Das Vorstandsamt – Ehrenamt mit Verantwortung

Das Vorstandsamt ist grundsätzlich freiwillig. Niemand kann gezwungen werden, ein Vereinsamt dauerhaft auszuüben. Gleichzeitig handelt es sich um ein rechtlich relevantes Organ mit Pflichten gegenüber dem Verein, den Mitgliedern und Dritten. Ohne sich dies immer zu vergegenwärtigen, befinden sich Vorstandsmitglieder in einem steten Spannungsverhältnis zwischen persönlicher Entscheidungsfreiheit und der Verantwortung für den Verein.

Wer sein Amt vorzeitig niederlegen möchte oder muss, kann dies grundsätzlich jederzeit, doch darf es nicht zur Unzeit passieren; also nicht in einer Situation, in der dem Verein dadurch ein erheblicher Schaden droht, z. B. kurz vor einer wichtigen Frist, bei laufenden Vertragsverhandlungen oder drohender Zahlungsunfähigkeit. Ein Rücktritt darf auch dann nicht erfolgen, wenn der Rücktritt die Handlungsfähigkeit des Vereins konkret gefährdet oder erheblich beeinträchtigt. Übrigens müssen weder die restlichen Vorstandsmitglieder noch die Mitgliederversammlung dem Rücktritt zustimmen, damit er wirksam wird.

Erhalt der Handlungsfähigkeit

Besonders kritisch wird es, wenn mehrere Vorstandsmitglieder gleichzeitig ausscheiden. Dann droht, dass der Vorstand nicht mehr beschlussfähig oder nicht mehr in vertretungsberechtigter Anzahl vorhanden ist. Eine solche Situation birgt Risiken, die den Verein ruinieren können. Vor allem drohen auch Haftungsrisiken – nicht nur für den Verein, sondern unter Umständen auch für die zurückgetretenen ehemaligen Vorstandsmitglieder.

Form der Amtsniederlegung

Gesetzlich ist keine bestimmte Form vorgeschrieben, doch ist es empfohlen, die Niederlegung schriftlich gegenüber mindestens einem anderen Vorstandsmitglied oder der Mitgliederversammlung mitzuteilen. Im Rücktrittsschreiben sollte klar formuliert sein, welches Amt zu welchem Zeitpunkt (sofort oder zu einem bestimmten Datum) niedergelegt wird.

Vorzeitiges Ausscheiden

Ein Vorstandsamt kann auch ohne den Willen des Amtsinhabers vorzeitig enden, etwa durch Tod oder durch Abberufung aus dem Amt. Die Amtsenthebung eines Vorstandsmitglieds ist grundsätzlich möglich, richtet sich aber in erster Linie nach der Vereinssatzung. Häufig sieht diese vor, dass der Vorstand von der Mitgliederversammlung abberufen werden kann – teils jederzeit, teils nur aus wichtigem Grund. Fehlt eine entsprechende Regelung, kann der Vorstand dennoch aus wichtigem Grund abberufen werden, etwa bei groben Pflichtverletzungen, Vertrauensverlust oder Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Amtsausübung.

Hier ist besonders zu beachten, dass die Abberufung als Organ rechtlich von einem bestehenden Dienst- oder Anstellungsverhältnis zu unterscheiden ist – dieses endet nämlich nicht automatisch.

Nachrücken, Ersatzwahl und kommissarische Lösungen

Weist das Vorstandsteam Lücken auf, muss in erster Linie gemäß Satzung vorgegangen werden, um die Handlungsfähigkeit dieses wichtigen Organs sicherzustellen. Viele Satzungen enthalten Regelungen, die das Nachrücken von Ersatzmitgliedern oder eine kommissarische Amtsführung regeln. Oftmals besteht auch die Zuwahl bis zur nächsten Mitgliederversammlung.

Fehlen solche Regelungen, bleibt häufig nur die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung oder als letztes Mittel die Bestellung eines Notvorstands durch das Amtsgericht.

Meldepflichten und Formalien

Ist der Vorstand im Vereinsregister eingetragen, gilt, dass jede Änderung unverzüglich über einen Notar anzumelden ist. Bis zur Eintragung bleibt der bisherige Vorstand formal im Register für Dritte sichtbar. Intern wirkt die Niederlegung zwar sofort, die Außenwirkung hängt von den Angaben im Vereinsregister ab.

Haftung nach der Amtsniederlegung

Mit der wirksamen Niederlegung endet grundsätzlich die Organstellung und die laufende Haftung für neue Vorgänge. Jedoch endet damit nicht die Haftung für Pflichtverletzungen aus der Amtszeit und die Verantwortung für bereits begonnene Vorgänge.

Ein Notvorstand ist ein vom zuständigen Amtsgericht bestellter Vorstand nach § 29 BGB, wenn ein Verein keinen handlungsfähigen Vorstand mehr hat. Ein Notvorstand wird auf Zeit bestellt. In den Notvorstand können sowohl Vereinsmitglieder als auch außenstehende, geeignete Personen berufen werden.

Wichtig zu wissen:

Der Notvorstand wird nur vorübergehend bestellt.

Seine Aufgabe ist es, die Handlungsfähigkeit des Vereins wiederherzustellen, etwa durch Einberufung einer Mitgliederversammlung und Vorbereitung einer Neuwahl.

Die Bestellung erfolgt auf Antrag, z. B. durch Mitglieder, Gläubiger oder in der Praxis häufig durch das Vereinsregistergericht.