Aufwandsentschädigungen wie die Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale
Unabhängig davon, ob eine steuerfreie Pauschale als alleiniges Entgelt oder in Kombination mit einem Minijob gewährt wird, hat der Verein zwei grundsätzliche Möglichkeiten Aufwandsentschädigungen auszuzahlen: entweder monatlich zu gleichen Teilen (pro rata temporis) oder in einem bzw. mehreren Jahresbeträgen (en bloc). Welche Auszahlungsmodalität gewählt wird, obliegt dem Verein, der dabei natürlich die Wünsche des Mitarbeiters oder Ehrenamtlichen berücksichtigen kann. Für die einen kommt ein größeres finanzielles Extra gerade vor der Urlaubsreise oder den Weihnachtsfeiertagen gelegen. Anderen kann ein monatlicher Mehrbetrag helfen, gestiegene private Fixkosten zu decken. Letztendlich muss aber der Verein die damit für ihn verbundenen Vor- und Nachteile abwägen und auf die korrekte sozialversicherungsrechtliche Behandlung achten.
„Pro rata temporis“ – Jeden Monat der gleiche Betrag
Ein Beispiel: Ein Minijobber hat zusätzlich zu seiner Tätigkeit als Platzmanager einen Übungsleitervertrag mit dem Verein abgeschlossen. Es wurde eine monatliche Auszahlung der maximalen Jahrespauschale von 3.000 Euro vereinbart. Der monatliche Verdienst beträgt damit 770 Euro, von denen aber nur 520 Euro im Rahmen des Minijobs sozialversicherungspflichtig sind. Für die monatlich gezahlte Übungsleiterpauschale in Höhe von 250 Euro muss der Verein keine Lohnabrechnung erstellen, sondern lediglich einmal im Jahr die insgesamt gezahlte Pauschale schriftlich bestätigen.
Vorteil für den Verein: Sollte der Minijobber im Mai beschließen, seine Tätigkeiten für den Verein ab sofort nicht mehr fortführen zu wollen, hat der Verein die Übungsleiterpauschale leistungsbezogen für sein Engagement von Januar bis April bezahlt.
Gut zu wissen: Der Ehrenamts- und der Übungsleiterfreitrag gelten jeweils für das laufende Kalenderjahr. Auch einem Trainer, der erst im Dezember seine Vereinstätigkeit beginnt, könnte also für das laufende Jahr die gesamte Pauschale gewährt werden. Ein Übertrag von nicht gezahlten Beträgen in das nächste Kalenderjahr ist hingegen nicht möglich.
„En bloc“ – In einem oder wenigen Teilbeträgen
Für den Verein kann es also von Vorteil sein, steuerfreie Pauschalen in monatlichen Teilbeträgen zu zahlen. Doch in welchen Situationen ist die Zahlung der Pauschale „en bloc“ die attraktivere Alternative? Bei einem monatlichen Verdienst von 770 Euro könnte der Verein volle drei Monate und einen Teil des vierten Monats komplett über die Pauschale abrechnen: 3 x 770 Euro + 690 Euro = 3000 Euro. Lediglich im vierten Monat müsste der Restbetrag durch ein reguläres Entgelt in Höhe von 80 Euro aufgestockt werden. In dieser Zeit muss der Verein weder Lohnabrechnungen erstellen, noch Sozialversicherung zahlen. Allerdings beträgt das sozialversicherungspflichtige Entgelt in den verbleibenden acht Monaten des Jahres dann 770 Euro und würde damit die Minijob-Grenze überschreiten.
In manchen Vereinen ist jedoch üblich, dass die Ehrenamts- und Übungsleiterpauschalen über eine Rückspende an den Verein verbucht werden und Ehrenamtliche erhalten dafür eine Spendenbescheinigung. Bei dieser Praxis ist es natürlich sinnvoll, die steuerfreien Pauschalen möglichst in einem Betrag zu gewähren, da sonst der bürokratische Aufwand überhandnehmen würde.
FAZIT: Vor- und Nachteile genau abwägen
Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale und sozialversicherungspflichtiges Entgelt, z.B. im Rahmen eines Minijobs, sollten nie „in einen Topf“ geworfen werden, auch wenn für den Ehrenamtlichen schlussendlich nur der Gesamtverdienst relevant ist. Für Vereine ist es wichtig, hier sauber zu trennen – am besten durch einen Arbeits- und einen separaten Übungsleitervertrag. Wann und wie die steuerfreien Pauschalen konkret ausgezahlt werden, ob in einem Betrag, in wenigen Teilbeträgen oder monatlich, kann der Verein selbst entscheiden. Hier sollten die jeweiligen Vor- und Nachteile sorgsam abgewogen werden. Die Zahlungen im Rahmen der gewährten Pauschale sind grundsätzlich sozialversicherungsfrei und gelten nicht als „Lohn“ im herkömmlichen Sinne. Soll der Mitarbeiter jedoch monatlich eine fest vereinbarte Summe bekommen, führt die en-Bloc-Zahlung dazu, dass in den verbleibenden Monaten das sozialversicherungspflichtige Entgelt deutlich höher ist, als bei einer monatlichen Aufteilung in Pauschale und Lohn.
Welche Tätigkeiten mit welcher Pauschale vergütet werden kann, finden Sie auf www.deutsches-ehrenamt.de
