Auch Vereine und andere gemeinnützige Organisationen müssen sich mit dem Thema „Steuern“ befassen – die einen mehr, die anderen weniger. Und für alle gilt: „Das Finanzamt will’s wissen.“ Aber was genau, wann und wie müssen sich Organisationen dem Finanzamt erklären? Besonders gut dran sind die Schatzmeister, die den vollen Durchblick haben und im Handumdrehen die notwendige Steuererklärung erstellen.
Doch was machen die, die Berührungsängste haben und ELSTER für einen Vogel halten? Die können sich Hilfe bei NPO-Experts holen. NPO-Experts ist eine spezialisierte Steuer- und Rechtskanzlei, die für gemeinnützige Vereine die Erstellung und elektronische Abgabe der Körperschaftsteuererklärung (KSt 1) inkl. Anlage Gem beim zuständigen Finanzamt übernimmt.
Die Kanzlei ist Partner des DEUTSCHEN EHRENAMT. Mehr Infos zu den Services finden Sie hier:
Körperschaftsteuererklärung Vereine

Wir haben mit Steuerexperte Michael Krause von NPO-Experts über die Basics der Steuerpflichten gesprochen.

Benedetto: Uns erreicht immer wieder die Frage, ob auch Vereine und insbesondere gemeinnützige Vereine eine Steuererklärung abgeben müssen. Wie lautet Ihre Antwort als Steuerprofi?

M. Krause: Das kommt auf die Rechtsform und den Status des Vereins an. Gemeinnützige Vereine müssen regelmäßig gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass sie weiterhin ausschließlich und unmittelbar die steuerbegünstigten Zwecke verfolgen, die in ihrer Satzung festgelegt sind. Dieser Nachweis erfolgt über die Körperschaftsteuererklärung mit der Anlage GEM, in der sämtliche Einnahmen, Ausgaben und Tätigkeiten dokumentiert werden.

In der Regel fordert das Finanzamt diesen Nachweis alle drei Jahre an. Bei größeren Vereinen oder solchen mit umfangreichen wirtschaftlichen Aktivitäten kann auch eine jährliche Erklärung verlangt werden.

Erzielt der Verein zusätzlich umsatzsteuerpflichtige Einnahmen – etwa durch Eintrittsgelder, den Verkauf von Speisen und Getränken oder Merchandising – und überschreitet dabei die Grenze von 25.000 Euro im Jahr (Kleinunternehmerregelung), muss er zusätzlich eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben.

Bei gGmbHs oder gUGs gelten strengere Vorgaben: Sie müssen ihre Steuererklärungen grundsätzlich jährlich abgeben. Und: Nicht-gemeinnützige Vereine – also solche, die keine Anerkennung der Gemeinnützigkeit haben – sind grundsätzlich wie Kapitalgesellschaften steuerpflichtig und müssen regelmäßig Körperschaft- und ggf. Umsatzsteuererklärungen beim Finanzamt einreichen.

Benedetto: Besonders für Gründerinnen und Gründer ist interessant, wie sich die Anlaufphase mit dem Finanzamt gestaltet und was zu tun ist.

M. Krause: Neue Vereine erhalten nach ihrer Eintragung bzw. Gründung meist nach dem ersten vollständigen Geschäftsjahr vom Finanzamt die Aufforderung, erstmals eine Körperschaftsteuererklärung abzugeben. Diese dient zugleich als Grundlage für die Feststellung der Gemeinnützigkeit. Das Finanzamt prüft dann, ob die tatsächliche Geschäftsführung den Satzungszwecken entspricht. Auch nicht im Vereinsregister eingetragene Vereine sind grundsätzlich steuerpflichtig. Somit sollte ein Vorstandsmitglied, bzw. der gewählte Schatzmeister, den Verein (n.e.V.) beim Finanzamt melden.

Benedetto: Es kommt hin und wieder vor, dass ein neuer Vorstand eines seit längerem bestehenden n.e.V. feststellt, dass noch nie Kontakt mit dem Finanzamt bestand.

M. Krause: Wenn ein Verein – aus welchen Gründen auch immer – noch nie steuerlich erfasst wurde, sollte dies unverzüglich nachgeholt werden. Der Vorstand muss prüfen, ob steuerpflichtige Aktivitäten vorliegen, z. B. Einnahmen aus Veranstaltungen, Kursen oder Sponsoring. Da hier schnell Haftungsrisiken entstehen können – auch persönlich für den Vorstand – ist dringend zu empfehlen, einen Steuerberater einzuschalten, um mögliche Nachzahlungen oder Bußgelder zu vermeiden.

Benedetto: Welche Anforderung stellt das Finanzamt an die Vereine, wenn es um die Übermittlung der Steuererklärung geht?

M. Krause: Die Übermittlung erfolgt heute ausschließlich elektronisch über das ELSTER-Portal. Jeder Verein benötigt hierfür ein eigenes ELSTER-Zertifikat – meist auf den Namen des Vorstands oder des Bevollmächtigten. Übrigens möchte ich noch ergänzen, dass es allein mit der Übermittlung der Steuerformulare nicht getan ist. Jeder gemeinnützige Verein muss mittels eines Tätigkeitsberichts die korrekte Zweckverfolgung nachweisen. Wichtig zu wissen ist, dass auch wenn die Körperschaftssteuer nur alle drei Jahre erklärt werden muss, muss für jedes Jahr ein Tätigkeitsbericht mitgeliefert werden.

Benedetto: Nach welchen Kriterien würden Sie Vereinsvorständen empfehlen, das Erstellen der Körperschaftsteuererklärung einem Steuerexperten zu übergeben?

M. Krause: Insbesondere bei gemeinnützigen Vereinen ist das sinnvoll. Denn hier gibt es verschiedene steuerliche Sphären – den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Diese müssen klar voneinander abgegrenzt werden, weil für jede Sphäre unterschiedliche steuerliche Regelungen gelten.

Die korrekte Zuordnung von Einnahmen (z. B. aus Veranstaltungen oder Werbung) kann komplex sein. Fehler führen schnell dazu, dass die Gemeinnützigkeit gefährdet wird. Wer also bei der Einnahmen Überschussrechnung, der Anlage GEM oder der satzungsgemäßen Mittelverwendung unsicher ist, sollte auf professionelle Unterstützung setzen.

Benedetto: Vereine müssen nachweisen, dass sie alle steuerrechtlichen Vorgaben einhalten. Welche Tipps haben Sie für Schatzmeisterinnen und Kassierer?

M.Krause: Auch wenn Buchhaltung für die wenigsten Menschen hohen Unterhaltungswert bietet, sollte diese zeitnah und vollständig geführt werden. So hat man immer einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und Fehler bei der Mittelverwendung können vermieden werden. Die Einnahmen Überschussrechnung ist zwar formfrei, sollte aber strukturiert aufgebaut sein – etwa nach dem neuen SKR 42-Kontenrahmen, der speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde.

Zudem lohnt es sich, digitale Buchhaltungssysteme zu nutzen, die Vereinskonten und Belege automatisch zuordnen. Wichtig ist, alle Belege aufzubewahren und Zweckbindungen (z. B. für Fördergelder) nachvollziehbar darzustellen.

Schatzmeister sollten sich auch regelmäßig über Änderungen im Gemeinnützigkeitsrecht informieren – etwa über den VereinsBrief des DEUTSCHEN EHRENAMT oder die Informationsangebote der NPO-Experts.