Rechtliche Anforderungen
Das Protokoll einer Mitgliederversammlung dient als Beweismittel und Dokumentation. Es soll nachvollziehbar machen, welche Beschlüsse gefasst wurden und wie die Versammlung ablief. Rechtliche Mindestanforderungen ergeben sich aus dem Vereinsrecht (§§ 58, 32 BGB) und ggf. aus der Satzung des Vereins.
Mindestangaben, die jedes Protokoll enthalten sollte:
- Vereinsname und Art der Versammlung (ordentlich / außerordentlich)
- Ort und Datum der Versammlung
- Beginn und Ende der Versammlung
- Versammlungsleiter und Protokollführer
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und Beschlussfähigkeit
- Tagesordnung (ggf. mit Änderungen/Ergänzungen)
- Abstimmungsergebnisse (Beschlüsse, Wahlergebnisse, Mehrheiten, ggf. Stimmenzahlen)
- Unterschriften (Versammlungsleiter und Protokollführer; bei bestimmten Satzungen evtl. zusätzlich Vorstand)
Tipp: Satzung prüfen, ob dort besondere Formerfordernisse genannt sind (z. B. Schriftform, Fristen, Genehmigung durch die nächste MV).
Protokollarten
Es kann zwischen unterschiedliche Formen der Protokollführung entschieden werden. Die einzelnen Protokollarten unterscheiden sich in erster Linie im Detaillierungsgrad.
Das Ergebnisprotokoll
Dieses gilt als Standardform für Vereine und hält die gefassten Beschlüsse und Wahlergebnisse fest. Hierbei wird darauf verzichtet, den gesamten Diskussionsverlauf aufzuzeichnen. Mit diesem knapp und übersichtlich gehaltenen Protokoll lassen sich reguläre Mitgliederversammlungen ohne großen Aufwand dokumentieren.
Das Verlaufsprotokoll
Diese Form des Protokollierens kann genutzt werden, wenn Entscheidungsprozesse dokumentiert werden sollen oder wenn über Themen diskutiert wird, bei denen Uneinigkeit herrscht. Auch wenn Diskussionen und Argumente aufgezeichnet werden, sollten diese immer noch knapp und sachlich niedergeschrieben werden.
Das Wortprotokoll
Wie der Name schon vermuten lässt, werden hier Beiträge der Versammlungsteilnehmer wörtlich wiedergegeben. Dem Protokollanten oder der Protokollantin ein solch aufwendiges Verfahren abzuverlangen, ist nur im absoluten Ausnahmefall vonnöten, beispielsweise dann, wenn hochstrittige Sitzungen zu erwarten sind, die juristisch relevant sind.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass es in der Praxis vollkommen ausreicht, wenn im Protokoll Beschlüsse und Wahlergebnisse sachlich dokumentiert sind, also ein Ergebnisprotokoll verfasst wird. Einzelne Diskussionen können bei Bedarf in stichpunktartiger Kurzform aufgenommen werden.
Praktische Tipps
Vor der Versammlung:
- Tagesordnungspunkte bereits in die Protokollvorlage einfügen
Während der Versammlung:
- Klare Struktur einhalten (TOP für TOP)
- Bei Beschlüssen immer genau notieren: Wortlaut, Stimmenverhältnis (z. B. 25 Ja, 2 Nein, 3 Enthaltungen).
- Bei Wahlen: Zahl der abgegebenen Stimmen, ungültige Stimmen, gewählte Personen.
Nachbereitung:
- Protokoll zeitnah fertigstellen, am besten unmittelbar nach der Versammlung.
- Prüfen, ob wirklich alle Pflichtangaben enthalten sind.
- Erforderliche Unterschriften einholen.
- Finales Protokoll sowohl digital als auch im Original aufbewahren.
Cool bleiben, wenn es hoch her geht
Wird aus einer Diskussion ein handfester Streit, dann gilt für den Protokollanten, neutral zu bleiben und abzuwarten. Persönliche Beleidigungen, sprachliche Entgleisungen oder tumultartige Szenen haben im Protokoll nichts verloren. Vielmehr sollten die Maßnahmen des Versammlungsleiters in Form einer sachlichen Kurznotiz eingefügt werden:
„Die Versammlung musste wegen erheblicher Unruhe für 10 Minuten unterbrochen werden.“
„Die Versammlungsleiterin schloss XY wegen wiederholter Beleidigungen von der weiteren Teilnahme aus.“
Wenn Beleidigungen oder Tätlichkeiten straf- oder zivilrechtlich relevant sein könnten, sollte danach ein separates Gedächtnisprotokoll angefertigt werden. Auf keinen Fall sollte eine Beschreibung solcher Vorfälle ins offizielle Versammlungsprotokoll aufgenommen werden.
