Je größer und verzweigter der Verein, desto aufwändiger wird es für die Mitgliederversammlung. Allein Einberufung und Beschlussfassung sind so strikt geregelt, dass sie als zentrales Kontrollorgan kaum noch flexibel agieren kann. Aber gerade in großen Vereinen sind funktionierende Kontrollmechanismen besonders wichtig. Mithilfe zusätzlicher, fakultativer Vereinsorgane wie dem Rechnungsprüfer, dem Aufsichts- oder dem Beirat kann die Mitgliederversammlung ihr Prüfrecht, aber auch die Kontrolle und Beratung des Vorstands an ausgewählte Personen delegieren.
Was macht ein Rechnungsprüfer?
Ein Amt, mehrere Bezeichnungen: In der Praxis heißen sie Revisoren, Rechnungsprüfer oder Kassenprüfer. Ihre Aufgabe ist es, die Buchführung und die Rechnungslegung des Vereins zu überprüfen. Sie kontrollieren zum Beispiel, ob alle Belege vorhanden und in den Buchungen korrekt aufgeführt sind, ob Vereinsmittel satzungsgemäß und zweckmäßig verwendet wurden und ob die Rücklagen des Vereins nicht im Widerspruch zu dessen Gemeinnützigkeit stehen. Hierzu müssen dem Rechnungsprüfer alle Unterlagen zur Verfügung gestellt und Auskünfte erteilt werden, die für seinen Prüfauftrag erforderlich sind. Seine Amtszeit fällt meist mit der des Vorstands zusammen.
Wer eignet sich als Rechnungsprüfer?
Der Rechnungsprüfer gilt als fakultatives Unterorgan der Mitgliederversammlung, wird also von dieser bestellt. Bei der Besetzung des Amtes gibt es einige Einschränkungen. Zum einen darf der Kassen- oder Rechnungsprüfer nicht zeitgleich Vorstandsmitglied sein. Schließlich soll er dessen Tätigkeiten ja objektiv und ohne Interessenskonflikt prüfen. Aus demselben Grund eignen sich weder Familienangehörige des Vorstands noch angestellte Mitarbeiter des Vereins für das Amt. Denn auch eine bezahlte Tätigkeit stünde im Widerspruch zur Unabhängigkeit des Prüfers. Eine buchhalterische Ausbildung muss ein Rechnungsprüfer für seine Aufgaben allerdings nicht zwingend vorweisen können.
Muss jeder Verein einen Rechnungsprüfer ernennen?
Nein, der Verein hat zwar das Recht aber nicht die Pflicht zur Kassenprüfung. Vereinsrecht bzw. BGB liefern hierzu keine rechtlichen Vorgaben. Eine Grundlage ist allein durch die Satzung oder aber durch mehrjährige Vereinspraxis bzw. den Beschluss der Mitgliederversammlung gegeben. Da die Mitgliederversammlung aufgrund ihres uneingeschränkten Auskunfts- und Prüfrechts sämtliche Vorgaben zur Rechnungsprüfung machen kann, ist eine Satzungsklausel eigentlich nicht notwendig. Sie kann aber sinnvoll sein, um den Umfang der Rechnungsprüfung zu beschränken oder Ablauf und Turnus der Prüfung für alle klar zu regeln. In der Satzung kann überdies festgelegt werden, dass die Entlastung des Vorstandes nur nach Vorlage des Prüfberichts erfolgen kann.
Der Aufsichtsrat als effizientes Kontrollgremium
Je mehr Mitglieder ein Verein hat, desto höher wird der Verwaltungsaufwand. Die Mitgliederversammlung müsste dann als Kontrollgremium häufiger als einmal im Jahr zusammenkommen, um eine laufende Überprüfung der Vorstands- und Vereinsaktivitäten zu gewährleisten. Eine effektivere Alternative stellt in diesem Fall der Aufsichtsrat dar. Dieser ist in Aktiengesellschaften und Genossenschaften Pflicht, für Vereine jedoch ein fakultatives Organ, das ausschließlich per Satzung definiert ist. In der Ausgestaltung des Aufsichtsrats ist der Verein relativ frei. Allerdings dürfen ihm keine Vorstandsmitglieder angehören, wenn laut Satzung zu den wesentlichen Aufgaben des Aufsichtsrats die Kontrolle des Vorstands bei dessen Geschäftsführung gehört. Hier greift das Grundprinzip der Trennung zwischen der Leitung und der Überwachung im Vereins-und Aktienrecht (§ 105 AktG).
