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2.05.2022

Vorstände korrekt vergüten

Viele ehrenamtlich tätige Vorstände geben an, viele Stunden damit zu verbringen, die Geschäfte des Vereins zu führen. Vor allem auch, diese korrekt zu führen, denn sie tragen die volle Verantwortung dafür. In manchen Fällen kommt das Amt der Vorstandschaft einer Stelle als Geschäftsführer*in in einem kleinen Unternehmen gleich. Ist es also noch zeitgemäß, dass Vorstände von Vereinen und Verbänden ihr Wissen, ihr Können und ihre Arbeitszeit ehrenamtlich, sprich kostenfrei zur Verfügung stellen?

Quelle: Adobe Stock

Es ist nun wirklich nicht übertrieben, das Thema „Vorstandsvergütung“ als einen Dauerbrenner zu bezeichnen. Längst ist es kein rein geselliges Vergnügen mehr, einem Verein vorzustehen. Die Ansprüche von außerhalb und innerhalb der Vereine haben sich deutlich erhöht. Ganz zu schweigen vom Vorschriften-Dickicht, das die Arbeit erschwert. Das schreckt viele ehrenamtlich Engagierte ab, einen Vorstandsposten zu übernehmen. Mit der Aussicht auf eine angemessene Vergütung könnte es leichter sein, Vorstände länger an den Posten zu binden, bzw. Nachwuchs für das Vorstandsamt zu gewinnen. Wie also kann ein Verein ein oder mehrere Mitglieder seines Vorstands vergüten?

Drei Möglichkeiten

Im bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Einkommenssteuergesetz (EstG) finden sich an unterschiedlichster Stelle Regelungen zu Vergütungen von Tätigkeiten im Verein. Wichtig ist dabei insbesondere die Unterscheidung zwischen Aufwandsentschädigung und Aufwendungsersatz[1]; beides muss wiederum vom Anstellungsverhältnis abgegrenzt werden. Zu Verwirrung führen neben der ähnlichen Bezeichnung oft die unterschiedlichen Voraussetzungen und Rechtsfolgen der Vergütungsarten und die Tatsache, dass diese Ansprüche nebeneinander existieren können.

Nummer 1: Der Aufwendungsersatz

Ein Anspruch auf Aufwendungsersatz steht Vorstandsmitgliedern gesetzlich gem. §§ 27 Abs. 3, 670 BGB gegenüber dem Verein zu, wenn dem Vorstand im Rahmen seiner Tätigkeit tatsächliche Kosten entstanden sind. Beispielhaft hierfür sind Kosten der Nutzung des PKWs, Porto- und Reisekosten oder Kosten für Büromaterial. Nicht umfasst sind die eigene Arbeitszeit bzw. Arbeitskraft des Ehrenamtlichen.

Nummer 2: Die Aufwandsentschädigung

Eine Aufwandsentschädigung, die auch die Ehrenamtspauschale umfasst, stellt eine finanzielle Anerkennung des Ehrenamts dar. Geregelt ist diese in § 3 Nr. 26a EstG; dabei handelt es sich um eine pauschalisierte steuer- und sozialabgabenfreie Entschädigung, deren momentaner Höchstwert 840 € pro Jahr beträgt. Wesentliche Unterschiede zum
Aufwendungsersatz sind, dass die Aufwandsentschädigung für Arbeitszeiten bzw. Arbeitsleistung gezahlt wird – und eben nicht für tatsächlich entstandene Kosten. Zudem dürfen die Vorstände diese nur erhalten, wenn dies ausdrücklich in der Satzung vorgesehen ist (zur ausführlichen Erklärung s. unten). Weitere Voraussetzungen sind, dass es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt und ein nachweisbarer Anspruch besteht (weshalb stets ein Vertrag abgeschlossen werden sollte).

Nummer 3: Das Anstellungsverhältnis

Immer dann, wenn es sich weder um einen Aufwendungsersatz noch um eine Aufwandsentschädigung handelt, kommt ein Anstellungsverhältnis in Betracht.

Wird „normales“ Vereinsmitglied Hubert im Verein als Bürokraft angestellt, fungiert der Vorstand als Arbeitgeber und das Arbeitsverhältnis hat dieselben arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen, als wäre Hubert kein Mitglied des Vereins. 

Soll jedoch Vorstandsmitglied Veronika vergütet werden, wird Veronika nicht Arbeitnehmerin des Vereins, sondern geht mit dem Verein einen Dienstvertrag in Form eines Geschäftsbesorgungsvertrags ein. Auch hierfür bedarf es einer Satzungsbestimmung.

