Satzung als Grundlage

Ausgangspunkt jeder Vorstandswahl ist die Vereinssatzung.
Sie regelt unter anderem welche Vorstandsämter es gibt (z. B. Vorsitz, Stellvertretung, Schatzmeister), wie viele Personen dem Vorstand angehören, wie lange die Amtszeit dauert, wer wahlberechtigt ist, ob eine Wiederwahl zulässig ist und wie die Wahl durchzuführen ist (offen oder geheim).

Was in der Satzung steht, ist verbindlich. Abweichungen – selbst aus Praktikabilitätsgründen – machen die Wahl angreifbar.

Vorbereitung der Vorstandswahl

Eine ordnungsgemäße Vorstandswahl beginnt lange vor der Mitgliederversammlung.
Zum einen muss die Einladung zur Mitgliederversammlung sowie die dazugehörige Tagesordnung erstellt und fristgerecht versendet werden. Die anstehende Vorstandswahl muss ausdrücklich als Tagesordnungspunkt (TOP) genannt sein, sonst ist die Wahl in der Regel unwirksam.

Spätestens jetzt beginnt auch die Phase der Kandidatenfindung. Meist schon zuvor, entweder weil die Satzung verlangt, dass die Kandidaten bereits vorab benannt werden müssen oder aber, weil sich die Anzahl der Bewerber eher in Grenzen hält. Wichtig ist, dass alle Mitglieder die gleiche Chance zur Kandidatur haben.

Aktives und passives Wahlrecht

Wahlberechtigt sind grundsätzlich alle Mitglieder, die nach der Satzung stimmberechtigt sind. In manchen Satzungen ist eine Art Sicherheitsnetz gespannt, das Mitglieder erst nach Ablauf einer bestimmten Mitgliedsdauer wählen dürfen. Hier soll verhindert werden, dass Vorstandsämter mittels kurzfristig geworbener Neumitglieder gekapert werden.

Wählbar sind in der Regel alle Vereinsmitglieder. Auch hier kann die Satzung Regelungen vorsehen, die den Kreis einschränken, bspw. Mindestalter, Zughörigkeit zu einer Berufsgruppe oder auch hier erst nach Ablauf einer bestimmten Mitgliedsdauer.

Sonderfall: Minderjährige

Eine Besonderheit stellt die Wahl Minderjähriger in ein Vorstandsamt dar. Grundsätzlich können auch Minderjährige in den Vorstand eines Vereins gewählt werden. Das Vereinsrecht schließt dies nicht aus. Allerdings ist die Geschäftsfähigkeit eingeschränkt: Minderjährige sind nur beschränkt geschäftsfähig und können rechtlich verbindliche Erklärungen in der Regel nur mit Zustimmung der gesetzlichen Vertreter abgeben. In der Praxis bedeutet das, dass minderjährige Vorstandsmitglieder zwar mitwirken können, der Verein aber bei Verträgen, Bankgeschäften oder Haftungsfragen vor erheblichen rechtlichen Hürden steht. Viele Vereine schließen daher Minderjährige in der Satzung von vertretungsberechtigten Vorstandsfunktionen aus oder beschränken ihre Rolle auf Beisitzer- oder Nachwuchspositionen. Eine klare satzungsmäßige Regelung ist hier dringend zu empfehlen.

Sonderfall: Nicht-Mitglieder

Ob auch Nichtmitglieder in den Vorstand gewählt werden dürfen, hängt ausschließlich von der Satzung ab. Das Gesetz schreibt nicht vor, dass Vorstandsmitglieder zwingend Vereinsmitglieder sein müssen. Erlaubt die Satzung dies ausdrücklich oder schweigt sie dazu, kann der Verein auch externe Personen – etwa Fachkräfte für Finanzen, Recht oder Organisation – in den Vorstand wählen. In der Praxis sollte der Verein jedoch genau prüfen, ob dies zur eigenen Struktur und Kultur passt. Wichtig ist außerdem: Nichtmitglieder unterliegen denselben Rechten, Pflichten und Haftungsrisiken wie gewählte Vereinsmitglieder im Vorstand.

