1. Welche Art von Veranstaltung ist geplant, bspw. Konzert, Ausstellung, Jubiläumsfeier, Volksfest, Kongress, digitale Formate usw.?
   Unterschiedliche Veranstaltungsarten erfordern besondere rechtliche oder behördliche Anforderungen. Bspw. müssen für manche Veranstaltungen Genehmigungen eingeholt werden oder es gelten besondere Verkehrssicherungspflichten, die eingehalten werden müssen.
   
2. In welcher Form findet Datenverarbeitung statt? Bspw. werden beim Ticketverkauf, Helferlisten, Einsatz von Konferenzsystemen usw. personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet.
   
3. Kommt Künstliche Intelligenz zum Einsatz?
   Hier wird es schon sehr speziell, aber bspw. könnten für die Bewerbung der Veranstaltung künstlich erzeugte Bilder genutzt werden. Hieraus können sich rechtliche Folgen ergeben, die besser vorab geklärt sein sollten.
   
4. Werden urheberrechtlich geschützte Werke genutzt oder sollen Fotos auf der Veranstaltung gemacht und hinterher veröffentlicht werden?
   Ob DJ, Live-Band, Orchester oder Solo-Künstler, in der Regel werden Werke dargeboten, die von anderen geschaffen wurden und für deren Nutzung Gebühren fällig werden.
   Bei nahezu jeder Veranstaltung wird fotografiert. Um die Bilder nutzen zu können, muss vorab einiges geregelt sein.
   
5. Werden künstlerische oder publizistische Leistungen erbracht?
   Für die Leistungen, die Künstler gegen Gage auf einer Veranstaltung darbieten, gelten ebenfalls Besonderheiten, die man schon bei der Veranstaltungsplanung, bzw. der Budgetierung berücksichtigen sollte.

Besonderheit Kooperationen

Die Organisation von Veranstaltungen stellt Vereine häufig vor große Herausforderungen – personell, finanziell und organisatorisch. Eine Lösung kann die Zusammenarbeit mehrerer Vereine sein, um Ressourcen zu bündeln und Synergien zu nutzen. Doch gemeinsame Veranstaltungen bergen auch rechtliche und haftungsrechtliche Risiken, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen.

Rechtliche Grundlagen für die Zusammenarbeit

Damit eine Zusammenarbeit zwischen Vereinen rechtlich abgesichert ist, sollte sie auf einer klaren Grundlage basieren. Die wichtigsten Aspekte dabei sind:

Rechtsform der Kooperation: Vereine können eine lose Zusammenarbeit ohne eigene Rechtsform eingehen oder eine juristische Person gründen, z. B. eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Letzteres bringt allerdings weitreichende rechtliche Konsequenzen mit sich, insbesondere bei der Haftung.

Kooperationsvertrag: Ein schriftlicher Kooperationsvertrag zwischen den beteiligten Vereinen regelt die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit. Darin sollten unter anderem folgende Punkte geklärt werden:

• Nennung der beteiligten Parteien
• Gegenstand der Zusammenarbeit
  Bezeichnung des Vorhabens und Ziel des Projekts
• Dauer der Zusammenarbeit und Kündigungsregelung
• Rechte und Pflichten der Partner
• Durchführung und finanzielle Regelungen:
  Wie werden Kosten und Einnahmen aufgeteilt?
  Wer haftet für Verluste?
• Verantwortlichkeiten: Wer ist der Veranstalter im rechtlichen Sinne?
• Versicherungsfragen: Welche Versicherungen werden abgeschlossen, und welcher Verein trägt diese?

Haftungsrechtliche Aspekte

Ein zentrales Thema bei gemeinsamen Veranstaltungen ist die Haftung. Kommt es zu Schäden, können die Folgen für die beteiligten Vereine gravierend sein. Folgende Punkte sind daher besonders wichtig:

• Veranstalterhaftung: Der rechtliche Veranstalter haftet für Schäden, die im Rahmen der Veranstaltung entstehen, z. B. bei Unfällen oder Sachbeschädigungen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Schaden durch Vereinsmitglieder oder Dritte verursacht wurde.
• Gesamtschuldnerische Haftung: Bei einer Zusammenarbeit ohne klare Absprachen können alle beteiligten Vereine gesamtschuldnerisch haften, d. h., jeder Verein kann für den gesamten Schaden in Anspruch genommen werden.
• Haftpflichtversicherung: Es sollte unbedingt geklärt werden, ob die bestehende Vereinshaftpflicht-Versicherung die Veranstaltung abdeckt. Gegebenenfalls ist der Abschluss einer zusätzlichen Veranstaltungshaftpflicht-Versicherung notwendig.

Klare Regelungen für eine sichere Zusammenarbeit

Um Haftungsrisiken zu minimieren und die Zusammenarbeit rechtssicher zu gestalten, sind klare vertragliche Regelungen unverzichtbar. Ein Kooperationsvertrag bietet hier die beste Grundlage.

