Wichtigstes Kriterium für die Meldepflicht bei der GEMA ist, dass die Musik öffentlich aufgeführt oder abgespielt wird. Öffentlich bedeutet in diesem Zusammenhang „Sind Personen anwesend, die nicht unmittelbar zum Familien- und/oder engen Freundeskreis des Veranstalters gehören, handelt es sich um eine öffentliche Wiedergabe von Musik“. Nun könnte man ja sagen, im Verein sind alle eng befreundet, doch damit ist eine Anmeldung bei der GEMA für die Musikwiedergabe bei Vereinsveranstaltungen nicht umgangen.

Soll also auf dem Sommerfest, bei einem Konzert, dem Jubiläumsball des Vereins oder auch nur zur Untermalung in einer Halbzeitpause Musik gespielt werden, muss das vorher bei der GEMA anmeldet werden, sonst drohen Strafgebühren. Dabei spielt es keine Rolle, ob die ortsansässige Blaskapelle aufspielt oder die Musik vom DJ-Pult, aus der Stereoanlage bzw. vom Smartphone kommt. Zudem besteht die gesetzliche Pflicht, die Musiknutzung so rechtzeitig zu beantragen, dass die GEMA noch vor der Durchführung ihre Einwilligung erteilen kann. 

Je nach Anlass bietet die GEMA eine Vielzahl verschiedener Tarife für die Musiknutzung an. Das können zum Beispiel Schülerkonzerte, Vereins- und Straßenfeste, Umzüge sein, aber auch Sportveranstaltungen und Gymnastik- oder Fitnesskurse, in denen die Teilnehmer mit der passenden Musik zusätzlich angespornt werden. Durch die Wahl des richtigen Tarifs lassen sich hier effektiv GEMA-Kosten sparen. Führt der Verein regelmäßig solche Veranstaltungen durch, lohnt sich der Abschluss eines Pauschalvertrages.

Die Anmeldung von Musiknutzung erfolgt über das Online-Portal der GEMA. Daher ist es ratsam früh genug ein Nutzerkonto für den Verein einzurichten: https://www.gema.de/portal/