Um zu ermitteln, mit welcher finanziellen Ausstattung eine Veranstaltung geplant werden soll, hängt mitunter davon ab, welchem Zweck die Veranstaltung dient. Zwar sind gemeinnützige Vereine ohnehin immer angehalten, die Mittel sparsam zu verwenden. Doch wenn bspw. Sponsoren und Förderer umgarnt werden sollen, kann das Budget durchaus etwas höher ausfallen. Sollen Mittel für den Vereinszweck gesammelt oder die Gemeinschaft unter den Mitgliedern im Rahmen einer Feier gefördert werden, dann muss mit dem spitzen Bleistift gerechnet werden, um die Kosten möglichst gering zu halten.

Für die Budgetplanung müssen im ersten Schritt alle zu erwartenden Ausgaben erfasst werden.

Dazu gehören Positionen wie bspw.:

• Miete für den Veranstaltungsort
• Technik (z. B. Bühne, Licht, Sound)
• GEMA-Gebühren für Musik
• Versicherungen 
• Werbung und Marketing
• Verpflegung (z. B. Speisen und Getränke)
• Honorare für Künstler oder Redner zzgl. KSK Abgaben
• Dekoration und sonstige Materialien
• Sicherheitsdienste und Sanitäter

Um die Finanzierbarkeit der Veranstaltung zu ermitteln, werden mögliche Einnahmequellen identifiziert.

Zu den typischen Einnahmequellen zählen:

• Teilnahmegebühren oder Eintrittsgelder
• Erlöse aus dem Verkauf von Speisen und Getränken
• Sponsoring durch lokale Unternehmen
• Fördermittel und Zuschüsse
• Spenden 
• Erlöse aus Tombolas oder Verkaufsständen

Finanzierungsmöglichkeiten

Neben den klassischen Einnahmequellenwie Mitgliedsbeiträge und Spenden können Vereine auf folgende Finanzierungsmöglichkeiten zurückgreifen:

• Sponsoring
  Lokale Unternehmen sind oft bereit, Veranstaltungen zu unterstützen, wenn sie dadurch Werbemöglichkeiten erhalten, bspw. Logo-Platzierungen auf Flyern, Bannern oder der Vereinswebsite.
• Fördermittel und Zuschüsse
  Ggfls. kommt die Veranstaltung für öffentliche Fördermittel infrage. Kommunen, Länder oder private Stiftungen bieten oft finanzielle Unterstützung für gemeinnützige Projekte.
• Crowdfunding
  Über Online-Plattformen, kann finanzielle Unterstützung bei Vereinsmitgliedern und der Community eingesammelt werden.
• Vorverkauf von Tickets
  Der Vorverkauf bietet Planungssicherheit und sorgt für frühzeitige Einnahmen.
• Eigenleistungen
  Sachspenden oder freiwillige Mitarbeit reduzieren die Kosten für externe Dienstleister.

Besonders bei Sponsoring und Fördermitteln, bzw. Zuschüssen sollte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin zu Rate gezogen werden, um bei der steuerlichen Einordnung keine Fehler zu machen.

Risiken erkennen und minimieren

Schon bei der Planung einer Veranstaltung sollte ist es sinnvoll über finanzielle Risiken nachzudenken und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren.

Budgetüberschreitungen

Ausgaben, die unerwartet höher ausfallen, können das Budget sprengen, bspw. weil Preise kurzfristig gestiegen sind, zusätzliche Leistungen in Anspruch genommen werden oder technische Probleme gelöst werden müssen.

Eine detaillierte und vor allem realistische Budgetplanung ist ein wichtiger Baustein.  Und man kann im Grunde die Uhr danach stellen, es kommen immer noch Kosten hinzu, mit denen anfangs keiner gerechnet hat. Also sollte ein Puffer in Höhe von zehn bis 15 Prozent des Budgets für Unvorhergesehenes eingeplant werden. Sicher ist sicher!

Im besten Fall unterliegt der Budgetplan einer laufenden Kontrolle und wird während der Planungsphase immer wieder angepasst, falls neue Kosten entstehen oder Einnahmen niedriger als erwartet ausfallen. 

Außerdem könnten mit Lieferanten, wo eben möglich, Festpreisverträge verhandelt bzw. geschlossen werden. Damit sind plötzliche Preiserhöhungen nicht mehr so einfach möglich.

Geringe Teilnehmerzahl und fehlende Einnahmen

Schleppender Ticketverkauf oder zu wenig Sponsoren – oder Fördermittel sorgen für Einnahmeausfälle, die einen Verein in den Ruin treiben können.

Werden zu wenig Tickets gekauft, könnte es daran liegen, dass die Zielgruppe entweder inhaltlich oder medial nicht effektiv genug erreicht wird. Um dem vorzubeugen, sollten noch bevor die Veranstaltung in die Planungsphase geht, der Markt analysiert und zielgerichtete Marketingmaßnahmen installiert werden. 

Dazu gehört auch, den Ticketverkauf sowie Spenden- oder Sponsorenwerbung frühzeitig auf den Weg zu bringen, um verbindliche Einnahmen zu generieren.

Haftungsrisiken und Schadensersatzansprüche

Ein Thema, das man gern vermeidet:  Personen- oder Sachschäden bei Veranstaltungen. Aber es ist wichtig, auch dieses Risiko auf dem Schirm zu haben, dann sie können hohe Schadensersatzforderungen nach sich ziehen.

Punkt eins der Risikominimierung ist der Abschluss von passenden Versicherungen, z. B. einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung. 

Außerdem können klare vertragliche Regelungen zur Haftungsbegrenzung und Absicherung, bspw. Haftungsausschlüsse in Verträgen mit Dienstleistern Schadenersatzzahlungen vermeiden.

Stornierungs- und Rücktrittsrisiko

Extreme Wetterlagen, Krankheitsausfälle oder behördliche Anordnungen können die Absage oder zumindest eine Verschiebung der Veranstaltung erfordern. Das kostet!

Um ein überdimensionales Loch im Budget zu vermeiden, hilft der Abschluss von Veranstaltungs- oder Rücktrittsversicherungen, die im Fall von Absagen einspringen.

Wenn möglich können mit Hotels, Location Agenturen oder anderen Dienstleistern flexible Vertragsklauseln vereinbart werden, die auch Rücktritts- oder Umbuchungsoptionen regeln.

Vertrags- und Rechtsrisiken

Unklare oder fehlerhafte Vertragsklauseln können im Streitfall zu finanziellen Belastungen führen.

Um bei komplexen Verträgen nicht den Überblick zu verlieren und keine nachteiligen Vereinbarungen zu treffen, ist es manchmal unumgänglich, sich von einer Juristin oder einem Juristen beraten zu lassen. Dieser sorgt bei der Vertragsgestaltung für eine klare Definition von Verantwortlichkeiten, Leistungen und Haftungsregelungen.