Der Vorstand muss dafür sorgen, dass die rechtlichen und steuerlichen Bestimmungen sowie die Vereinssatzung eingehalten werden. In den wenigsten Vereinen lässt sich dieses Aufgabenspektrum mit nur einer Person bewältigen. Deshalb gehören dem Vereinsvorstand in der Regel mehrere Personen an. Eine genaue Anzahl oder eine Ober- bzw. Untergrenze sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Vereinssatzung muss allerdings die Größe des Vorstands verbindlich vorgeben und jedes vertretungsberechtigte Vorstandsmitglied ist verpflichtet, sich im Vereinsregister eintragen zu lassen.
Weniger Bürokratie, mehr helfende Hände
Je umfangreicher die Aufgaben, desto größer der Vereinsvorstand? Theoretisch ist das machbar, praktikabel ist dies aufgrund der Satzungs- und Eintragungspflicht aber nicht. Auch interne Entscheidungsprozesse würden gebremst, wenn zu viele Köche mit den gleichen Befugnissen im Vereinsbrei rühren. Deshalb stellt der erweiterte Vorstand einen smarten Kompromiss dar. Er darf den Verein vor Gericht und in Rechtsgeschäften zwar nicht vertreten, muss daher aber auch nicht extra ins Vereinsregister eingetragen werden. Das reduziert den bürokratischen Aufwand enorm, z.B. bei Amtswechseln. Rechte und Pflichten des erweiterten Vorstands basieren ausschließlich auf der Vereinssatzung. Der Verein hat es also selbst in der Hand, ein starkes und effizientes Führungsgremium zu schaffen.
Überlassen Sie Ihre Vorstandsarbeit bitte nicht dem Zufall
Um einen erweiterten Vorstand zu bilden, hat der Verein zwei Möglichkeiten: Wie bei jedem anderen fakultativen Vereinsorgan kann eine explizite Satzungsregelung die Zusammensetzung, die Aufgaben und die Verantwortungsbereiche des erweiterten Vorstands genau definieren. Allerdings können sich Vereine diesen Aufwand auch sparen, indem sie einfach einem Teil der satzungsgemäß vorgesehenen Vorstandsmitglieder keine Vertretungsbefugnis einräumen. Diese Mitglieder bilden dann automatisch den erweiterten Vorstand. Das klingt zunächst wunderbar pragmatisch, hat aber seine Tücken. Denn ohne eindeutige Regelungen über Entscheidungsbefugnisse und Zuständigkeiten des erweiterten Vorstands ist Chaos vorprogrammiert. Die Vereinsarbeit kann durch langwierige Diskussionen und persönliche Differenzen innerhalb eines großen Vorstands ins Stocken kommen.
Deshalb unsere Empfehlung: Definieren Sie die Rechte und Pflichten des erweiterten Vorstands in einer expliziten Satzungsklausel! Praktische Regelungen und Richtlinien können auch in einer zusätzlichen Geschäftsordnung ergänzt werden.
Funktionen des erweiterten Vorstands per Satzung festlegen
Welche konkreten Aufgaben und Funktionen Sie dem erweiterten Vorstand übertragen, bleibt weitestgehend Ihnen überlassen. Wichtig ist, dass diese Funktionen in der Satzung festgelegt worden sind. Dabei kann es sich um interne Beratungsfunktionen, Führungsaufgaben oder vereinsspezifische Anforderungen handeln, solange diese keine Vertretungsbefugnis erfordern. Auch bestimmte Funktionsträger im Verein wie Sparten- oder Abteilungsleiter können dem erweiterten Vorstand angehören, ebenso wie alle anderen fakultativen Organe, also der Schriftführer, der Presse- oder Jugendwart. Beisitzer ohne konkrete Funktion oder Ressortzuteilung können ebenfalls zum erweiterten Vorstand zählen und mit wechselnden Aufgaben betraut werden mit dem Ziel, sie für ein späteres Pflichtamt im Vorstand zu qualifizieren.
Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist nicht immer besser
Als zusätzliche Funktion kann der erweiterte Vorstand auch die Vertretungsmacht des geschäftsführenden Vorstands einschränken, indem Vertragsabschlüsse oder Entscheidungen über Aufwendungen aus rechtlicher Sicht nur möglich sind, wenn auch die Mitglieder des erweiterten Vorstandes zustimmen. Das verhindert im Zweifelsfall kostspielige Alleingänge und komplexe Veränderungen des Vereinslebens nur durch Einzelne. Doch Vorsicht, diese Kontrollfunktion sollte präzise und mit Maß gehandhabt werden, um den Vorstand als effektives Exekutivorgan nicht unnötig zu blockieren.
Was muss in der Satzung geregelt sein?
Deshalb ist es wichtig, in der Satzung die Kompetenzen und Mitbestimmungsrechte des erweiterten Vorstands klar und transparent zu regeln. Dazu gehören insbesondere:
- die Zusammensetzung des erweiterten Vorstands,
- die Wahl bzw. Bestellung seiner Mitglieder,
- die ihm übertragenen Aufgaben,
- Regeln zur Einberufung zu den Vorstandssitzungen,
- Beschlussfähigkeit des erweiterten Vorstands,
- Stimmrecht in Vorstandssitzungen
Ein wichtiger Hinweis: Ohne Satzungsregel tagt grundsätzlich der gesamte Vorstand inklusive der nicht vertretungsberechtigten Mitglieder, die bei Entschlussfassungen das gleiche Stimmrecht haben, wie der geschäftsführende Vorstand. Soll diesem aber aufgrund seiner Verantwortung und seines größeren Haftungsrisikos mehr Stimmgewicht gegeben werden, muss dies satzungsgemäß festgelegt werden, zum Beispiel indem man dem erweiterten Vorstand das Stimmrecht entzieht oder dem BGB-Vorstand eine Doppelstimme gewährt wird.
Bestellung des erweiterten Vorstands als optionales Organ
Der erweiterte Vorstand wird, wie grundsätzlich alle Vereinsorgane, von der Mitgliederversammlung gewählt und bestellt. Allerdings ist es mit einer Satzungsregelung zur Selbstergänzung auch möglich, die Bestellung der zusätzlichen Mitglieder dem geschäftsführenden Vorstand zu überlassen. Die Mitgliederversammlung wählt dann nur den BGB-Vorstand, der wiederum bestellt die Kandidaten des erweiterten Gremiums.
Wie viele Personen der erweiterte Vorstand umfasst, muss übrigens nicht in der Satzung festgelegt werden. Der Verein sollte sich daher mit der richtigen Formulierung alle Optionen offenhalten, denn nicht immer stehen genügend Kandidaten zur Wahl. Mit folgender Satzungsklausel können Sie den erweiterten Vorstand als optionales Organ etablieren:
„Der geschäftsführende Vorstand besteht aus fünf Mitgliedern, von denen jeweils zwei gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Zusätzlich kann die Mitgliederversammlung weitere Vorstandsmitglieder ohne Vertretungsbefugnis bestellen und bei der Bestellung über deren Zahl und Aufgabenbereiche entscheiden.“
Auch der erweiterte Vorstand trägt ein Haftungsrisiko
Der erweiterte Vorstand besitzt zwar keine Vertretungsmacht nach außen, ist aber dennoch maßgeblich an Vereinsentscheidungen beteiligt. Dem Verein gegenüber kann er sich daher je nach Satzungsklausel für vorsätzlich und/oder grob fahrlässig verursachte Schäden persönlich haftbar machen. Das Expertenteam des Deutschen Ehrenamts hilft Ihnen durch die fundierte Vorstandsberatung, Fehler zu vermeiden. Und sollte es dennoch zum Schaden kommen, sind Ihre Vorstände mit dem Vereins-Schutzbrief rundum abgesichert.
