Gemeinnützige Vereine müssen ihre steuerbegünstigten Zwecke selbstlos fördern. Mit diesem Selbstlosigkeitsprinzip soll verhindert werden, dass gemeinnützige Körperschaften durch ihre Mitglieder für eigenwirtschaftliche Zwecke missbraucht werden. Deshalb dürfen Vereinsmitglieder keine Zuwendungen erhalten.
Doch für Feiern im Verein macht sogar der Amtsschimmel eine Ausnahme – solange die Kosten dafür verhältnismäßig sind und die Feier nicht ausschließlich der Mitgliederpflege und Geselligkeit, sondern dem Vereinszweck dient. Generell sollte das Gebot der Sparsamkeit beachtet werden und Kosten sollten sich im verkehrsüblichen Rahmen bewegen.
1. Feiern mit Vereinsmitgliedern
Bezüglich der Übernahme der Kosten für Vereinsmitglieder muss die sogenannte Annehmlichkeitsregelung (AEAO, zu §55 Abs. 1 Nr. 1) beachtet werden. Unschädlich für die Gemeinnützigkeit gelten Aufmerksamkeiten in Form von Speisen und Getränken bei Vereinsfeiern von maximal 40 Euro je Mitglied, Anlass und Jahr (In manchen Bundesländern gelten 60 Euro).
Wurden Mitglieder in diesem Jahr bereits mit einer Sachzuwendung bedacht, darf für die Weihnachtsfeier nur noch der Restbetrag bis 40, bzw. 60 Euro pro Person ausgegeben werden.
Achtung bei Eintrittsgeldern
In der Absicht, ein besseres Finanzpolster für die Feier zur Verfügung zu haben, kommen manche auf die Idee, Eintrittsgelder für die Teilnahme an der Weihnachtsfeier zu erheben. Bei erster Betrachtung scheint das eine tolle Sache zu sein doch ändern sich die steuerrechtlichen Rahmenbedingungen erheblich. Denn Eintrittsgelder können das Risiko bergen, dass die Weihnachtsfeier als wirtschaftliche Tätigkeit interpretiert wird, was nicht nur steuerliche Konsequenzen hat, sondern auch zur Prüfung der Gemeinnützigkeit des Vereins führen könnte. Die Einnahmen sind dann getrennt zu erfassen und im Zweifel zu versteuern.
2. Feiern mit Arbeitnehmern
Für Arbeitnehmer gelten steuerliche Sonderregelungen, wenn diese an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen dürfen im Jahr steuerfrei durchgeführt werden, solange die Kosten pro Arbeitnehmer 110 Euro (brutto) nicht übersteigen. Die Regeln für Arbeitnehmer gelten auch für ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten sowie Begleitpersonen der Angestellten.
Steuerliche Folgen bei Eintrittsgeldern für Arbeitnehmer Erhebt der Verein Eintrittsgelder von seinen Angestellten, wird dies ebenfalls als geldwerter Vorteil gewertet. Der gezahlte Eintritt kann auf den Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer angerechnet werden. Übersteigen die Gesamtkosten (einschließlich des Eintrittsgeldes) den Freibetrag, ist der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
3. Feiern mit Personen ohne Mitgliedschaft
a) Ehrenamtliche Helfer und Helferinnen
Engagierte ohne Mitgliedschaft sind in Sachen Weihnachtsfeier grundsätzlich einfacher handzuhaben. Denn eine Einladung zur Weihnachtsfeier und die damit verbundenen Aufwendungen, wie Speisen und Getränke, können als Aufmerksamkeiten für ehrenamtliche Tätigkeiten im Rahmen einer Aufwandsentschädigung (Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale) betrachtet werden. Wichtig ist, dass die die jeweilige Freigrenze nicht überschritten wird. Hat eine Person bereits die volle Höhe der Ehrenamtspauschale ausgeschöpft, ist die Weihnachtsfeier nicht mehr drin.
Werden ehrenamtlichen Helfern keine regelmäßigen Aufwandsentschädigungen gezahlt, kann die Teilnahme an der Feier als eine einmalige Anerkennung der ehrenamtlichen Tätigkeit behandelt werden, ohne dass dafür eine besondere Steuerpflicht entsteht. Hierbei sollten jedoch keine geldwerten Vorteile (z. B. teure Geschenke oder größere Sachzuwendungen) verteilt werden, da diese ansonsten als steuerpflichtige Zuwendungen gelten könnten.
b) Sponsoren, Förderer, kommunale Vertreter
Um den Verein nach außen zu präsentieren und Kontakte zu Sponsoren, Förderern und Vertretern aus der Politik zu pflegen, werden diese Personen auch gern zu offiziellen Feiern des Vereins eingeladen. Die Ausgaben für Speisen und Getränke für diese Personengruppen gelten gemeinhin als Repräsentationskosten.
c) Sonderfall (Ehe-)Partner und Partnerinnen
Oft werden auch (Ehe-)Partner, die selbst nicht Mitglieder sind, zur Weihnachtsfeier eingeladen. Das ist eine freundliche Geste und gehört ja irgendwie auch zum guten Ton. Die Kosten für die Bewirtung kann der Verein dann übernehmen, wenn ein Bezug zu den steuerbegünstigten Zwecken besteht, die Ausgaben also ganz oder ganz überwiegend durch den gemeinnützigen Zweck veranlasst sind und nicht (nur) der Mitgliederpflege und Geselligkeit dient.
Empfehlung: Um im Einzelfall richtig zu entscheiden, sollte entweder Rat bei Steuerfachleuten oder direkt mit dem zuständigen Finanzamt geklärt werden.