Wieviel Kontrolle verträgt ein Verein?
Der Aufsichtsrat ist, ebenso wie der Rechnungsprüfer, ein Unterorgan der Mitgliederversammlung und wird von dieser bestellt. Sofern es die Satzung nicht ausschließt, können auch externe Personen Mitglied im Aufsichtsrat sein. Wie umfassend dessen Befugnisse sind, obliegt allein dem Verein bzw. den Vorgaben der Satzung. Oft neigen junge Vereine zu einer Überkontrolle des Vorstands, um einem Missbrauch des Amtes vorzubeugen. Da aber der Vorstand bei seinen Entscheidungen ohnehin hohen Haftungsrisiken ausgesetzt ist, sind übermäßige Kontrollmechanismen in der Regel nicht notwendig oder gar kontraproduktiv. Die Befugnisse des Aufsichtsrats sollten daher mit Maß bestimmt werden, um die Vereinsarbeit nicht unnötig zu lähmen.
Welche Funktionen hat der Aufsichtsrat?
Weil es keine gesetzlichen Vorschriften gibt, sollte die Vereinssatzung die Rechtsstellung sowie die Befugnisse und einzelnen Aufgabenbereiche des Aufsichtsrats klar regeln. Wichtig ist vor allem die Abgrenzung zu anderen Vereinsorganen, indem die Befugnisse des Aufsichtsrats möglichst genau definiert werden. Rechtsunsicherheiten bezüglich dessen Kompetenzen lassen sich auf diese Weise vermeiden. Zum Beispiel kann der Aufsichtsrat die Vertretungsmacht des Vorstands insofern einschränken, dass für bestimmte, per Satzung definierte Geschäfte seine Zustimmung eingeholt werden muss. Grundsätzlich können dem Aufsichtsrat alle Aufgaben übertragen werden, die nicht zwingend durch Vorstand oder Mitgliederversammlung wahrzunehmen sind, z.B.:
- Überwachungskompetenz und Weisungsrecht dem Vorstand gegenüber
- Teil- oder umfassende Bereiche der Geschäftsführung
- Mitwirkung bei der Finanzplanung sowie der Aufstellung des Haushaltsplans
- Mithilfe beim Erstellen des Jahresabschlusses
In der Vereinssatzung sollten zudem Regelungen zur Bildung, Zusammensetzung und Strukturierung des Aufsichtsrats getroffen werden, weil das Vereinsrecht dazu keine speziellen Verfahrens- oder Organisationsvorschriften macht. Ebenso ist es möglich, persönliche Voraussetzungen einer Organzugehörigkeit in der Satzung festzulegen.
Was darf der Aufsichtsrat nicht?
Mitglieder des Aufsichtsrats dürfen den Verein nicht nach außen vertreten. Rechtlich gesehen wären sie ja sonst gleichzeitig Vorstandsmitglieder. Auch die Einschränkung der Vertretungsbefugnis des Vorstands ist nur soweit erlaubt, wie dies nicht zum Entzug seiner Vertretungskompetenz führt. Auch darf das Selbstbestimmungsrecht der Vereinsmitglieder, etwa bei der Bestellung der Aufsichtsräte, durch die Kompetenzen des fakultativen Organs nicht übermäßig eingeschränkt werden.
Fachlicher Berater und Aushängeschild: Das macht ein Beirat
Mehr beratende als kontrollierende Funktion hat ein Beirat. Dieser muss nicht zwangsläufig als fakultatives Organ im Verein etabliert sein. Auch ohne Satzungsregel können vom Vorstand oder von der Mitgliederversammlung Personen mit gesuchter Fachkompetenz als Berater eingesetzt werden. Beiräte können aber auch zum erweiterten Vorstand gehören und nur bei für sie relevanten Themen an Vorstandssitzungen teilnehmen. Oft wählen Vereine Beiräte als fakultatives Organ, wenn sie sich davon einen positiven Einfluss auf die Außerwahrnehmung oder das Vereinsimage versprechen. Im Idealfall wird der Verein dann von einer namhaften Person repräsentiert und profitiert von deren Netzwerk sowie zusätzlichen Spendeneinahmen. Um einen solchen öffentlichkeitswirksamen Beirat zu gewinnen, sollte sich dessen Arbeitsaufwand für den Verein aber in Grenzen halten.
