersetzt werden. Das ist so nicht ganz richtig, denn während der Anspruch auf Aufwandsersatz im BGB geregelt ist, stellt die Ehrenamtspauschale eine im EStG geregelte Begünstigung ehrenamtlich Tätiger dar.

Dennoch kann ein Verein mit einem Ehrenamtlichen schriftlich vereinbaren, dass mit der gezahlten Ehrenamtspauschale auch anfallende Fahrtkosten abgegolten sind. In diesem Fall besteht dann kein zusätzlicher Anspruch auf Fahrtkostenerstattung.

Für die Ehrenamtlichen günstiger ist jedoch eine getrennte Regelung von Ehrenamtspauschale und Fahrtkostenerstattung.

Beispiel:

Sabine organisiert die Vereinsverwaltung und erhält dafür jährlich 600 Euro im Rahmen der Ehrenamtspauschale.

Zusätzlich fährt sie regelmäßig zu Sitzungen und legt im Jahr 450 Kilometer mit ihrem privaten Pkw zurück.

Der Verein kann die 600 Euro Ehrenamtspauschale zahlen und zusätzlich die Fahrtkosten erstatten. Die Fahrtkostenerstattung mindert die Ehrenamtspauschale nicht.

Gibt es die Kassenlage des Vereins nicht her, dass Fahrtkosten erstattet werden können, ist es sicherer, dies bereits vorab klar zu regeln. Entweder generell in einer Ordnung oder individuell in einem Ehrenamtsvertrag:

„Die Tätigkeit wird im Rahmen der Ehrenamtspauschale vergütet. Ein Anspruch auf gesonderte Erstattung von Fahrtkosten besteht nicht.“

Vorstandsmitglieder und Ehrenamtspauschale

Hier ist besondere Vorsicht geboten, denn Vorstandsmitglieder arbeiten nach § 27 Abs. 3 BGB grundsätzlich unentgeltlich.

Eine Vergütung – und dazu zählt auch die Ehrenamtspauschale – ist nur zulässig, wenn sie ausdrücklich in der Satzung vorgesehen ist.

Der Anspruch auf Aufwandsersatz bleibt hiervon unberührt. Tatsächlich entstandene Kosten können Vorstandsmitglieder auch ohne Vergütungsregelung ersetzt verlangen.

Aufmerksamkeiten oder Ehrenamtspauschale?

Viele Vereine möchten sich für außergewöhnliches Engagement bedanken. Dabei kommt häufig die Frage auf, ob ein Geschenk überreicht werden oder eher eine Zahlung erfolgen soll.

Beispiel:

Ein Vereinsmitglied organisiert seit Jahren ehrenamtlich das Sommerfest. Der Vorstand möchte sich bedanken.

Variante 1:

Der Verein überreicht einen Präsentkorb in angemessenem Wert, also keine Luxuswaren.

Variante 2:

Der Verein zahlt einmalig 200 Euro im Rahmen der Ehrenamtspauschale.

Beides kann zulässig sein.

Wird die Zahlung über die Ehrenamtspauschale abgewickelt, muss jedoch sichergestellt sein, dass:

die Voraussetzungen des § 3 Nr. 26a EStG erfüllt sind,
die jährliche Höchstgrenze nicht überschritten wird,
die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt wird.

Achtung: Persönliches Haftungsrisiko für Vorstände

Die Ehrenamtspauschale ist ein beliebtes Instrument, um ehrenamtliches Engagement zu würdigen. Werden die rechtlichen Voraussetzungen jedoch nicht beachtet, kann dies für Vorstandsmitglieder unangenehme Folgen haben.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Vorstandsmitglieder selbst von den Zahlungen profitieren.

Risiko 1: Auszahlung ohne Satzungsgrundlage

Vorstandsmitglieder dürfen eine Vergütung – hierzu zählt auch die Ehrenamtspauschale – grundsätzlich nur erhalten, wenn die Satzung dies ausdrücklich zulässt.

Risiko 2: Verstoß gegen das Gebot der Selbstlosigkeit

Gemeinnützige Vereine dürfen keine Person durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen oder vereinsfremde Ausgaben begünstigen.

Werden Ehrenamtspauschalen ohne rechtliche Grundlage oder ohne tatsächliche ehrenamtliche Tätigkeit ausgezahlt, kann das Finanzamt einen Verstoß gegen die Gemeinnützigkeitsvorschriften annehmen. Im Extremfall droht der Verlust der Gemeinnützigkeit.

Risiko 3: Persönliche Haftung gegenüber dem Verein

Vorstandsmitglieder verwalten das Vereinsvermögen treuhänderisch. Veranlassen sie rechtswidrige Auszahlungen, kann der Verein unter Umständen Schadensersatzansprüche gegen die verantwortlichen Vorstandsmitglieder geltend machen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Vorstände Zahlungen an sich selbst beschließen oder auszahlen, obwohl die Satzung dies nicht erlaubt.

Risiko 4: Beanstandungen durch Kassenprüfer und Finanzamt

Unvollständige Beschlüsse, fehlende Dokumentation oder unklare Zahlungsgrundlagen führen regelmäßig zu Nachfragen von Kassenprüfern, Mitgliederversammlung oder Finanzamt.

Deshalb sollten Vereine jede Zahlung sorgfältig dokumentieren und die zugrunde liegenden Beschlüsse nachvollziehbar festhalten.

Praxistipp

Vor jeder erstmaligen Zahlung einer Ehrenamtspauschale sollte der Vorstand folgende Fragen prüfen:

Ist die Zahlung durch die Satzung erlaubt?
Wer ist für die Entscheidung zuständig?
Liegt ein wirksamer Beschluss vor?
Wird die Tätigkeit tatsächlich ehrenamtlich
ausgeübt?
Werden Aufwandsersatz und Ehrenamtspauschale
sauber getrennt?
Sind die Zahlungen nachvollziehbar dokumentiert?

Wer diese Punkte beachtet, reduziert das Risiko von Haftungsfällen und steuerlichen Problemen erheblich.

Muster 1: Empfangsbestätigung Ehrenamtspauschale

Verein:

Name der ehrenamtlich tätigen Person:

Hiermit bestätige ich den Erhalt einer Aufwandsentschädigung im Rahmen des § 3 Nr. 26a EStG (Ehrenamtspauschale) in Höhe von Euro.

Die Zahlung erfolgt für meine ehrenamtliche Tätigkeit im Verein.

Ort, Datum:

Unterschrift:

Muster 2: Erklärung zur Ehrenamtspauschale

Name:

Anschrift:

Hiermit erkläre ich, dass die mir im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten steuerfreien Aufwandsentschädigungen nach § 3 Nr. 26a EStG zusammen mit der beantragten Zahlung den gesetzlichen Höchstbetrag nicht überschreiten.

Mir ist bekannt, dass ich den Verein unverzüglich informieren werde, falls ich von anderen Organisationen weitere Zahlungen nach § 3 Nr. 26a EStG erhalte, die zu einer Überschreitung des Höchstbetrags führen könnten.