Geschäftsordnung vs. Satzung

Die Satzung ist das grundlegende Regelwerk des Vereins. Sie wird beim Vereinsregister eingereicht, ist rechtlich bindend und bildet die „Verfassung“ des Vereins. Änderungen an der Satzung sind formal aufwendig und bedürfen in der Regel einer 2/3-Mehrheit in der Mitgliederversammlung sowie der Eintragung ins Vereinsregister.

Die Geschäftsordnung hingegen ist ein flexibles, vereinsinternes Regelwerk. Sie ergänzt die Satzung durch konkrete Verfahrensvorgaben für die tägliche Arbeit – zum Beispiel für Vorstandssitzungen, Abstimmungsmodalitäten oder Aufgabenverteilungen. Eine Geschäftsordnung muss nicht ins Vereinsregister eingetragen werden und kann einfacher beschlossen und geändert werden – meist vom Vorstand selbst oder von der Mitgliederversammlung, je nach Satzungsregelung.

Geschäftsordnung macht Sinn

Gerade wenn mehrere Personen im Vorstand oder in Ausschüssen zusammenarbeiten, hilft eine Geschäftsordnung, Verantwortlichkeiten klar zu regeln, Abläufe zu vereinheitlichen und Missverständnisse zu vermeiden. Sie schafft Transparenz – nach innen wie nach außen – und erleichtert auch die Einarbeitung neuer Vorstandsmitglieder.
Zudem entlastet sie die Satzung: Anstatt jedes Detail in die Satzung zu schreiben, kann vieles praxisnah, anpassbar und übersichtlich in der Geschäftsordnung geregelt werden.

Inhalte der Geschäftsordnung

Im Folgenden finden einige zentrale Regelungsbereiche, die in einer Geschäftsordnung Sinn machen und die Vereinsarbeit unterstützen.

1. Einberufung und Ablauf von Vorstandssitzungen
   Hiermit kann geregelt werden, wer einlädt, z.B. erste Vorsitzende oder Geschäftsführer
   Auch die geltenden Fristen zur Einladung können geregelt werden sowie, ob Tagesordnungspunkte vorab angekündigt werden müssen oder nicht.
   
   Klar geregelte Abläufe verhindern Unklarheiten und ermöglichen eine strukturierte
   Vorbereitung der Vorstandssitzungen.
   
2. Beschlussfassung im Vorstand
   Wie viele Mitglieder müssen anwesend sein, um Beschlüsse zu fassen? Reicht eine einfache Mehrheit oder sind besondere Mehrheiten erforderlich? In der Geschäftsordnung können Sie das eindeutig regeln, ohne die Satzung unnötig aufblähen zu müssen. Sie können auch festlegen, ob bspw. Umlaufbeschlüsse per E-Mail zulässig sind, oder nicht.
   
   Gerade bei digitalen Formaten oder kurzfristigen Entscheidungen braucht es verlässliche Regeln, um die Beschlüsse rechtssicher zu machen.
   
3. Verteilung von Zuständigkeiten und Aufgaben
   Legen Sie fest, wer sich um Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit, Mitgliederverwaltung usw. kümmert.
   
   Klare Verantwortlichkeiten fördern effiziente Zusammenarbeit und verhindern, dass Aufgaben gar nicht oder sogar doppelt erledigt werden.
   
4. Vertretung des Vereins im Innenverhältnis
   Wer im Vorstand darf Verträge abschließen und wer nicht? Oder unter welchen Bedingungen ist ein Vorstandsbeschluss erforderlich?
   
   Diese Regelung hilft, Kompetenzüberschreitungen zu vermeiden und haftungsrechtliche
   Risiken zu minimieren.
   
5. Form der Protokollierung
   Sie können auch regeln, wer das Protokoll der Vorstandssitzung führen soll und auch, welche Inhalte festgehalten werden müssen. Darüber hinaus können Sie auch festlegen, ob Protokolle unterschrieben werden müssen und von wem.
   
   Einheitliche Protokolle sorgen für Nachvollziehbarkeit und helfen bei späteren Rückfragen.
   
6. Auslagenerstattung
   Nicht nur Vereinsmitglieder haben ein Recht auf Erstattung ihrer Auslagen, sondern auch Mitglieder des Vorstands. Sie können in der Geschäftsordnung eindeutige Regeln festlegen, welche Nachweise zur Erstattung von Kosten erbracht werden müssen.
   
   Gerade in finanziellen Fragen braucht es klare Regeln, damit am Ende das Finanzamt bei einer Prüfung keinen Grund zu Beanstandungen hat.

Tipp: Auch die Zusammenarbeit im Vorstand wird digitaler. Daher könnte es sinnvoll sein, auch hierfür Regelungen in der Geschäftsordnung festzulegen, bspw., ob Sitzungen auch digital stattfinden dürfen und welche Tools dafür verwendet werden.

Geschäftsordnung einführen

Zuerst muss geprüft werden, ob und was die Satzung hinsichtlich einer Geschäftsordnung regelt.
Regelt die Satzung nichts dazu, kann der Vorstand als geschäftsführendes Organ die Einführung einer Geschäftsführung beschließen. Würde die Satzung regeln, dass die Mitgliederversammlung zustimmen muss, dann muss dies selbstverständlich befolgt werden.

Im nächsten Schritt erarbeitet der Vorstand oder eine Arbeitsgruppe einen Entwurf. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass keine Regelungen getroffen werden, die der Satzung widersprechen, bspw. wer nach außen satzungsgemäß vertretungsberechtigt ist oder, ob die Vorstandsarbeit vergütet werden darf . Darüber hinaus muss geprüft werden, ob es Vorgaben seitens eines Dachverbands oder Fördermittelgeber gibt, die berücksichtig werden müssen.

Über das finale Dokument wird dann abgestimmt und damit ist die Geschäftsordnung in Kraft gesetzt. Wichtig ist noch, die Geschäftsordnung intern zu kommunizieren, um auch Personen außerhalb des Vorstands, wie bspw. Angestellt oder Gruppenleiter entsprechend informiert zu halten.