Digitale Zuwendungsbestätigung
Tatsächlich dürfen Zuwendungsbestätigungen nicht nur in Papierform, sondern auch digital erstellt werden. Voraussetzung ist, dass dafür das amtliche Muster nach § 50 EStDV verwendet und der Inhalt vollständig und unverändert übernommen wird. Die amtlichen Muster stehen auf der Seite des Bundesfinanzministeriums zur Verfügung. (https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2025/B-Anhaenge/Anhang-37/I/inhalt.html)
In der Praxis bedeutet das:
- Erstellung als PDF
- keine nachträglich veränderbaren Formate
- vollständige Angaben zu Spender, Betrag, Datum und steuerbegünstigtem Zweck
Versand per E-Mail
Ist die Zuwendungsbestätigung ordnungsgemäß digital erstellt, darf sie auch per E-Mail an die Spenderin oder den Spender übermittelt werden. Eine Genehmigung oder ein Antrag beim Finanzamt ist hierfür nicht erforderlich.
Achtung bei maschineller Erstellung
Ein wichtiger Punkt wird in der Praxis häufig übersehen: Werden Zuwendungsbestätigungen maschinell erstellt, bspw. mit Vereinssoftware muss das verwendete Verfahren dem zuständigen Finanzamt mitgeteilt werden. Das kann formlos mit einem einfachen Mitteilungsschreiben passieren, in dem nur die Art der Erstellung angezeigt wird.
Erst nach dieser Mitteilung ist die maschinelle Erstellung vollständig regelkonform und damit auch der digitale Versand.
Dokumentation und Datenschutz
Der Verein ist verpflichtet, eine Kopie jeder Zuwendungsbestätigung aufzubewahren. Die elektronische Speicherung reicht völlig aus. Und beim E-Mail Versand sind die üblichen Datenschutzregeln zu beachten, wie Versand an die korrekte E-Mail Adresse und die Sicherheit, dass der Spender mit der digitalen Zusendung einverstanden ist.