Ablauf der Vorstandswahl

In der Regel führt die Versammlungsleitung durch die Wahl. Wenn es jedoch üblich ist oder bei sensiblen Konstellationen, kann von der Versammlung ein Wahlleiter oder eine Wahlleiterin bestimmt werden.

Die zwei typische Wahlformen, die bei der Vorstandswahl genutzt werden, sind die offene Wahl, die meist per Handzeichen erfolgt und die geheime Wahl per Stimmzettel. Ist in der Satzung angegeben, wie gewählt werden soll, ist alles paletti. Doch was, wenn die Satzung dazu schweigt? Dann entscheidet die Mitgliederversammlung auf Vorschlag der Versammlungsleitung über die Art der Wahl. Die Mitgliederversammlung kann aber auch eine geheime Wahl verlangen. In der Regel reicht dafür das Verlangen eines einzelnen Mitglieds aus, damit eine geheime Wahl durchgeführt werden muss.

Um ein gültiges Wahlergebnis zu erhalten, genügt meist die einfache Mehr der abgegebenen Stimmen. Natürlich kann auch hier die Satzung höhere Anforderungen vorsehen.

Abschließend muss die Wahl mündlich oder schriftlich von der gewählten Person angenommen werden. Erst dann wird die Wahl wirksam.

Tipp: Die Annahme der Wahl sollte im Protokoll ausdrücklich festgehalten werden.

Protokollierung und Eintragung

Beim Protokoll sollte sehr sorgfältig vorgegangen werden, denn es ist entscheidend für
die Eintragung ins Vereinsregister, den Nachweis gegenüber Banken und Behörden sowie die Absicherung bei späteren Streitigkeiten. Einen ausführlichen Artikel zum Protokoll finden Sie in der Benedetto Februar Ausgabe 2026.
Abschließend müssen neu gewählte Vorstandsmitglieder eines e.V. im Vereinsregister eingetragen werden. Um die Anmeldung vornehmen zu können, muss die jeweilige Unterschrift notariell beglaubigt werden. Erst nach Eintragung ist der neue Vorstand nach außen voll legitimiert. Vereinsintern ist der neu gewählte Vorstand ab Annahme der Wahl im Amt.

Wenn kein Vorstand gefunden wird

Ein reales Problem vieler Vereine ist, dass kein neuer Vorstand oder nicht genügend Kandidaten für die Nachfolge finden. Um hier gute Lösungen zu finden, muss wieder in der Satzung nachgelesen werden oder alternativ juristische Beratung in Anspruch genommen werden.
Lässt die Satzung es zu, kann der verbliebene und eigentlich zu klein geratenem Vorstand den Verein kommissarisch weiterführen, bis willige Kandidaten zur Wahl antreten. Sieht die Satzung keine passende Regelung vor, bleibt nur, den Vorstand mittels einer Satzungsänderung zu verkleinern. Sollte der Vorstand überhaupt nicht mehr besetzt werden können, bleibt die Bestellung eines Notvorstands durch das Amtsgericht.

Wahl in Abwesenheit

Grundsätzlich gilt: Vorstandsmitglieder, bzw. Kandidaten müssen nicht persönlich anwesend sein, um gewählt zu werden, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt.

Voraussetzungen: Die kandidierende Person muss vorab eindeutig, am besten schriftlich erklärt haben, dass sie im Falle der Wahl das Amt annimmt.

Die Erklärung sollte dem Protokoll beigefügt oder dort ausdrücklich erwähnt werden.

Nicht zulässig ist eine Wahl in Abwesenheit, wenn die Satzung die persönliche Anwesenheit zwingend vorschreibt oder eine mündliche Befragung der Kandidaten ausdrücklich vorgesehen ist.