Die gute Nachricht: Das Vereinsrecht bietet heute mehrere Möglichkeiten, auch in Abwesenheit an Entscheidungen des Vereins mitzuwirken. Entscheidend ist in den meisten Fällen, ob die Satzung die Durchführung regelt und erlaubt.

Online-Mitgliederversammlung

Seit der Reform des Vereinsrechts (§ 32 BGB) gilt, dass Mitgliederversammlungen ohne physische Präsenz durchgeführt werden können. Mitglieder können ihre Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausüben.

Hierzu gibt es zwei Varianten

• Hybride Versammlung: Präsenz + Online-Zuschaltung
• Virtuelle Versammlung: vollständig online

Idealerweise regelt die Satzung verbindlich, dass auch eine hybride Online-Teilnahme an Versammlungen möglich ist und ermächtigt den Vorstand, das Format entsprechend festzulegen.

Für vollständig virtuelle Mitgliederversammlungen empfiehlt sich weiterhin eine ausdrückliche Satzungsregelung. Alternativ kann die Mitgliederversammlung beschließen, dass künftige Versammlungen virtuell durchgeführt werden dürfen. Denn § 32 BGB erlaubt inzwischen virtuelle Versammlungen auch durch Mitgliederbeschluss, nicht nur durch Satzung.

Für beide Formate gilt, dass Mitglieder ihre Rechte auf Rede, Antrag und Abstimmung tatsächlich ausüben können und technische Hürden dürfen niemanden ausschließen.
Daher ist in der Einladung zu hybrider oder rein online basierter Mitgliederversammlung anzugeben, mit welchen technischen Mitteln die Teilnahme ermöglicht wird. Auch die Zusendung von Zugangsdaten muss darin erklärt werden.

Hinsichtlich elektronischer Beschlussfassung sprechen sich Vorstände häufig mit dem zuständigen Registergericht über die dafür zu nutzende Software ab. Damit kann sichergestellt werden, dass Beschlüsse und Wahlergebnisse anerkannt und eingetragen werden.

Praktische Durchführung
Der Ablauf von online basierten Versammlungsformaten muss identisch mit rein in Präsenz abgehaltenen Mitgliederversammlungen sein. Daher ist es wichtig, ein Tool zu wählen, dass die eindeutige Identifikation der Mitglieder ermöglicht, bspw. individueller Login und Teilnehmerliste.

Auch Wortmeldungen einzelner müssen möglich sein, sowie die Durchführung von offenen oder geheimen Abstimmungen. Und selbstverständlich muss auch ein Protokoll angefertigt werden, das üblicherweise vom Versammlungsleiter und Protokollanten unterzeichnet wird, wenn die Satzung dazu nichts anderes regelt.

Viele stellen sich die Frage, ob eine Mitgliederversammlung, die bspw. über TEAMS stattfindet, nicht einfach aufgezeichnet werden kann. Grundsätzlich ist das unter Einhaltung der EU-DSGVO möglich. Die Mitglieder müssen auf jeden Fall vorab über eine Aufzeichnung informiert werden. In der Praxis ist davon allerdings abzuraten. Sicherer ist es, ganz regulär ein schriftliches Protokoll zu erstellen.

Beschlüsse im Umlaufverfahren

Ist es generell nicht möglich, Mitglieder zu einem festen Zeitpunkt in Präsenz oder Online zu versammeln, können Beschlüsse im Umlaufverfahren gefasst werden. Die Beschlussfassung kann dann per E-Mail, mit einem Online-Tool oder schriftlich erfolgen.

Soll das Umlaufverfahren genutzt werden, muss entweder eine Satzungsregelung wie bspw. die Folgende vorliegen:

„Beschlüsse der Mitgliederversammlung können außerhalb einer Versammlung im schriftlichen oder elektronischen Umlaufverfahren gefasst werden, sofern der Vorstand dies beschließt.

Der Vorstand übermittelt den Mitgliedern den Beschlussvorschlag mit Begründung sowie einer Frist zur Stimmabgabe. Die Frist soll mindestens sieben Tage betragen.

Die Stimmabgabe erfolgt schriftlich oder in Textform, insbesondere per E-Mail.

Ein Beschluss im Umlaufverfahren kommt zustande, wenn innerhalb der gesetzten Frist die nach Satzung oder Gesetz erforderliche Mehrheit der abgegebenen Stimmen erreicht wird.

Nicht fristgerecht abgegebene Stimmen gelten als Enthaltung.

Über das Ergebnis des Umlaufverfahrens ist ein Protokoll anzufertigen, das vom Vorstand zu unterzeichnen ist.“

Sieht die Satzung keine Regelung hierzu vor, müssen sämtliche Mitglieder dem Umlaufverfahren zustimmen.

Stimmrechtsübertragung

Ein anderes häufiges Szenario ist, dass ein Mitglied nicht teilnehmen kann und sein Stimmrecht über ein anderes Mitglied ausüben lassen möchte – sprich, die Stimme soll übertragen werden.

Damit das möglich ist, muss die Satzung dies erlauben, denn das Stimmrecht ist eine höchstpersönliche Angelegenheit und kann eigentlich nicht in Vertretung erfolgen.

Soll eine Stimmrechtsübertragung in der Satzung geregelt werden, müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

– Wer darf vertreten?
– Wie viele Stimmen dürfen gebündelt werden?
– In welcher Form muss die Vollmacht vorliegen?

Die Formulierung könnte in der Satzung wie folgt lauten:
„Mitglieder können ihr Stimmrecht in der Mitgliederversammlung auf ein anderes stimmberechtigtes Mitglied übertragen.

Die Vollmacht bedarf der Textform. Eine Übermittlung per E-Mail ist ausreichend.

Jedes Mitglied darf neben der eigenen Stimme höchstens [eine/zwei/drei] weitere übertragene Stimmen vertreten.

Die Vollmacht ist der Versammlungsleitung vor Beginn der Abstimmung nachzuweisen.

Die Übertragung des Stimmrechts gilt nur für die jeweilige Mitgliederversammlung und kann jederzeit widerrufen werden.“

Vor einer Satzungsänderung empfiehlt es sich, den Entwurf vorab einem im Vereinsrecht erfahrenen Berater abzustimmen. So lassen sich spätere Beanstandungen vermeiden. Vereine mit Vereins-Schutzbrief des DEUTSCHEN EHRENAMT können die Satzung kostenfrei von spezialisierten Anwälten prüfen lassen.

Die Vollmacht

Nur wenn eine wirksame Vollmacht vorliegt, kann die Stimme für ein nicht anwesendes Mitglied abgegeben werden. So könnte eine Vollmacht aussehen:

Vollmacht zur Stimmrechtsübertragung

Hiermit bevollmächtige ich

**Name des Mitglieds**
**vollständige Anschrift**

das Vereinsmitglied

**Name des bevollmächtigten Mitglieds**

mich bei der Mitgliederversammlung des Vereins

am **Datum der Versammlung** zu vertreten und mein Stimmrecht auszuüben.

Die bevollmächtigte Person ist berechtigt, sämtliche Abstimmungen und Wahlen in meinem Namen vorzunehmen.

Ort, Datum: _________________________________________________

Unterschrift: ________________________________________________