Was gehört zum Jahresabschluss?
Kassenbuch: Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentiert
Belege: sortiert, nummeriert und nachvollziehbar abgeheftet
Bankauszüge: vollständig und zugeordnet
Inventarverzeichnis: gerade bei größeren Anschaffungen wie Instrumenten, Geräten oder Vereinskleidung wichtig
Berichte: Kassenbericht und ggf. Tätigkeitsbericht des Vorstands
Welche Unterlagen verlangt das Finanzamt?
- Jahresrechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz)
- Tätigkeitsbericht: Welche Projekte, Veranstaltungen, Angebote gab es?
- Aufstellung der Rücklagen
- Verzeichnis der Zuwendungen und Spendenbescheinigungen
In der Regel müssen Steuererklärungen bis spätestens 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt per ELSTER abgegeben sein. Für Vereine mit Steuerberater ist auch eine verlängerte Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres möglich. Wer verspätet abgibt, riskiert Säumniszuschläge.
In vielen Vereinen schließt sich an den Jahresabschluss die satzungsgemäße Kassenprüfung an. Die Aufgabe der von der Mitgliederversammlung berufenen Kassenprüfer ist es unabhängig zu prüfen, ob alle Buchungen nachvollziehbar sind, Vereinsgelder nur für die satzungsgemäße Zwecke verwendet wurden und ob es Unregelmäßigkeiten gibt. Am Ende der Prüfung steht der Kassenprüfbericht, der in der Mitgliederversammlung vorgetragen wird und als Grundlage für die Entlastung des Vorstands dient.
Checkliste: 10 Punkte für die Kassenprüfung
- Vollständigkeit der Unterlagen prüfen
Sind alle Kassenbücher, Bankauszüge, Belege und Quittungen vorhanden?
Fehlt etwas, sollte das sofort angesprochen werden. - Abgleich Kassenbuch und Bankauszüge
Stimmen die Eintragungen im Kassenbuch mit den Bankauszügen überein? Besonders wichtig bei Barbewegungen und Überweisungen - Nachvollziehbarkeit der Buchungen
Ist jede Einnahme und Ausgabe mit einem Beleg belegt? Gibt es eine klare Zuordnung zu Vereinsaktivitäten (z. B. Veranstaltung, Anschaffung)? - Ordnung der Belege
Sind die Belege sortiert (z. B. chronologisch oder nach Kategorien)? Chaotische Ablagen kosten Zeit und wirken unprofessionell. - Satzungsgemäße Verwendung der Mittel
Wurde das Vereinsvermögen nur für die Zwecke verwendet, die in der Satzung festgelegt sind? Hier liegt oft die größte Haftungsgefahr für Vorstände. - Prüfung von Einnahmen
Sind Mitgliedsbeiträge korrekt erhoben worden?
Stimmen die Spendenbescheinigungen mit den Einnahmen überein?
Wurden Einnahmen aus Veranstaltungen vollständig erfasst? - Prüfung von Ausgaben
Sind Ausgaben durch Vorstandsbeschlüsse oder interne Regeln gedeckt?
Wurden keine privaten Kosten über den Verein abgerechnet?
Stimmen Beträge mit Rechnungen überein? - Rücklagen und Guthaben
Sind gebildete Rücklagen dokumentiert und nachvollziehbar?
Stimmen Kassenbestand und Bankguthaben mit den Aufzeichnungen überein? - Dokumentation und Transparenz
Sind die Buchungen so dokumentiert, dass auch Außenstehende (z. B. Mitglieder oder Finanzamt) sie verstehen können? „Gläserne Kasse“ ist hier das Ziel. - Erstellung des Kassenprüfungsberichts
Zum Abschluss fassen die Prüfer ihre Ergebnisse zusammen.
„Kasse in Ordnung“ = Entlastung des Vorstands wird empfohlen
„Mängel bei der Kassenführung“ = Nachbesserungen empfehlen
