Das Kassenbuch eines Vereins kann elektronisch oder auch handschriftlich geführt werden. Für das handschriftliche Führen des Kassenbuchs gibt es im Internet und im Fachhandel entsprechende Vordrucke oder Bücher. Hilfreich sind gebundene Kladden, bzw. Bücher, da hier keine Seiten verloren gehen können. Bei losen Blättern müssen diese durchgehend aufsteigend nummeriert werden.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, das Kassenbuch online zu führen, beispielsweise per App. Es gibt mehrere Anbieter, die solche Anwendungen entwickelt haben, um die Verwaltung der Barkasse im Verein flexibel zu gestalten. Dies ist besonders praktisch, da von unterschiedlichen Orten auf das Kassenbuch zugegriffen werden kann. 

Wer das Kassenbuch einfach in einem Tabellenprogramm wie Excel oder Numbers führt, sollte schnellstmöglich auf eine der oben genannten Varianten umsteigen, denn gemäß der Abgabenordnung (§ 146 AO) müssen Kassenbücher unveränderbar geführt werden. Excel und ähnliche Programme erlauben nachträgliche Änderungen ohne Protokollierung, was den Anforderungen an die Unveränderbarkeit widerspricht. Das Finanzamt könnte dies als nicht ordnungsgemäß ansehen und im schlimmsten Fall die Buchführung verwerfen und die Gemeinnützigkeit aberkennen.

Aufbau des Kassenbuchs

Um die Einnahmen und Ausgaben korrekt zu erfassen, muss das Kassenbuch eine Reihe von Spalten aufweisen, die grundsätzlich komplett ausgefüllt werden müssen.
Die wesentlichen Spalten sind:

• Belegnummer: Keine Buchung (Eintragung) im Kassenbuch des Vereins darf ohne einen entsprechenden Beleg erfolgen. Alle Belege erhalten eine fortlaufende Nummer, mit der sie der entsprechenden Buchung zugeordnet werden können.
• Buchungsdatum: Buchungen sollen immer in chronologischer Reihenfolge erfolgen. Anhand des Datums kann später nachvollzogen werden, wenn es zum Grund der Buchung kam und ob diese ordnungsgemäß erfasst wurde. Nachträgliche Buchungen wecken immer das Misstrauen der Prüfer. Darum sollte die Erfassung im Kassenbuch nicht auf die lange Bank geschoben werden.
• Kurze Erläuterung: Grund der Buchung. So lassen sich später bestimmte Posten leichter wiederfinden.
• Betragsspalten: Für die zu buchenden Beträge sollten zwei getrennte Spalten genutzt werden. Eine für Einnahmen und eine zweite für Ausgaben. Diese Spalten sind dann noch einmal unterteilt in:
  • Gesamtbetrag (inklusive anfallender Umsatzsteuer)
  • Prozentsatz der enthaltenen Umsatzsteuer (7 % oder 19 %)
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Nettobetrag (ohne die angefallene Umsatzsteuer)
• Aktueller Kassenbestand: Dieser ergibt sich aus etwaigen Einlagen in die Kasse (z. B. Wechselgeld) plus Einnahmen abzüglich Ausgaben (jeweils inklusive Umsatzsteuer)

Kassenbuch im Verein führen

Bei Prüfungen steht das Kassenbuch nahezu immer im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit. Darum ist darauf achten, dass das Kassenbuch des Vereins jederzeit einen korrekten, aktuellen Stand der Vereinskasse ausweist. Das Kassenbuch für Vereine muss chronologisch geführt werden. Es ist ratsam, Buchungen täglich zu erfassen, um alle Transaktionen lückenlos mit fortlaufendem Datum zu dokumentieren. Zudem dürfen keine Leerzeilen im Kassenbuch vorhanden sein. Ein regelmäßig aktualisierter Kassenbericht im Verein unterstützt nicht nur eine korrekte Buchhaltung, sondern verschafft auch einen klaren Überblick über die finanzielle Lage der Barkasse.

Das Kassenbuch des Vereins sollte nach § 146 Abs. 3 AO idealerweise in deutscher Sprache geführt werden. Alternativ sind auch andere „lebende Sprachen“ wie Italienisch, Französisch oder Englisch zulässig. Um jedoch Übersetzungsschwierigkeiten zu vermeiden, empfehlen wir die Verwendung von Deutsch. Andernfalls kann die Finanzbehörde gegebenenfalls eine Übersetzung anfordern.

