Doch muss nicht für jede Veranstaltung das ganz große Besteck rausgeholt werden, aber es lohnt sich, über bestimmte logistische Sachverhalte gezielt nachzudenken.
- Planung der Besucherzugänge und der Besucherwege (Verkehrsaufkommen, öffentlicher Nahverkehr, Parkplätze, Zugänglichkeit auch für Menschen mit Handicap)
- Planung der Materialwege während des Aufbaus (Witterungsverhältnisse, Erreichbarkeit, Verkehrsbelastungen und Absperrmaßnahmen, Anwohnerinformation)
- Reise und Unterkünfte für Künstler, VIPs oder eingeladene Teilnehmer
(Buchungen, Kontingentplanung, Speisen, Lagerfläche für Equipment oder Garderobe) - Ver- und Entsorgung während der Veranstaltung
- Transport von Künstlern und Equipment
- Planung der Wegführung und Kontrolle der Umsetzung für VIPs und Presse
- Planung der Materialwege während des Abbaus (Terminplanung, Reihenfolgenplanung, Entsorgung und Reinigung)
- Maßnahmenplanung der Verkehrslenkung sowie Abstimmung und Koordination mit den betroffenen Behörden und Organisationen
Auch die Bereitstellung von Möbeln wie Tischen, Stühlen und wenn Reden oder Aufführungen geplant sind, auch Bühnenmodule oder Rednerpulte muss frühzeitig geplant werden.
Es empfiehlt sich, frühzeitig Kontakt zu Dienstleistern aufzunehmen und klare Verträge zu schließen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Ton, Bild und Licht
Im Bereich der technischen Ausstattung stehen meist Licht- und Tonanlagen im Mittelpunkt. Hierbei sind sowohl die Anforderungen der Veranstaltung (z. B. eine Präsentation, ein Konzert oder ein Sportevent) als auch die geltenden Vorschriften zu beachten. Zusätzlich benötigen viele Veranstaltungen IT-Ausstattung wie Projektoren, WLAN-Zugänge oder Zahlungssysteme.
Je größer das Event, desto wichtiger ist es, sich hier auf professionelle Anbieter zu stützen, die auch in Krisensituationen, Stromausfall oder Unterbrechung der Internetverbindung, für schnelle Lösungen sorgen können.
Sicherheitskonzept
Es gibt keine bundeseinheitliche gesetzliche Regelung, die eine feste Teilnehmerzahl für die Pflicht eines Sicherheitskonzepts vorgibt. Daher ist empfohlen, sich beim örtlichen Ordnungsamt und bei der genutzten Location darüber zu informieren, ab welcher Teilnehmerzahl bestimmte Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden müssen.
Meist sind für Veranstaltungen bis 1.000 Personen keine formalen Sicherheitskonzepte erforderlich – für Sicherheit in Sachen Brandschutz und Fluchtwegen muss dennoch gesorgt sein.
Ab 1.000 Personen wird es häufig erforderlich, wenn die Veranstaltung im öffentlichen Raum stattfindet und ab 5.000 teilnehmenden Personen kann davon ausgegangen werden, dass die Behörden ein umfassendes Sicherheitskonzept fordern.
Ein umfassendes Sicherheitskonzept ist also bei großen Veranstaltungen essenziell, um Risiken zu minimieren und alle Beteiligten zu schützen. Grundlage dafür ist eine Gefährdungsbeurteilung, die potenzielle Risiken wie Brandgefahr, Unfälle oder Wetterbedingungen identifiziert. Besonders bei großen Veranstaltungen sollte das Konzept mit lokalen Behörden und der Feuerwehr abgestimmt werden.
Ein zentrales Element des Sicherheitskonzepts ist der Notfallplan. Dieser sollte klare Anweisungen enthalten, wie bei medizinischen Notfällen, Stromausfällen oder Evakuierungen vorzugehen ist. Regelungen zur Ersten Hilfe, wie das Vorhandensein eines Sanitäter Teams oder eines Defibrillators, gehören ebenfalls dazu.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, etwa zu Brandschutz, Versammlungsstättenverordnungen und Haftpflichtversicherung, ist unverzichtbar. Es ist ratsam, eine Checkliste zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden. Gegebenenfalls hält auch das örtliche Ordnungsamt eine solche Checkliste bereit.
Schließlich tragen sichtbare Sicherheitsmaßnahmen wie Absperrungen, Hinweisschilder und Sicherheitskräfte auch zur Beruhigung der Gäste bei. Regelmäßige Überprüfungen während der Veranstaltung gewährleistet die Sicherheit kontinuierlich.
