Laut BGB sind der Vorstand und die Mitgliederversammlung die einzigen gesetzlich vorgeschriebenen Organe eines Vereins. Für ihre Aufgaben und Rechte gibt es weitestgehend rechtliche Vorgaben, an die Sie sich halten müssen. Darüber hinaus können Sie Ihre eigene Vereinsstruktur aber sehr flexibel gestalten. Neben Pflichtorganen haben Sie die Möglichkeit, auch fakultative Vereinsorgane einzusetzen, um den individuellen Anforderungen Ihrer Vereinsarbeit gerecht zu werden. Deren Befugnisse und Verantwortlichkeiten sind nicht gesetzlich geregelt, sondern basieren allein auf Ihrer Vereinssatzung.

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-> Definition: Vereinsorgan      

Als juristische Person kann ein Verein nach außen und nach innen rechtsfähig handeln. Die Handlungen müssen aber von einzelnen oder mehreren Personen ausgeübt werden. Diese Personen nennt man Organe, ihre (Organ)Befugnisse werden in der Regel als Ämter bezeichnet. Das Handeln der Amtsträger oder Organmitglieder wird der juristischen Person „Verein“ wie eigenes Handeln zugeschrieben. Grundsätzlich kann ein Vereinsorgan aus Mitgliedern (Selbstorgan) oder aus externen Personen (Fremdorgan) bestehen.

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Zusätzliche Vereinsorgane per Satzung konstituieren

Wenn Ihr Verein also neben Mitgliederversammlung und Vorstand weitere Vereinsorgane einsetzen möchte, braucht es dazu entsprechende Satzungsbestimmungen. Diese sollten folgende Informationen beinhalten:

• Bezeichnung des Organs
• Zahl der Organmitglieder, durch wen sie bestellt werden und die Dauer der Amtszeit
• Aufgaben des Organs, Vorschriften zu best. Tätigkeiten, Abgrenzung zu anderen Ämtern
• ggf. eigene Regeln zur Beschlussfassung / Mehrheiten  (alternativ gelten hier die Satzungsregeln zur Mitgliederversammlung)
• besondere Rechte von Fremdorganen, z.B. Teilnahme an der Mitgliederversammlung

Tipp: Um die Satzung schlank zu halten, können Sie auch auf bestehende Regelungen zu anderen Organen verweisen, z.B. „für die Einberufung einer Beiratssitzung gelten hinsichtlich Form und Frist die gleichen Vorgaben wie für die Mitgliederversammlung.“

Wie Sie Ihre fakultativen Vereinsorgane in der Satzung benennen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Allerdings haben sich in der Praxis bestimmte Bezeichnungen etabliert. Die wohl gängigsten satzungsdefinierten Organe sind:

• der erweiterte Vorstand
• der besondere Vertreter (oft auch Geschäftsführer)
• der Kassenprüfer oder Rechnungsprüfer
• Abteilungs- oder Spartenleiter
• Aufsichtsrat, Beirat, Ausschüsse & Kuratorien oder andere Kontrollgremien

Zu ihren Aufgaben gehören u.a. diverse  Verwaltungsaufgaben, die Kontrolle und Beratung des Vorstands oder auch die Schlichtung von Streitigkeiten im Verein. Es handelt sich dabei aber immer um Funktionen innerhalb des Vereins, denn mit Ausnahme des besonderen Vertreters besitzen die fakultativen Organe keine Vertretungsbefugnis bei Rechtsgeschäften.

Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereiche genau festlegen

Klare Satzungsbestimmungen zu den fakultativen Vereinsorganen dienen auch dazu, internes Durcheinander oder gar Streit zu vermeiden. Denn ohne einen entsprechenden Satzungseintrag wird lediglich ein Unterorgan gebildet, das an das Organ weisungsgebunden ist, welches das fakultative Organ bestellt hat. In der Regel ist das der Vorstand oder die Mitgliederversammlung. Dieses Hauptorgan muss dann die gesamte Verantwortung für das Handeln des von ihm bestellten Unterorgans übernehmen. Stellt der Vorstand z.B. ohne Satzungseintrag einen Geschäftsführer ein, ist er verantwortlich für dessen Arbeit und haftet ggf. für sein Fehlverhalten.

In der Satzung verankerte fakultative Vereinsorgane sind grundsätzlich gleichrangig und unterliegen ausschließlich der Weisungsbefugnis der Mitgliederversammlung. Ein anderes Vereinsorgan kann nur dann Anweisungen geben, wenn dies satzungsgemäß festgelegt ist. Das heißt, ohne eine explizite Satzungsregel ist auch der Vorstand gegenüber einem fakultativen Vereinsorgan nicht weisungsbefugt, selbst wenn er für dessen Bestellung zuständig ist.

Aufgaben der Pflichtorgane sind nur teilweise übertragbar

Um die Vereinsarbeit effizienter und agiler zu gestalten, können einem fakultativen Vereinsorgan per Satzung auch Aufgaben übertragen werden, die normalerweise in den Zuständigkeitsbereich der Mitgliederversammlung oder des Vorstands fallen. So kann der Aufsichtsrat als fakultatives Organ beispielsweise die Wahl, Kontrolle und Entlastung des Vorstands übernehmen. Die Befugnisse der Mitgliederversammlung vollständig auf ein anderes Organ zu übertragen, ist aber nicht möglich, denn das würde die Rechte der Mitglieder in unzulässigem Maße beschränken. Überschreitet ein Organ seine Befugnisse, sind seine Beschlüsse sofort und ohne Anfechtung unwirksam.

Amtsträger oder Organmitglieder

Die Amtsträger oder Organmitglieder können wahlweise von einem Pflichtorgan bestellt oder vom Verein angestellt werden. Auch hier gibt es also flexible Gestaltungsmöglichkeiten. Der Verein muss dann sauber zwischen einem Dienstverhältnis mit entsprechender Vergütung und einem Auftragsverhältnis mit Anspruch auf Aufwandsersatz für ehrenamtliche Organmitglieder unterscheiden. Eine Person kann dabei auch Amtsträger in mehreren Vereinsorganen sein, z.B. Abteilungsleiter und zugleich Aufsichtsratsmitglied. Doch eine solche Personalunion ist nicht immer erlaubt. Rechnungs- bzw. Kassenprüfer, deren Aufgabe es ist, den Vorstand zu kontrollieren, dürfen demnach selbst kein Vorstandsmitglied sein.

Beratung & Absicherung durch das Deutsche Ehrenamt

Ob fehlende Satzungsregeln, unklare Befugnisse oder ineffektive Arbeitsteilung – dem Verein eine sinnvolle Struktur zu geben, ist keine leichte Aufgabe. Bei grob fahrlässigen Fehlern besteht dabei immer auch eine persönliche Haftungsgefahr für den Vorstand. Damit es gar nicht so weit kommt, geben wir Ihnen mit der Rechtsberatung durch unsere Fachanwälte und der Vorstandsberatung durch unser Expertenteam wertvolle Hilfestellung und schaffen Klarheit bei komplizierten Gesetzesvorgaben. Und sollten bei der Vereinsarbeit doch einmal Fehler passieren und Schäden entstehen, sind Sie mit dem Vereins-Schutzbrief rundum abgesichert.