Umgang mit Fehlbuchungen

Ein kleiner Fehler, wie das beispielsweise das versehentliche Hinzufügen einer zusätzlichen Null, kann schnell zu einer Fehlbuchung führen. Bei solchen Fehlbuchungen darf diese zwar gestrichen werden, doch die ursprüngliche Buchung muss nach der Streichung weiterhin lesbar bleiben. Falsche Buchungen dürfen nicht ausradiert, überklebt oder anderweitig unkenntlich gemacht werden. Erlaubt ist also nur, einen falschen Betrag durchzustreichen und den korrekten Wert darüber zu schreiben.

Auch ein elektronisches Kassenbuch muss diesen Anforderungen gerecht werden. Fehlbuchungen müssen sichtbar bleiben und der Kassenbestand muss entsprechend korrigiert werden.

Software muss GoBD-konform sein

Keine Buchung ohne Beleg

Wie bei jeder Form der Buchhaltung muss zu jeder Buchung ein Beleg vorhanden sein. Der Beleg muss die Nummer tragen, mit der die Buchung im Kassenbuch Eures Vereins versehen wurde. Nur in Ausnahmefällen darf ein sogenannter „Eigenbeleg“ erstellt werden.

Folgende Daten muss ein Beleg beinhalten:

Das gilt für alle Belege (Kleinbetragsrechnungen)

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Belegnummer
• Ausstellungsdatum
• Bezeichnung und Mengenangabe der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag
• Umsatzsteuersatz, bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
• Betrag der Umsatzsteuer
• Bruttobetrag

Das müssen Belege über 250 Euro zusätzlich aufweisen:

• Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Gewährung der Leistung

Zusätzlich bei Belegen einer elektronischen Kasse

• Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und des Vorgangsendes
• Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls

Sammelbuchungen

Normalerweise muss jede Kassenbewegung einzeln erfasst werden. Bei großen Veranstaltungen, wie einem Fußballturnier, einer Konzertveranstaltung oder einem Festival, ist es jedoch fast unmöglich, jeden einzelnen Kartenverkauf oder jedes verkaufte Würstchen separat zu verbuchen. Das gilt insbesondere für die Kasse für Vereinsfeste, bei der es oft zu zahlreichen kleinen Transaktionen kommt.

Handelt es sich um eine sogenannte „offene Ladenkasse“, also keine elektronische Kasse, ergibt sich aus § 146 AO (Abgabenordnung) eine einfache Lösung: die Sammelbuchung.  Diese wird genutzt, wenn Verkäufe an eine größere Anzahl nicht bekannter Personen getätigt wurden. „Nicht bekannte Personen“ sind in diesem Zusammenhang alle Personen, deren Identität für den Verkauf keine Rolle spielen. Als nicht bekannte Personen gelten übrigens auch Vereinsmitglieder, wenn bspw. bei einem Vereinsfest bspw. Speisen und Getränke verkauft werden.

Bei Nutzung einer elektronischen Kasse nutzt, greift diese Ausnahmeregel nicht. Es ist jedoch erlaubt, neben der elektronischen Kasse auch eine offene Ladenkasse oder Handkasse im Verein zu verwenden.

Zahlungseingänge und -ausgänge auf dem Bankkonto

Wird im Verein eineBarkasse geführt, müssen alle Bargeldbewegungen, egal ob Ein- oder Auszahlung, korrekt und vollständig dokumentiert werden. Soll von der Bank Geld geholt werde, um es in die Kasse zu legen, bspw. Wechselgeld für eine Veranstaltung, muss die Summe als Einnahme im Kassenbuch erfasst werden. Umgekehrt werden die Einzahlungen auf das Bankkonto als Ausgabe im Kassenbuch verbucht.

Vorgestreckte Gelder

Tätigt ein Mitglied Einkäufe für den Verein und rechnet den vorgestreckten Betrag später ab, erfolgt die Rückzahlung häufig bar. Diese Ausgabe muss umgehend mit den Originalbelegen imKassenbucherfasst werden.

Der Kassensturz

Bei einer reinen Barkasse im Verein bzw. offenen Ladenkasse muss jederzeit ein sogenannter Kassensturz möglich sein. Beim Kassensturz wird geprüft, ob der aktuelle Kassenbestand mit den Eintragungen im Kassenbuch einhergeht. Es ist also empfohlen, regelmäßig zu prüfen, ob die Daten mit dem Geldbestand harmonieren. Der Bestand in der Kasse muss mit der Summe in der Spalte „Aktueller Kassenbestand“ übereinstimmen.