Grundsätzlich ist die Steuererklärung im Verein ein formaler Prozess, in dem die finanziellen Transaktionen der Organisation für einen bestimmten Zeitraum gegenüber dem Finanzamt offengelegt und dokumentiert werden. Umfasst sind die Einnahmen und Ausgaben und berücksichtigt steuerliche Aspekte wie Gemeinnützigkeit, Steuerarten (zum Beispiel Körperschaftsteuer oder Umsatzsteuer) und Steuervoranmeldungen.

Ungeliebte Buchhaltung

Voraussetzung ist eine ordentlich geführte Buchhaltung, die auf der Aufzeichnungspflicht, die auch für gemeinnützige Organisationen gilt, basiert. Über das Jahr hinweg werden alle Belege erfasst und archiviert. „Eingeordnet“ werden die Einnahmen und Ausgaben im Kontenrahmen (SKR 42). Der Kontenrahmen ist in vier Hauptkategorien gegliedert:

• Ideeller Bereich wie Spenden, Mitgliedsbeiträge und staatliche Zuschüsse
• Vermögensverwaltung wie Bankgebühren, Pacht, Grundstückssteuer etc.
• Zweckbetrieb zur Durchführung des eigentlichen Vereins
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb wie Einnahmen durch Getränke, Speisen etc.

Alles in allem müssen alle Dokumente bei der Buchführung im Verein stets nachvollziehbar und vor allem lückenlos sein sowie in der richtigen Reihenfolge zur Verfügung stehen:

• Belege über Einnahmen und Ausgaben
• Bankunterlagen (z. B. Kontoauszüge)
• Übersicht über Vereinsmitglieder und Mitgliedsbeiträge
• Verträge und Vereinbarungen
• Spendenbescheinigungen
• Steuererklärung und zugehörige Unterlagen des Vorjahres

Grenzen bei der Steuerbefreiung

Gewerbesteuer kann nur in den Bereichen anfallen, die auch der Körperschaftssteuer unterliegen. Soweit gemeinnützige Organisationen also nach Satzung und tatsächlicher Geschäftsführung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen, sind sie von der Gewerbesteuer befreit. Auf Überschüsse im ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung und im Zweckbetrieb fällt somit keine Gewerbesteuer an.
Hinsichtlich der Gewerbesteuer ist der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb des gemeinnützigen Vereins zu betrachten. Liegen die Jahreseinnahmen des Vereins in diesem Bereich unter 45.000 Euro besteht keine Gewerbesteuerpflicht.

Eine Besteuerungsgrenze gilt auch für die Körperschaftssteuer. Ein Verein mit einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb muss seine Gewinne hieraus nach § 64 Abs. 3 AO nur versteuern, wenn die Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs mehr als 45.000 EUR (inkl. Umsatzsteuer) betragen.

Umsatzsteuerpflichtig wird eine gemeinnützige Organisation, wenn die Jahreseinnahmen des Vorjahres über 22.000 Euro oder Jahreseinnahmen des laufenden Jahres über 50.000 Euro liegen.

Nachweise erbringen

Gerade weil gemeinnützige Organisationen wohltätige, kulturelle, soziale, wissenschaftliche, religiöse oder ähnliche Zwecke verfolgen, profitieren sie von steuerlichen Vergünstigungen und Vorteilen, zum Beispiel der Befreiung der Körperschaftsteuer und der Gewerbesteuer.

Damit die steuerlichen Vorteile in Anspruch genommen werden können, müssen bestimmte Besonderheiten und Regelungen beachtet werden. Nachgewiesen werden muss, dass ein Verein seine steuerbegünstigten Zwecke ordentlich verfolgt, Spendenbescheinigungen korrekt ausstellt, Mittel korrekt verwendet und die tatsächliche Geschäftsführung den Vorgaben entspricht. Der Nachweis wird in der Regel im Abstand von drei Jahren mittels eines Fragebogens durch das Finanzamt überprüft. Diesem Formular beizulegen sind ein Tätigkeitsbericht, eine Vermögensübersicht mit Nachweisen über die Bildung und Entwicklung der Rücklagen sowie die aktuelle Satzung, jeweils bezogen auf die vergangenen drei Jahre. Die Abgabefrist endet in der Regel mit dem 31. Juli jeden Jahres.

Achtung: Können im Rahmen der Steuererklärung wichtige Sachverhalte nicht ausreichend aufgeklärt werden, kann es zur Betriebsprüfung kommen.

Die Betriebsprüfung wird vom Finanzamt mit einer Prüfungsanordnung inklusive Rechtsbehelfsbelehrung angekündigt. Diese soll in der Regel zwei Wochen vor Prüfungsbeginn vorliegen. Der Verein ist verpflichtet, erforderliche Unterlagen vorzulegen und alle erforderlichen Auskünfte zu erteilen.

Fazit

Ob wirtschaftlich orientiert oder gemeinnützig – die Erstellung der Steuererklärung ist für viele Vereine ein komplexer Vorgang und eine Herausforderung. Der gesamte Prozess erfordert Expertise und eine genaue Herangehensweise. Es ist also ratsam, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen, sich bei Unsicherheiten an die örtlichen Finanzbehörden zu wenden und relevante Unterlagen mit Vorlauf zusammenzustellen.