Wichtigste Voraussetzung: Die Satzungsregelung

Grundlagen und Regelungsinhalt: § 27 Abs. 3 Satz 2 BGB sieht vor, dass Mitglieder des Vorstands grundsätzlich unentgeltlich tätig sind. In den oben genannten Bereichen liegt eine Unentgeltlichkeit nur dann vor, wenn Aufwendungsersatz gezahlt wird – umgekehrt bedeutet dies, dass ohne Satzungsregelung keine Aufwandsentschädigung oder ein Gehalt aus einem Anstellungsverhältnis an Vorstände bezahlt werden darf.[2]

Formulierungsbeispiel
Um eine Vergütung für die Vorstände zu ermöglichen, muss also eine entsprechende Klausel in die Satzung aufgenommen werden. Diese könnte so aussehen: „Die Mitglieder des Vorstandes können für ihre Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten. Zuständig für den Abschluss, die Änderung und die Beendigung des Vertrages ist…“ [3]

Rechtsfolgen bei fehlender Satzungsregelung

Immer wieder werden Vergütungen ohne Satzungsregelungen an Vorstände ausgezahlt, was erhebliche Konsequenzen mit sich bringt:

  • Erstens stellt dies einen Verstoß gegen das Gemeinnützigkeitsrecht (BMF, Schreiben v. 09.03.2009, Az. IV C 4 – S 2121/07/0010) dar, was die Aberkennung der Gemeinnützigkeit zur Folge haben kann.
  • Zweitens hat der Verein einen Rückforderungsanspruch gegen den Vorstand.
  • Drittens kann die Auszahlung eine satzungswidrige Handlung darstellen, wodurch der Vorstand Schadensersatz zu leisten hat (BGH, Urteil v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87).
  • Im schlimmsten Fall können sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Abschluss des Anstellungsvertrags

Gibt die Satzung grünes Licht, sprich, in Ihrer Satzung findet sich eine Regelung zur Vorstandsvergütung, muss ein entsprechender Vertrag geschlossen werden. Zuständig für den Vertragsabschluss ist das Organ, das in der Satzung benannt wird (siehe unser Formulierungsbeispiel). Fehlt eine solche Regelung, ist gem. § 32 Abs. 1 BGB die Mitgliederversammlung zuständig. In einem solchen Fall ist dann also die Beschlussfassung der Mitgliederversammlung nötig. Da die Mitgliederversammlung aber nicht vertretungsberechtigt ist, muss das vertretungsberechtigte Organ, der Vorstand, den Vertrag unterzeichnen.

Wenn in der Satzung geregelt ist, dass der Vorstand zuständig ist, wird’s leider kompliziert: Besagt in Veronikas Fall die Vereinssatzung, dass Veronika, als Mitglied des Vorstands, zu schließende Verträge und damit auch ihren Anstellungsvertrag unterschreiben muss, liegt ein sog. In-Sich-Geschäft vor. Veronika vertritt in diesem Fall den Verein beim Abschluss eines Rechtsgeschäfts mit sich selbst. Das ist gem. § 181 BGB verboten, kann aber auf zwei Arten ermöglicht werden:

– entweder die Mitgliederversammlung stimmt diesem Vorgehen ausdrücklich zu oder

– die Satzung erlaubt dem Vorstand solche Rechtsgeschäfte ausdrücklich (wir raten hiervon allerdings ab).

Des Weiteren gilt: Das Organ, das für den Abschluss des Vertrags mit dem Vorstand zuständig ist, ist auch für alle anderen Vertragsangelegenheiten (wie z.B. Kündigung, Vertragsänderung) zuständig. 

Inhalt des Anstellungsvertrags

Inhaltlich sollte ein Vertrag die Rechte und Pflichten von Vorstand und Verein regeln. Geregelt werden sollten die Pflichten, die sich nicht ohnehin schon aus der Organstellung und damit unter anderem aus der Satzung ergeben. Dies umfasst insbesondere:

  • Konkrete Aufgaben
  • Arbeits- und Urlaubszeiten
  • Dienstort
  • Gehalt
  • Nebenleistungen (Dienstwagen, Direktversicherung)
  • Kündigungsrechte

Da das Dienstverhältnis des Vorstands kein Arbeitsverhältnis ist, gelten die Schutzrechte für Arbeitnehmer nur eingeschränkt. Das heißt, dass der Vorstand z.B. nicht automatisch Entgeltfortzahlung im Falle der Krankheit erhält oder keinen Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub hat.

