Gemäß § 27 Abs. 3 i.V.m. § 670 BGB hat der Vorstand einen Anspruch auf Ersatz jener Aufwendungen, die ihm im Rahmen der Geschäftsführung entstanden sind. Hierbei handelt es sich um tatsächliche Kosten, die bspw. durch die Nutzung des privaten PKW, privater Telefone entstanden sind oder durch das Verauslagen von Porto- und Reisekosten sowie Kosten für Büromaterial. Grundsätzlich sind also sämtliche Aufwendungen, die zur Führung der Geschäfte als erforderliche angesehen werden, erstattungsfähig. Die Erforderlichkeit bemisst sich allerdings nach den Umständen des Einzelfalls, so dass es empfehlenswert ist, sich dazu vorab mit dem zuständigen Finanzamt abzusprechen.

Außerdem ist zu beachten, dass als gemeinnützig anerkannte Organisationen die ordnungsgemäße Mittelverwendung nachweisen müssen. Das bedeutet, dass die Zahlung von Aufwendungsersatz nur gegen entsprechende Nachweise möglich ist und folglich nur die tatsächlich entstandenen Kosten abdecken darf. In Bezug auf die Anschaffung von Büromaterial oder Portokosten dürfte ein solcher Nachweis leicht zu erbringen sein.

Für Kosten wie Strom, Heizung oder Internet dürfte sich die Trennung der privaten und der für den Verein aufgewendeten Kosten als schwierig erweisen. Als Idee könnte nach Absprache mit dem zuständigen Finanzamt eine Vereinbarung für einen pauschalierten Aufwendungsersatz für laufende Kosten wie Heizung und Strom mit dem Verein getroffen werden. Allerdings gelten hierfür sehr strenge Regeln.

Darüber hinaus ist auch zu beachten, was die Satzung zur Zahlung von Aufwendungsersatz und zur Zahlung einer Tätigkeitsvergütung regelt.