Die E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die bspw. im pdf-Format per E-Mail verschickt wird. Für E-Rechnungen gelten klare Regeln, denn sie müssen einen standardisierten Datensatz enthalten, der von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann. Dadurch können Rechnungsdaten ohne manuelle Eingabe in Buchhaltungsprogramme übernommen werden.
Diese beiden Formate haben sich etabliert:
- XRechnung: ein rein strukturierter Datensatz im XML-Format
- ZUGFeRD: eine Kombination aus XML-Daten und einer lesbaren PDF-Datei
Jeder Verein muss grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Dafür genügt in der Regel eine E-Mail-Adresse. Um die Rechnungen lesen zu können, können kostenlose Programme oder sogenannte Viewer genutzt werden.
Für reine XML-Rechnungen steht beispielsweise der kostenlose ELSTER-Viewer zur Verfügung. Dieser macht die maschinenlesbaren Daten für Menschen lesbar.
Erhält der Verein Rechnungen im ZUGFeRD-Format, kann der PDF-Anteil wie gewohnt gelesen, gespeichert oder ausgedruckt werden.
E-Rechnung ausstellen
Nicht jeder Verein muss E-Rechnungen erstellen. In der Praxis betrifft die Pflicht vor allem Vereine, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen gegenüber Unternehmen oder anderen Organisationen abrechnen. Für alle anderen gilt, dass sie E-Rechnungen empfangen können müssen.
Ausnahmen
Und wie immer gilt: Keine Regel ohne Ausnahmen. Denn auch künftig müssen nicht in allen Fällen E-Rechnungen erstellt werden.
Ausgenommen sind insbesondere:
- Rechnungen an Privatpersonen,
- Umsätze, die nach § 4 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
- Rechnungen an oder von ausländischen Kunden, bzw. Dienstleistern,
- Rechnungen von Kleinunternehmern, die die Kleinunternehmerregelung nutzen.
E-Rechnungen versenden?
Für viele Vereine lautet die Antwort, dass sie das derzeit noch nicht müssen. Nicht umsatzsteuerpflichtige Vereine dürfen während der Übergangszeit weiterhin herkömmliche Rechnungen – etwa auf Papier oder als PDF-Datei – erstellen. Allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Welche Übergangsfristen gelten?
Der Gesetzgeber hat großzügige Übergangsregelungen vorgesehen:
bis Ende 2026 Sonstige Rechnungen im PDF-/Word-/Excel-Format sind noch zulässig.
Voraussetzung: Das empfangende Unternehmen muss damit einverstanden sein.
ab 01.01.2027 Nur Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen noch sonstige Rechnungen verwenden
bis Ende 2027 Kleine Vereine dürfen sonstige Rechnungen ausstellen.
Voraussetzung: Gesamtumsatz von max. 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr.
ab 01.01.2028 Grundsätzlich E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Was sollten Vereinsvorstände jetzt tun?
Für die meisten Vereine besteht aktuell kein Anlass zur Sorge. Dennoch sollten Vorstände prüfen,
- ob der Verein E-Rechnungen empfangen kann,
- wer eingehende Rechnungen bearbeitet,
- ob die eingesetzte Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt,
- und ob umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten vorliegen, die künftig eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auslösen könnten.
Auch in Vereinen geistert immer wieder die Frage umher, ob der eigene Verein von dieser Pflicht betroffen ist, ob der Verein E-Rechnungen ausstellen muss und was überhaupt zu tun ist. Hier kommen die Antworten zu den wichtigsten Fragen und eine Checkliste, die dabei hilft herauszufinden, ob der eigene Verein betroffen ist.
Checkliste
1. Kann unser Verein E-Rechnungen empfangen?
☐ Ja, wir verfügen über eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang.
☐ Ja, wir können eingehende E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) lesen oder anzeigen lassen.
2. Stellt unser Verein überhaupt Rechnungen aus?
☐ Nein → Der Verein muss derzeit lediglich E-Rechnungen empfangen können.
☐ Ja → Weiter mit Frage 3.
3. Erbringt unser Verein umsatzsteuerpflichtige Einnahmen?
☐ Nein → Eine Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen besteht in der Regel nicht.
☐ Ja → Weiter mit Frage 4.
4. Erfolgen die Rechnungen an Unternehmen oder andere Organisationen?
☐ Nein, ausschließlich an Privatpersonen → Gdsl. keine Pflicht zur E-Rechnung.
☐ Ja → Weiter mit Frage 5.
5. Greift eine Ausnahme?
☐ Kleinunternehmerregelung wird angewendet.
☐ Rechnungsbetrag liegt unter 250 Euro.
☐ Es handelt sich um einen umsatzsteuerfreien Umsatz.
☐ Die Rechnung hat einen Auslandsbezug.
Treffen eine oder mehrere dieser Ausnahmen zu, kann weiterhin eine herkömmliche Rechnung zulässig sein.
6. Sind wir auf die Zukunft vorbereitet?
☐ Unsere Buchhaltungssoftware unterstützt E-Rechnungen.
☐ Die für die Buchhaltung verantwortlichen Personen kennen die neuen Anforderungen.
☐ Wir haben geprüft, ob unsere Vereinsaktivitäten künftig eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auslösen könnten.
Der Grund für E-Rechnungen
Die Einführung der E-Rechnung ist Teil der Digitalisierung des Steuerwesens. Ziel ist es, Steuerbetrug und insbesondere Umsatzsteuerhinterziehung einzudämmen. Langfristig sollen Rechnungsdaten nicht nur zwischen Unternehmen ausgetauscht, sondern auch den Finanzbehörden elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Durch die standardisierte Form können Steuerprüfungen zudem effizienter durchgeführt werden.
