Für die Mitgliederversammlung

Die Mitglieder haben gesetzlichen Anspruch darauf zu erfahren, wie der Vorstand die Zwecke des Vereins verfolgt und die Beschlüsse der Mitgliederversammlung umsetzt.
In vielen Vereinen gibt es regelmäßige Newsletter und Berichte über erfolgreiche Projekte und besondere Highlights. Doch ersetzen diese Informationsschnipsel nicht den Tätigkeitsbericht des Vorstands bei der Jahreshauptversammlung. Dieser Jahresrückblick ist im besten Fall informativ, anschaulich und für alle motivierend.
Wer sich so einen Tätigkeitsbericht nicht so locker aus dem Ärmel schüttelt, findet hier ein paar hilfreiche Tipps für Inhalte und Präsentation.

Inhalte des Berichts

1. Entwicklung der Mitgliederzahlen
   Wie viele neue Mitglieder konnten gewonnen werden?
   Wie viele haben den Verein verlassen?
   Wie ist die Altersstruktur/Geschlechterverteilung etc
2. Ereignisse und Projekte
   Was wurde im Verein umgesetzt, welche Ziele erreicht?
   Gab es besondere Aktivitäten wie Feste, Turniere oder Benefizaktionen?
   Wurde mit Partnern wie Schulen, Kommunen oder Vereinen kooperiert?
3. Herausforderungen
   Welche Probleme sind aufgetreten und wie wurde damit umgegangen?
4. Blick nach vorn
   Was ist geplant für das neue Jahr?

Präsentation des Berichts

Das sture Herunterbeten von Zahlen, Daten und Fakten hat noch nie dafür gesorgt, dass Begeisterung entsteht. Und das gilt auch für die Präsentation des Tätigkeitsberichts vor der Mitgliederversammlung. Da nicht immer alle Vereinsmitglieder gleichzeitig in alle Teile der Vereinsarbeit involviert sind, ist es also wichtig, die Informationen lebendig und nahbar zu übermitteln. Außerdem soll der Tätigkeitsbericht nicht nur informieren, sondern auch motivieren. Das gelingt am besten, wenn der Bericht:

• in lockerem, erzählerischem Stil vermittelt wird
• Anekdoten, Fotos oder anderes Anschauungsmaterial eingestreut wird
• Zahlen zur Mitgliederentwicklung, Einnahmen etc. grafisch übersichtlich darstellen
• Den Vortrag auf maximal 15 Minuten begrenzen

Für das Finanzamt

Das Finanzamt prüft bei gemeinnützigen Vereinen im Abstand von drei Jahren, ob der Verein auch weiterhin gemeinnützig arbeitet. Dieser Tätigkeitsbericht ist hier keine Kür, sondern Pflicht. Das Finanzamt erwartet Sachlichkeit. Der Bericht muss klar erkennbar zeigen, dass die tatsächliche Geschäftsführung mit den Satzungszwecken übereinstimmt.

Inhalte des Berichts

1. Darstellung der satzungsgemäßen Zwecke
   Welche Aufgaben stehen in der Satzung und wie wurden sie erfüllt?
   Bspw. Der Verein XYZ e. V. verfolgt laut Satzung den Zweck der Förderung von Bildung und Erziehung (§ 2 der Satzung). Dieser Zweck wurde im Jahr 2025 wie folgt verwirklicht“
2. Liste konkreter Tätigkeiten
   Möglichst konkret statt allgemein: z. B. „Durchführung von 5 Jugendfreizeiten mit insgesamt 120 Teilnehmern“ oder „Organisation von wöchentlichen Sportkursen mit 80 Mitgliedern“.
3. Finanzielle Aspekte
   Welche Einnahmen gab es (Beiträge, Spenden, Zuschüsse) und wie wurden sie eingesetzt?
   Bspw. „Gesamteinnahmen 2025: 45.000 € (Mitgliedsbeiträge: 20.000 €, Spenden: 15.000 €, öffentliche Zuschüsse: 10.000 €).“
   „Davon wurden 38.000 € für satzungsgemäße Zwecke ausgegeben: 20.000 € für Ferienfreizeiten, 10.000 € für Nachhilfegruppen, 8.000 € für Material und Ausstattung.“
4. Ehrenamt und Personal
   Zahl der Ehrenamtlichen, Angestellte, Minijobber Bspw. Im Jahr 2025 waren 25 Personen ehrenamtlich tätig, davon 5 mit Übungsleiterpauschale. Der Verein beschäftigte in 2025 zwei Minijobber
5. Rücklagen & Ausblick
   Es wurde eine zweckgebundene Rücklage in Höhe von 5.000 € gebildet für die geplante Renovierung der Vereinsräume (2026).“

Tipp:

Der Tätigkeitsbericht für das Finanzamt ist zwar nur alle drei Jahre fällig, muss aber inhaltlich die drei vergangenen Jahre umfassen. Daher ist es empfehlenswert, jedes Jahr einen Bericht zu erstellen, um zum Abgabetermin der Körperschaftssteuererklärung nicht auch noch Stress mit dem Tätigkeitsbericht zu bekommen.