Klarheit über Ziele und Aufgaben
Um zu vermeiden, dass sich engagierte Mitglieder und Helfer wie „Dienstboten“ fühlen, sollten alle gleichermaßen vor der Verteilung der Aufgaben über die Ziele informiert werden. Denn schließlich tut man Dinge viel lieber, wenn man genau weiß, wofür man sie tut. Anschließend müssen alle Beteiligten klar darüber informiert sein, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Prioritäten gesetzt werden. Somit wird verhindert, dass Aufgaben doppelt bearbeitet oder vergessen werden.
Motivation und Zusammenhalt
Regelmäßige und transparente Kommunikation stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Motivation der Mitglieder. Wenn alle wissen, was im Verein passiert, fühlen sie sich stärker eingebunden und sind eher bereit, sich auch längerfristig aktiv zu beteiligen. Außerdem fördert eine offene Kommunikationskultur das Vertrauen untereinander.
Schnelle Reaktion
Nicht selten müssen Entscheidungen spontan getroffen oder Änderungen kurzfristig vorgenommen oder Probleme gelöst werden. Vereine mit gelebter Kommunikationskultur tun sich deutlich leichter damit, auch in diesen Situationen schnell zu reagieren und Informationen geregelt an alle Beteiligten zu verteilen.
Digitale Helferlein
Vor allem die digitale Welt bietet Werkzeuge, die helfen, die interne Kommunikation optimal zu gestalten.
E-Mails und Newsletter sind nach wie vor die gängigsten, weil einfachsten Kommunikationsmittel, um Vereinsmitglieder über wichtige Entwicklungen zu informieren. Allerdings können diese recht unübersichtlich werden, wenn viele Informationen weitergegeben werden müssen oder viele Nachrichten im Umlauf sind.
Messenger-Dienste wie WhatsApp, Signal oder Telegram eigenen sich eher für kleine Teams, denn ist die Gruppe zu groß, gehen Informationen gern mal unter. Es sollte auch berücksichtigt werden, dass diese Dienste von manchen Leuten kritisch gesehen werden und die Nutzung nicht gewünscht ist.
Als wirklich gute Alternative dienen Projektmanagement-Tools wie bspw. das kostenfreie Trello. Hier können Aufgaben strukturiert verteilt, Fortschritte überwacht und wichtige Deadlines im Blick behalten werden. Alle Beteiligten haben einen klaren Überblick über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fortschritte, vorausgesetzt, alle Nutzer pflegen ihre Informationen diszipliniert, sprich zeitnah ein.
Zentrale Speicherorte wie Google Drive oder Dropbox sind dienlich, wenn Dokumente von mehreren Personen bearbeitet oder eingesehen werden sollen, bspw. Sitzungsprotokolle, Finanzberichte oder Projektpläne. Wer Dateien-Wildwuchs verhindern möchte, legt eine klare Ordnerstruktur an, an die sich alle Nutzer halten müssen.
Mittlerweile nahezu unverzichtbar sind Plattformen für Videokonferenzen wie Zoom oder MS Teams. Auch wenn es „nur“ ein Treffen am Bildschirm ist, können auf diese Weise Pläne oder Vorgehensweisen persönlich besprochen werden. Denn regelmäßige Treffen sind unerlässlich, um auch Raum für den Austausch von Erfahrungen und persönlichen Anliegen zu gewähren.
Kommunikationswege und Feedback-Kultur
Kommunikation braucht Struktur. Jede und jeder im Verein sollte also wissen, wer wofür konkret zuständig ist und auf welchem Weg Infos weitergereicht werden. Gibt es zum Beispiel einen festen Ansprechpartner für Fragen zur Vereinsverwaltung? Wer informiert die Mitglieder über anstehende Veranstaltungen? Eine klare Rollenverteilung erleichtert die interne Kommunikation erheblich.
Interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße und sollte immer Platz für Rückmeldungen aus den Reihen der Mitglieder und ehrenamtlichen Helferinnen bieten. Denn schließlich sammeln sie viele Erfahrungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und können Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringen. Zum einen können dadurch Prozesse im Verein verbessert werden und zum anderen stärkt das Feedbackgeben Engagement und Motivation, da sich jede und jeder gehört und ernst genommen fühlt.
