Vertretungsbefugnis ist ausschlaggebend
Der besondere Vertreter macht seinem Namen alle Ehre, denn unter den fakultativen Vereinsorganen nimmt einer Sonderstellung ein. Im Gegensatz zu anderen Unterorganen darf er den Verein nach außen rechtlich vertreten. Daher definiert sich das Amt des besonderen Vertreters nicht über bestimmte Tätigkeiten oder einen konkreten Verantwortungsbereich, sondern vielmehr über die Vertretungsbefugnis. Bekommt also ein fakultatives Organ, wie z. B. der Schatzmeister oder der Jugendwart, eine Vertretungsmacht zugewiesen, wird es somit automatisch zum besonderen Vertreter. Da dieser in seinem Wirkungskreis dieselbe rechtliche Stellung wie der Vorstand besitzt, muss auch er bei einem eingetragenen Verein ins Vereinsregister eingetragen werden.
Welche Aufgaben übernimmt ein besonderer Vertreter?
Allerdings kann auch der besondere Vertreter den Vorstand nicht ersetzen und all dessen Befugnisse übernehmen. Die
Zuständigkeit eines besonderen Vertreters muss begrenzt sein, innerhalb dieser kann er aber selbstständig entscheiden und handeln. Das schließt allerdings nicht aus, dass er den
Weisungen anderer Organe, z. B. des Vorstands, folgen muss. In der Praxis lässt sich der besondere Vertreter im Verein wohl am ehesten mit einem Geschäftsführer ohne Alleinvertretungsberechtigung vergleichen. In dieser Funktion kann er zum Beispiel
- eine unselbstständige Abteilung bzw. Untergliederung des Vereins oder einen nicht selbstständigen Orts- oder
Kreisverband leiten - ein abgegrenztes Sachgebiet innerhalb der Vereinsverwaltung verantworten (z. B. Mittelakquise und -verwaltung)
- einen wirtschaftlichen Nebenbetrieb, etwa die Gastronomie des Vereinsheims, leiten
- als angestellter Geschäftsführer neben dem ehrenamtlichen Vorstand tätig sein
- zeitlich befristete Projekte im Verein durchführen
Wichtig: Der besondere Vertreter zählt nicht als Vorstandsmitglied, auch wenn er Teile dessen Tätigkeit übernehmen kann bzw. mit ähnlichen Befugnissen ausgestattet ist.
Organ des besonderen Vertreters muss in der Satzung vorgesehen sein
Voraussetzung, um einen besonderen Vertreter im Verein zu bestellen, ist ein entsprechender Satzungseintrag. Ein Beschluss der Mitgliederversammlung oder eine diesbezügliche Regel in einer Geschäftsordnung sind hier nicht ausreichend. Sinnvoll ist es aber, den besonderen Vertreter als eine Option in der Satzung zu verankern, so dass dieser bei Bedarf bestellt werden kann, aber nicht grundsätzlich bestellt werden muss:
Satzungsformulierung:
„Die Mitgliederversammlung kann einen Geschäftsführer als besonderen Vertreter im Sinn des §30 BGB bestellen. Sein Aufgabengebiet und der Umfang seiner Vertretungsmacht werden bei der Bestellung festgelegt.“
Anstelle der Mitgliederversammlung kann per Satzung auch dem Vorstand das Recht eingeräumt werden, den besonderen Vertreter zu bestellen. Ebenso kann geregelt werden, welche fachlichen Voraussetzungen an das Amt geknüpft werden und ob dieses nur Vereinsmitgliedern vorbehalten sein soll oder auch Externe den Posten übernehmen können. Für mehr Flexibilität empfiehlt es sich aber, in Ergänzung zu einer einfachen Satzungsregel, die sich auf Möglichkeit zur Bestellung eines besonderen Vertreters beschränkt, die detaillierte Ausgestaltung des Organs in einer Geschäftsordnung zu regeln.
Klarheit schaffen und Vertretungsmacht sauber definieren
Die Satzung sollte ebenfalls regeln, inwieweit der besondere Vertreter im Innenverhältnis weisungsgebunden ist und ob seine Vertretungsmacht zum Teil eingeschränkt ist. Bestimmte Rechtsgeschäfte, wie etwa Mietverträge, oder Verfügungen ab einer bestimmten Höhe können zum Beispiel per Satzung aus seinem Verantwortungsbereich ausgeschlossen oder an die Zustimmung des Vorstands geknüpft sein.
Wichtig: Die Vertretungsberechtigung kann nur auf einzelne Sachgebiete aber nie vollständig beschränkt werden. In einem gewissen Umfang muss der besondere Vertreter den Verein also nach außen vertreten dürfen.
Bestellt & angestellt: Der besondere Vertreter als hauptamtlicher Geschäftsführer
In größeren Vereinen wird der besondere Vertreter häufig als hauptamtlicher Geschäftsführer angestellt. Je nach Satzungsvorgabe bedarf es dafür eines Vorstandsbeschlusses oder aber der Zustimmung der Mitgliederversammlung. Bei dieser handelt es sich meist um einen Grundsatzbeschluss und die Auswahl des geeigneten Kandidaten bleibt in der Regel dem Vorstand überlassen. Zu beachten ist, dass bei einer solchen Konstellation sowohl ein organschaftliches als auch ein dienstliches Verhältnis zwischen Verein und hauptamtlichem Geschäftsführer besteht. Der Verein übernimmt also zusätzlich alle Pflichten eines Arbeitgebers und muss Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen.
Wichtig: Wird ein hauptamtlich tätiger Geschäftsführer als besonderer Vertreter des Vereins abberufen, ist seine Amtszeit, nicht aber das Dienstverhältnis beendet. Eine Abberufung bedeutet also nicht automatisch die Kündigung. Reguläre Kündigungsvorschriften müssen beachtet und das Arbeitsverhältnis muss separat beendet werden.
Besondere Vertreter tragen die gleichen Haftungsrisiken wie der Vorstand
Der besondere Vertreter ist mit Befugnissen ausgestattet, die sonst nur dem Vorstand vorbehalten sind. Mit seiner Vertretungsmacht geht er auch die gleichen Haftungsrisiken ein: Der Besondere Vertreter haftet gegenüber Dritten im Außenverhältnis ebenso wie die Vorstandsmitglieder eines Vereins aufgrund bestimmter materieller Haftungsvorschriften unmittelbar und unbeschränkt, also mit seinem gesamten Privatvermögen. Bei schuldhaftem Handeln, durch welches Dritte oder der Verein zu Schaden kommen, kann er zu Schadenersatz verpflichtet werden.
Deshalb ist es wichtig, den Verein und seine vertretungsberechtigten Organe gegen die wesentlichen Haftungsrisiken schützen. Mit dem Vereins-Schutzbrief des Deutschen Ehrenamts zum Beispiel sorgen Sie für den optimalen Versicherungsschutz.
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