Dieses berechtigte Interesse muss vom Vorstand gegenüber anderen Interessen abgewogen werden. So kann es für bestimmte Fragen auch einen gegen die Information sprechendes Interesse anderer Vereinsmitglieder geben. Unter Umständen kann es auch um Informationen gehen, für die ein nachvollziehbares Geheimhaltungsinteresse des Vereins besteht.
Es gibt keine festgeschriebenen Regeln, nach denen der Vorstand beurteilen kann, ob ein berechtigtes Interesse an den Informationen besteht. Dies muss von Fall zu Fall individuell bewertet und entschieden werden. Vor Herausgabe von Daten muss sich der Vorstand allerdings vergewissern, dass ein berechtigtes Interesse vonseiten des Mitgliedes vorliegt. Wird eine Anfrage ohne Begründung an den Vorstand gerichtet, muss der Vorstand nachfragen, welches Interesse an den verlangten Informationen besteht. Anhand dieser Informationen entscheidet er, ob ein berechtigtes Interesse vorliegt oder nicht.
Auch für die Einsichtnahme in Protokolle gilt der Grundsatz, dass begründet werden muss, zu welchen Zwecken eine Einsicht gefordert wird. Hierbei wird zwischen den Protokollen der Mitgliederversammlung und der Vorstandssitzungen unterschieden. Grundsätzlich haben die Mitglieder immer ein Einsichtsrecht in die Protokolle der Mitgliederversammlung. Wie zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung ist jedes Mitglied auch berechtigt, die Protokolle der Versammlung einzusehen. Es muss dem Mitglied ermöglicht werden, seine Mitbestimmungsrechte auszuüben. Das Mitglied muss auch die Möglichkeit haben, gestaltend in die Vereinsarbeit einzugreifen. Wenn hierfür Einsicht in die Protokolle notwendig ist, kann der Vorstand dies normalerweise nicht verweigern.
Anders ist es bei der Einsichtnahme in die Protokolle der Vorstandssitzungen. Während sich die Rechtsprechung weitgehend darüber einig ist, dass den Mitgliedern Zugang zu den Protokollen der Mitgliederversammlung zu gewähren ist, wird für die Offenlegung der Sitzungsprotokolle des Vorstands ein nachgewiesenes berechtigtes Interesse verlangt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Mitglied geltend macht, dass der Vorstand seine Pflichten verletzt hat und es zur Durchsetzung seiner Rechte auf die Einsicht in bestimmte Protokolle angewiesen ist. Auch im Rahmen der Vorbereitung eines Ausschlussverfahrens oder bei der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegen Vorstandsmitglieder kann ein solches berechtigtes Interesse vorliegen.
Das bloße allgemeine Interesse an der Vereinsführung oder der Wunsch nach umfassender Information dürfte jedoch noch kein Einsichtsrecht in Vorstandsprotokolle begründen. Der Vorstand muss vielmehr im Einzelfall prüfen, ob ein hinreichend konkretes und berechtigtes Interesse des anfragenden Mitglieds besteht. Dabei sind auch schutzwürdige Interessen anderer Mitglieder oder des Vereins, etwa hinsichtlich vertraulicher Informationen oder Persönlichkeitsrechte betroffener Personen, zu berücksichtigen.
Zusammenfassend lässt sich festhalten: Vorstandsprotokolle unterliegen nicht dem allgemeinen Einsichtsrecht der Mitglieder. Nur in begründeten Ausnahmefällen, wenn ein Mitglied ein konkretes berechtigtes Interesse nachweist, kann ein Einsichtsrecht bestehen. In diesem Fall sollte der Vorstand sorgfältig abwägen und gegebenenfalls nur die für das berechtigte Interesse relevanten Teile der Protokolle zur Verfügung stellen.
