I. Aufwandsspenden
Da es sich nicht um eine Sachspende handelt und kein Gegenstand zugewendet wird, ist das Formular für Geldzuwendungen zu benutzen. Hierbei ist anzukreuzen, dass es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt.
Die Durchführung einer Aufwandsspende ist aufgrund der einzuhaltenden Formalitäten mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand für den gemeinnützigen Verein verbunden ist. Daher sollte der Aufwand schon etwas größer beziffert sein.
Das Bundesministerium der Finanzen nennt für die Zulässigkeit von solchen Aufwandsspende folgende Voraussetzungen (vgl. BMF v. 25.11.2014 – IV C 4 – S 2223/07/0010: 005 – NWB Datenbank):
Der Spender muss einen Anspruch aus Vertrag oder Satzung gegen den Verein (z. B. aus einem Ehrenamtsvertrag oder Dienstvertrag, aber auch ein Anspruch auf Aufwendungsersatz oder auf Mietzahlung) haben und dies muss auch dem Finanzamt gegenüber nachgewiesen werden.
Der Zahlungsanspruch muss ernsthaft eingeräumt worden sein und darf insb. nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts stehen. Dies setzt insb. voraus, dass der Verzicht auf die Zahlung chronologisch gesehen erst nach Entstehung der Fälligkeit erklärt wird und in keinem Fall bereits im Vertrag über die Tätigkeit vereinbart ist.
Der Verein muss wirtschaftlich leistungsfähig sein. Dies ist anzunehmen, wenn der Zuwendungsempfänger bei prognostischer Betrachtung zum Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs auf Vergütung wirtschaftlich in der Lage ist, die eingegangene Verpflichtung zu erfüllen.
Zum Zeitpunkt des Verzichts muss der Anspruch tatsächlich werthaltig sein. Dies ist nur dann nicht der Fall, wenn sich die wirtschaftliche Lage des Vereins bis zum Verzicht wesentlich verschlechtert hat und der Verein tatsächlich nicht mehr in der Lage ist, den Anspruch zu begleichen.
Der Verzicht muss freiwillig, d. h. ohne Gegenleistung, erfolgen. Dieses Kriterium überschneidet sich im Wesentlichen mit Punkt 2.
II. Sachspenden
Grundsätzlich Zuwendungsbestätigungen über Sachspenden an Betriebe oder auch an Privatpersonen ausgestellt werden. Bei Sachspenden muss Ihr Verein in der Zuwendungsbestätigung genaue Angaben über den zugewendeten Gegenstand und die Grundlagen der Wertermittlung machen.
Den Wert von Sachspenden aus dem Privatvermögen müssen Sie grundsätzlich mit dem gemeinen Wert ansetzen. Das ist der Preis, den Sie aktuell bei einem Verkauf des Gegenstands erzielen könnten, also der Verkehrswert (einschließlich Umsatzsteuer). Bei neuwertigen Gegenständen kann dieser Wert durch die Einkaufsrechnung nachgewiesen werden.
Schwieriger ist die Wertermittlung bei gebrauchten Sachen aus dem Privatvermögen. Hier muss der Marktwert unter Berücksichtigung des Alters, des Anschaffungspreises und des Erhaltungszustands angesetzt werden. Als Unterlagen für den Nachweis die ursprüngliche Kaufrechnung, ein Gutachten (bei hochpreisigen Sachen, zum Beispiel Kunstwerke) oder Kostenangebote für vergleichbare Güter in Frage.
Wird ein Wirtschaftsgut gespendet, das der Spender unmittelbar zuvor aus seinem Betriebsvermögen entnommen hat, wird die Entnahme mit dem Teilwert angesetzt. Das ist der Betrag, der beim Verkauf des gesamten Betriebs auf die konkrete Sache entfallen würde.
Stammt die Spende aus dem Betriebsvermögen des Spenders und ist er umsatzsteuerpflichtig, muss er darauf Umsatzsteuer abführen (Abschnitt 24 b Absatz 8 Umsatzsteuer-Richtlinien). Zudem wird die Entnahme wie ein Umsatzerlös behandelt. Einen steuerlichen Vorteil hat der Spender dann nicht, sondern er trägt zusätzlich die Umsatzsteuerlast. In aller Regel wird er die Sachspende also zum niedrigsten möglichen Wert ansetzen und bei vollständig abgeschriebenen Gegenständen (ohne Buchwert) ganz auf eine Spendenbescheinigung verzichten.
Weitere hilfreiche Informationen zu Sachspenden hält das Bundesfinanzministerium unter www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2021-03-23-FAQ-sachspenden bereit.
Sollten darüber hinaus Unsicherheiten bei dem Umgang mit Sachspenden bestehen, empfehlen wir Ihnen, bei Bedarf einen Steuerberater zu kontaktieren.
