Sie sprechen ein Thema erheblicher praktischer Bedeutung an, da von der ordnungsgemäßen Ladung die Beschlussfähigkeit und Wirksamkeit der Mitgliederversammlung abhängen kann.

Da die Satzung des Vereins es ausdrücklich zulässt, dass der Vorstand die Mitgliederversammlung durch eine briefliche oder elektronisch versandte Einladung unter Angabe von Ort und Datum sowie der Tagesordnung einberuft, sind beide Einladungsformen rechtlich zulässig.

Zur rechtlichen Einordnung ist zunächst festzuhalten, dass der Vorstand gemäß § 26 Abs. 2 Satz 1 BGB in Verbindung mit § 32 Abs. 1 Satz 1 BGB die Mitgliederversammlung einzuberufen hat. Die Einberufung muss dabei so erfolgen, dass sie den Mitgliedern tatsächlich zugeht und diese die Möglichkeit haben, von der Versammlung Kenntnis zu erlangen. Es gilt der Zugangsgrundsatz, wie er auch im allgemeinen Zivilrecht nach § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB verankert ist.

Bei der elektronischen Einladung per E-Mail ist der Zugang dann erfolgt, wenn die E-Mail in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist und dieser unter normalen Umständen die Möglichkeit hat, von ihr Kenntnis zu nehmen. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn die E-Mail auf dem Mailserver des Empfängers eingeht. Problematisch wird es jedoch, wenn die E-Mail aus technischen Gründen nicht zugestellt werden kann, wie im Fall bei nicht existenten E-Mail-Adressen oder vollen Postfächern.

Grundsätzlich trifft jedes Vereinsmitglied wohl eine Obliegenheit, den Verein über Änderungen seiner Kontaktdaten zu informieren. Diese Pflicht ergibt sich aus der Mitgliedschaft und den damit verbundenen Treuepflichten gemäß § 242 BGB. Ein Mitglied, das seine E-Mail-Adresse ändert oder dessen Postfach dauerhaft voll ist, ohne den Verein hierüber zu informieren, scheint diese Obliegenheit zu verletzen.

Allerdings entbindet diese Obliegenheitsverletzung des Mitglieds den Vorstand wohl nicht vollständig von seiner Einberufungspflicht. Vielmehr spricht einiges dafür, dass der Vorstand im Rahmen des Zumutbaren alles unternehmen muss, um eine ordnungsgemäße Ladung sicherzustellen. Erhält der Vorstand positive Kenntnis davon, dass eine Einladung nicht zugegangen ist, beispielsweise durch die Rückläufer, so ist er grundsätzlich gehalten, eine Nachladung auf anderem Wege zu versuchen.

Dies bedeutet: Erlangt der Vorstand durch die Fehlermeldungen positive Kenntnis davon, dass die E-Mail-Einladungen bei bestimmten Mitgliedern nicht angekommen sind, sollten diese Mitglieder auf einem alternativen Weg nachgeladen werden. Der sicherste Weg ist hier die postalische Nachladung an die letzte bekannte Postanschrift. Dies dient der Rechtssicherheit und vermeidet spätere Anfechtungen von Beschlüssen der Mitgliederversammlung wegen fehlerhafter Einberufung gemäß § 32 Abs. 1 Satz 1 BGB in Verbindung mit den allgemeinen Grundsätzen des Vereinsrechts.

Zur Vermeidung künftiger Probleme wären folgende Maßnahmen empfehlenswert:

• In der Satzung ausdrücklich regeln, dass Mitglieder verpflichtet sind, Änderungen ihrer Kontaktdaten unverzüglich mitteilen müssen. Dies würde eine klare Rechtsgrundlage für diese Obliegenheit schaffen.
• Darüber hinaus könnte in Betracht gezogen werden, die Satzung dahingehend zu ergänzen, dass die Einladung an die dem Verein vom Mitglied zuletzt mitgeteilte postalische Adresse bzw. E-Mailadresse zu erfolgen hat.