Viele frisch gewählte Vorstände sind hin- und hergerissen: Einerseits möchte man Vertrauen zeigen und die bisherige Arbeit würdigen. Andererseits tragen neue Vorstände Verantwortung – auch für Versäumnisse, die vielleicht schon länger zurückliegen. Bei manchen Menschen stellt sich genau jetzt ein mulmiges Gefühl ein. Denn sie möchten sich einen detaillierten Überblick über die bisher gemachte Vorstandsarbeit verschaffen, aber nicht den Eindruck erwecken, sie würden den Vorgängern misstrauen. In diesem Moment hilft ein Satz, der Druck rausnimmt:

„Ich prüfe die Unterlagen, weil ich meinen Job als Vorstand ernst nehme, nicht weil ich irgendwem misstraue.“

Mit dieser Haltung wird es gleich ein Stückchen leichter.

Warum ein frischer Blick so wertvoll ist

Gerade in Vereinen, die eine sehr lange Tradition haben oder der vorherige Vorstand über mehrere Amtszeiten die Vereinsgeschäfte geführt hat, ist ein frischer Blick einer neuer Vorstandsgeneration wertvoll. Bei der Prüfung der Geschäftsführung geht es nicht nur darum, gemachte Fehler aufzudecken, sondern auch Potenzial für Verbesserungen zu entdecken. Eine freundliche, systematische Prüfung der Unterlagen lohnt sich also immer – nicht nur zum Schutz des neuen Vorstands, sondern auch zum Schutz des Vereins.

Für einen positiven Amtsantritt bieten wir im Folgenden:

• Hilfestellung zur Kommunikation, damit sich niemand angegriffen fühlt
• Was jeder neue Vorstand immer prüfen sollte
• Was zusätzlich geprüft werden kann, wenn der Verein in einer Schieflage ist oder Spannungen bestehen

Kommunikation

In der Geschäftigkeit der Amtsübernahme wird häufig vergessen, dass die vorherigen Amtsinhaber manchmal dabei unterstützt werden müssen, loszulassen. In einigen Fällen übergeben Ex-Vorstände Unterlagen sehr zögerlich oder sie halten sie sogar zurück. Dahinter können unterschiedliche Gedanken stecken. Mitunter, dass ehemalige Amtsträger nicht möchten, dass in ihrer Arbeit herumgestochert wird. Klare, wertschätzende Worte können Wunder wirken. Hier zwei Ideen, die in der Regel gut funktionieren:

„Ich möchte sicherstellen, dass wir auf einer stabilen Grundlage starten und die Arbeit, die ihr gemacht habt, gut fortführen können. Dafür schaue ich einmal gründlich durch die Unterlagen – das würde ich genauso machen, wenn ich das Amt von mir selbst übernehmen würde.“

„Mir ist wichtig, dass wir eure Arbeit wertschätzen. Und dazu gehört auch, dass wir uns anschauen, was noch offen ist – damit wir es gut weiterführen können.“

Liegen alle Unterlagen vor, kann die Prüfung beginnen.

Was immer geprüft werden sollte (egal wie gut die Übergabe ist)

1. Satzung & Vereinsregister
   Passt die Satzung zur aktuellen Praxis?
   Sind Eintragungen im Vereinsregister aktuell?
   Sind Vertretungsregelungen klar definiert?
2. Kassenunterlagen & Buchführung
   Volle Belege?
   Saubere Buchführung?
   Kassenprüfberichte ohne Mängel?
3. Steuerunterlagen & Gemeinnützigkeit
   Freistellungsbescheid aktuell?
   Steuererklärungen eingereicht?
   Unterlagen zur Mittelverwendung vollständig?
4. Verträge & Verpflichtungen
   Laufende Miet-, Dienstleistungs- oder Arbeitsverträge
   Versicherungen (Haftpflicht, D&O, Inventar)
   Kündigungs- und Verlängerungsfristen
5. Protokolle & Beschlüsse
   Wurden Beschlüsse umgesetzt?
   Gibt es offene Punkte, die nachgeholt werden müssen?

Was du zusätzlich geprüft werden sollte, wenn…

 …der Verein in einer Schieflage steckt

• Zahlungsschwierigkeiten oder überfällige Rechnungen
• Offene Mahnungen von Finanzamt, Stadt, Lieferanten
• Rückforderungen bei Fördermitteln
• Verbindlichkeiten, die verschwiegen wurden

 …Misstrauen herrscht oder Konflikte bestehen

• Unklare Bargeldbewegungen
• Fehlende Kassenbelege
• Nicht dokumentierte Beschlüsse
• Verträge, die ohne Zustimmung abgeschlossen wurden

 …der alte Vorstand zurückgetreten oder abberufen wurde

• Plötzliche Kontoabhebungen
• Veränderungen in der Mitgliederliste
• Fehlende Übergabedokumente
• Nicht eingereichte Steuerunterlagen
• Unvollständige oder verschwundene Protokolle

Um weiterhin auf kooperierender Basis mit den Vorgängern zu arbeiten ist es wichtig, bei allen gemachten Entdeckungen ruhig zu bleiben, systematisch weiter zu prüfen und sich ausschließlich auf Fakten zu stützen – keine Unterstellungen!

Und noch etwas Wichtiges: Haftung

Viele neue Vorstände glauben:
„Was vor meiner Amtszeit passiert ist, betrifft mich nicht.“
Das ist verständlich, aber nicht ganz vollständig.

Neue Vorstände erben keine persönliche Haftung für die Fehler ihrer Vorgänger. Was sie aber erben, sind Aufgaben, offene Baustellen und Risiken, die aus der Vergangenheit stammen und während der eigenen Amtszeit relevant werden. Und genau für die Ergebnisse, die während der eigenen Amtszeit eintreten, tragen sie Verantwortung – selbst dann, wenn der Ursprung des Problems älter ist. Daher ist auch ein guter Versicherungsschutz empfohlen!

Checkliste für einen gelungenen Start

Satzung & Vereinsregister

• Satzung aktuell?
• Vorstand korrekt eingetragen?
• Gibt es Sonderregelungen? (z. B. Ehrenamtspauschale für Vorstände!)

Kasse & Buchführung

• Kontoauszüge 2–3 Jahre rückwärts
• Kassenbuch vollständig?
• Belege nummeriert und lückenlos?
• Kassenprüfbericht ohne Beanstandungen?

Steuern & Gemeinnützigkeit

• Freistellungsbescheid gültig?
• Steuererklärungen abgegeben?
• Auflagen erfüllt?
• Richtige Behandlung von Übungsleiter- & Ehrenamtspauschalen?

Verträge

• Welche Verträge laufen gerade?
• Gibt es versteckte Verlängerungsklauseln?
• Versicherungen aktiv und ausreichend?

Fördermittel

• Verwendungsnachweise vollständig?
• Fristen eingehalten?
• Offene Rückforderungen?

Mitgliederverwaltung