Rechtliche Aspekte
In einigen Bundesländern, wie Rheinland-Pfalz, Thüringen und im Saarland existieren Regelungen, die beim öffentlichen und persönlichen Spendensammeln einzuhalten sind.
Daher sollte der erste Weg zum örtlichen Ordnungsamt führen, um spezifische Vorschriften abzufragen und gegebenenfalls erforderliche Genehmigungen zu beantragen.
Pflichten
Auch bei Haustürsammlungen haben die Spenderinnen und Spender ein Recht, sofort eine Zuwendungsbescheinigung zu erhalten. Die Personen, die als Spendensammler unterwegs sind, sollten daher in der Lage sein, Zuwendungsbescheinigungen auszustellen und eine Liste mit den Spenderdaten zu führen.
Auch Datenschutz spielt hier eine wichtige Rolle. Beim Erfassen von Spenderdaten (z.B. Name, Adresse) müssen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Informiere die Spender klar und transparent über die Erhebung und Verwendung ihrer Daten und stelle sicher, dass ihre Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden.
Die Sammler müssen eindeutig als Vertreter des Vereins erkennbar sein. Dafür tragen sie Ausweise, die den Namen des Vereins, den Namen des Sammlers und eventuell ein Foto enthalten. Die Ausweise sollten gut sichtbar getragen werden.
Organisation
Neben den Pflichten, die für eine solche Sammlung eingehalten werden müssen, gibt es noch einige organisatorische Empfehlungen. Ehrenamtliche, die von Haustür zu Haustür gehen, sollten sich mit der Aufgabe sicher und wohl fühlen. Und auch diejenigen, die die Türe geöffnet haben, sollen nicht den Eindruck erhalten, dass sie über den Tisch gezogen werden sollen.
Ehrenamtliche vorbereiten
Daher ist es sinnvoll, die Sammlerinnen und Sammler gut auf ihre Aufgabe vorzubereiten. Sie sollten genau über den Zweck der Sammlung, die Arbeit des Vereins und über rechtliche Rahmenbedingungen informiert sein. Zusätzlich sollten sie wissen, wie sie sich in verschiedenen Situationen korrekt verhalten, z.B. bei Ablehnung oder kritischen Fragen.
Im Vorfeld der Sammlung könnte die Gruppe, die sich auf Spendenfang macht, gemeinsam die notwendigen Inhalte erarbeiten und in Rollenspielen den Umgang mit potenziellen Spenderinnen und Spendern üben. Die Ergebnisse werden dann auf einem Merkblatt festgehalten, das auch für zukünftige Spendensammlungen genutzt werden kann.
Zeiten und Orte wählen
Gute Einsatzplanung hilft, Fehler zu vermeiden. Wichtig sind Sammelzeiten und Orte gut auszuwählen. Beispielsweise eigenen sich familienfreundliche Wohngegenden sehr gut oder auch Gegenden mit höherem Einkommen, wo das Geld generell etwas lockerer sitzt. Achtung ist bei größeren Wohnanlagen geboten, denn es könnten Verbote seitens der Hausverwaltung existieren. Daher vorher dort anfragen, ob die Sammlung okay wäre.
Die Zeiten zu denen effizient gesammelt werden kann, hängen natürlich sehr von der Wohngegend ab. Wo mehr Berufstätige leben, biete es sich an, eher am frühen Abend und am Wochenende vor der Tür zu stehen. Natürlich immer zu Zeiten, in denen es keinem unangenehm ist, wenn es an der Haustür schellt.
Kommunikation
Hilfreich und vertrauensbildend ist, wenn der Verein einige Zeit vor Sammlungsbeginn neben seiner Website und eigenen Medien wie Newsletter sowie soziale Netzwerke, auch Lokalzeitung und lokalen Radiosender nutzt, um über die anstehende Sammelaktion zu informieren. Auch freundlich gestaltete Plakate, die in Supermärkten und Geschäften ausgehängt werden, sind hilfreich, um Aufmerksamkeit zu schaffen. Oft wird vergessen, nach der Spendensammlung über den Erfolg der Sammlung und vor allem über den Einsatz der Spenden zu berichten. Dafür können die gleichen Kommunikationskanäle genutzt werden, wie für die Ankündigung.
Absicherung
Nicht zu vernachlässigen ist der Versicherungsschutz. Generell sollte für den Verein eine Haftpflichtversicherung bestehen. Wenn viele Ehrenamtliche für den Verein unterwegs sind besteht immer das Risiko, dass ein Sach- oder Personenschaden entsteht und der Verein Schadensersatz leisten muss. Wer Spenden sammelt und Zuwendungsbescheinigungen ausstellt kann dabei schon mal Fehler machen. Daher sollte auch für diesen Fall Versicherungsschutz bestehen, bspw. eine Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung wie sie im Vereins-Schutzbrief des DEUTSCHEN EHRENAMT enthalten ist.
