Vorstände stellen sich deshalb regelmäßig die Frage, ob Sitzungsprotokolle, Einladungen oder Beschlüsse auf Englisch verfasst werden dürfen.

Interne Unterlagen

Das deutsche Vereinsrecht enthält keine ausdrückliche Vorgabe, dass interne Vereinsunterlagen zwingend auf Deutsch erstellt werden müssen. Deshalb können Vereine ihre interne Kommunikation grundsätzlich auch auf Englisch führen – insbesondere dann, wenn die Mitglieder überwiegend international zusammengesetzt sind.

Unter interne Unterlagen fallen in der Regel:

• Protokolle von Vorstandssitzungen oder Mitgliederversammlungen,
• Einladungen und Tagesordnungen,
• interne Richtlinien,
• Rundschreiben oder Arbeitsunterlagen.

Voraussetzung für dieses Vorgehen ist allerdings, dass die Vereinssatzung keine anderslautende Regelung enthält. Enthält die Satzung etwa die Festlegung, dass „Deutsch Vereinssprache“ ist, muss diese Vorgabe beachtet werden.

Behörden und Vereinsregister

Anders sieht es bei Unterlagen aus, die gegenüber staatlichen Stellen verwendet werden. Registergerichte und Behörden arbeiten grundsätzlich in deutscher Sprache.
Das betrifft insbesondere:

• Satzung,
• Anmeldungen zum Vereinsregister,
• Unterlagen zu Vorstandswahlen oder Satzungsänderungen,
• Kommunikation mit dem Finanzamt.

In der Praxis verlangen Registergerichte regelmäßig deutschsprachige Fassungen oder zumindest beglaubigte Übersetzungen. Selbst wenn der Verein intern Englisch verwendet, empfiehlt es sich daher, wichtige Beschlüsse zusätzlich auf Deutsch vorzuhalten.

Protokolle als Beweismittel

Da nicht immer alles glatt läuft, sollten Vorstände bedenken, dass Protokolle nicht nur der Dokumentation dienen, sondern häufig auch als Beweismittel im Streitfall. Kommt es also später zu Streitigkeiten über Beschlüsse oder Zuständigkeiten, muss nachvollziehbar sein, was tatsächlich beschlossen wurde.

Problematisch kann es werden, wenn einzelne Mitglieder oder Vorstandsmitglieder die verwendete Sprache nicht sicher beherrschen. Deshalb empfiehlt sich insbesondere bei rechtlich wichtigen Themen:

• eine klare Sprachregelung in Satzung oder Geschäftsordnung,
• zweisprachige Dokumente,
• oder zumindest deutschsprachige Zusammenfassungen wichtiger Beschlüsse.

Praxis-Tipp

Für international ausgerichtete Vereine bietet sich eine pragmatische Lösung an:

• Englisch als interne Arbeitssprache,
• Deutsch für Behördenkontakte und registerrelevante Unterlagen.

Eine mögliche Satzungsregelung könnte lauten:

„Die Vereinssprache ist Englisch. Gegenüber Behörden und dem Vereinsregister werden erforderliche Unterlagen in deutscher Sprache eingereicht.“

Damit schafft der Verein Klarheit und vermeidet spätere rechtliche Unsicherheiten.