Wichtig: „Angemessenheit“ der Vergütung

Für gemeinnützige Verein gilt das Gebot der Selbstlosigkeit (§ 55 Abs. 1 Nr. 3 AO): „Eine Förderung oder Unterstützung geschieht selbstlos, wenn dadurch nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke – zum Beispiel gewerbliche Zwecke oder sonstige Erwerbszwecke – verfolgt werden…“ Daraus ergibt sich, dass dem Vorstand (und auch jeder anderen Person) keine unverhältnismäßig hohe Vergütung bezahlt werden darf. Kommt es zum Streitfall in Sachen Vergütung, können Gerichte sehr wohl nachprüfen, was eine angemessene Vergütung ist. Ob die Bezahlung angemessen ist, kann mittels eines Vergleichs mit ähnlichen Positionen ermittelt werden. Insbesondere Tarifverträge, z.B. für den Öffentlichen Dienst, bieten hierfür einen guten Bezugspunkt.

Mindestlohn!?

Natürlich stellt sich auch in diesem Zusammenhang die Frage nach dem Mindestlohn. Grundsätzlich ist es so, dass Vorstände in Angestelltenverhältnissen nicht als Arbeitnehmer*innen im Sinne des § 1 MiLoG gelten. Die Regelungen zum Mindestlohn finden dann keine Anwendung. Bitte beachten Sie aber, dass in der Regel trotzdem eine Sozialversicherungspflicht besteht.

Beendigung des Anstellungsverhältnisses

Wenn das Vorstandsamt durch Zeitablauf endet oder die finanziellen Mittel des Vereins eine Vergütung nicht mehr zulassen, stellt sich die Frage nach der Beendigung des Anstellungsverhältnisses. In einem solchen Fall müssen die in § 621 BGB genannten Kündigungsfristen beachtet werden. Wird die Vergütung monatlich bezahlt, muss die Kündigung spätestens zum 15. des Monats für das Monatsende ausgesprochen werden. Die ordentliche Kündigung kann aber durch den Dienstvertrag ausgeschlossen werden.

Neben der ordentlichen Kündigungsfrist gibt es auch die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund. Bei einer außerordentlichen Kündigung wird im Ergebnis aber immer eine Interessenabwägung vorgenommen. Die Schwere des Kündigungsgrunds muss ins Verhältnis zu Dienstzeit, Lebensalter, soziale Folgen etc. gesetzt werden.

Zudem sollte beachtet werden: Das Anstellungsverhältnis ist zwar an die Vorstandsbestellung gekoppelt. Wird der Vorstand abberufen, soll in der Regel auch das Arbeitsverhältnis enden. Das passiert jedoch nicht automatisch. Der abberufene Vorstand bleibt zunächst im Dienstverhältnis. Dieses muss deshalb separat gekündigt werden. Umgekehrt führt die Beendigung des Dienstverhältnisses aber regelmäßig dazu, dass das Vorstandsamt endet. Oft ist nicht klar, ob mit einer Kündigung die Beendigung des Dienstverhältnisses oder die Abbestellung aus dem Amt gemeint ist. Um solche Auslegungsprobleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, in der Satzung bzw. im Dienstvertrag zu regeln, dass mit dem Ausscheiden aus dem Amt auch das Dienstverhältnis endet und umgekehrt.


[1] Zu unterscheiden ist auch die sog. Übungsleiterpauschale, eine solche kommt für Vorstände jedoch nicht in ihrer Funktion als Vorstand in Betracht und wird deshalb nicht erläutert.

[2] Allgemeiner Hinweis: Im BGB finden sich die Regelungen zum Verein in den §§ 21 ff. BGB. Dort sind viele Regelungen vorgesehen, wie etwa die Unentgeltlichkeit des Vorstands, von denen aber in der Satzung abgewichen werden darf. Wann genau die Satzung etwas unterschiedliches Regeln darf ist in § 40 BGB geregelt. Es lohnt sich also bei Satzungsänderungen oder -Erstellungen stets zu schauen, wo § 40 BGB Abweichungen vom Gesetzestext zulässt.

[3] Diese Klausel würde nun erlauben, dass der Vorstand sowohl die Ehrenamtspauschale, als auch sonstige Vergütungen aus z.B. Dienstvertrag, Werkvertrag für seine Tätigkeit erhalten kann.

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