1. Definition des Veranstalters: Ein Verein sollte als Hauptveranstalter benannt werden, um rechtliche Klarheit zu schaffen. Dieser Verein trägt dann die Hauptverantwortung, kann jedoch über den Vertrag Kosten und Aufgaben auf die Partnervereine verteilen.
2. Haftungsverzicht und Schadensausgleich: Der Vertrag sollte Regelungen enthalten, wie mit etwaigen Schadensforderungen umgegangen wird. Zum Beispiel kann ein Haftungsausschluss für leichte Fahrlässigkeit vereinbart werden.
3. Versicherungsschutz: Alle beteiligten Vereine sollten gemeinsam prüfen, welche Versicherungen notwendig sind und wie die Kosten dafür aufgeteilt werden. Eine Veranstaltungsversicherung sollte als Mindeststandard gelten.
4. Kommunikation und Dokumentation: Regelmäßige Abstimmungstreffen und eine gute Dokumentation der Entscheidungen sind essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden.

Erste Schritte zur Veranstaltungsplanung

Behördliche Genehmigungen

Die Art der Genehmigungen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Veranstaltungsort, der Teilnehmerzahl, der Art des Angebots (z. B. Speisen und Getränke) und den geplanten Aktivitäten. Außerdem basieren die Regeln häufig auf Gesetzen, die auf Landesebene beschlossen wurden und daher auch unterschiedlich sind. Da Behörden oft lange Vorlaufzeiten benötigen, um Genehmigungen zu erteilen, sollte schon frühzeitig, also drei bis sechs Monate vor der Veranstaltung mit den jeweiligen Behörden Kontakt aufgenommen werden.

Anmeldung der Veranstaltung und Aktivitäten

Jede öffentliche Veranstaltung muss beim Ordnungsamt der Gemeinde oder Stadt angemeldet werden. Dabei sollten die Details der Veranstaltung wie Ort, Datum, Teilnehmerzahl und geplante Aktivitäten angegeben werden.

Eine besondere Aktivität ist die Bewirtung mit Speisen und Getränken, insbesondere der Ausschank von alkoholischen Getränken. Hierfür muss eine Ausschankgenehmigung beantragt werden. Diese einmalige Gestattung kann zwischen 20 und 200 Euro kosten.
Für die Zubereitung und Ausgabe von Lebensmitteln gelten gewisse Hygienestandards, bspw. wenn Lebensmittel vor Ort zubereitet werden, müssen die Personen vorab gemäß der Lebensmittelhygiene-Verordnung eine Hygieneschulung beim Gesundheitsamt besucht werden. Und auch der Umgang mit besonders verderblichen Lebensmitteln wie Fleisch oder Fisch verlangt häufig nach einer gesonderten Meldung.

Findet die Veranstaltung auf öffentlichen Flächen (z. B. Straßen, Parks) statt, ist eine Sondernutzungserlaubnis erforderlich und meist wird von der Kommune eine Bestätigung über den Versicherungsschutz gefordert.

Hinsichtlich des Veranstaltungsorts sollte geklärt sein, welche Brandschutzauflagen erfüllt werden müssen, welche Regelungen zum Lärmschutz gelten und ob ggfls. eine Nutzungsänderung für das Gebäude oder die Fläche beantragt werden muss. Müssen Straßen, bspw. für einen Umzug gesperrt werden, ist eine Genehmigung der Straßenverkehrsbehörde notwendig. Für die Umsetzung müssen Polizei oder Feuerwehr informiert werden.

Für größere Veranstaltungen könnte die Auflage bestehen, ein Sicherheitskonzept vorzulegen, das Rettungswege, Ordnerdienste und Sanitätsdienst berücksichtigt. Außerdem muss sichergestellt sein, dass ausreichend sanitäre Anlagen vorhanden sind. Eventuell müssen mobile Toiletten angemietet werden.

Bedacht werden sollte auch die Parkraumbewirtschaftung und Besucherlenkung. Bei erhöhtem Verkehrsaufkommen müssen ggfls. Parkflächen angemietet und ein Parkdienst beauftragt werden.
Für Verkaufsstände auf einem Markt (z. B. für Speisen, Getränke oder Waren) ist in der Regel eine Standgenehmigung erforderlich. 

Achtung bei Lotterie oder Tombola

Eine Lotterie ist ein Glücksspiel, bei dem nach vorgegebenen Regeln bestimmte Geldbeträge gewonnen werden können. Die Aussicht auf einen Gewinn muss dabei überwiegend vom Zufall abhängen und nicht von den persönlichen Fähigkeiten und Leistungen der Teilnehmer. 

Bei einer Ausspielung, oder salopp Tombola, werden anstelle von Geldgewinnen Sachpreise oder sogenannte „geldwerte Vorteile“ wie zum Beispiel Gutscheine verlost. 

Öffentlich und damit genehmigungspflichtig ist eine Lotterie oder Ausspielung immer dann, wenn ein offener Personenkreis daran teilnehmen kann, bspw. bei einer Veranstaltung.

Last but not least

Bei Outdoor-Veranstaltungen ist das Wetter ein entscheidender Faktor.
Erstellen Sie einen Notfallplan, damit ein kurz andauernder Platzregen oder eine Windböe nicht die komplette Veranstaltung kippt.
Kalkulieren Sie mit dem Risiko, die Veranstaltung kurzfristig absagen zu müssen, empfiehlt es sich, zusätzlich eine Veranstaltungsausfall-Versicherung abzuschließen.
Außerdem sollte es auf der Veranstaltung mindestens eine Person geben, die als Ansprechpartner fungiert, falls Kontrolleure oder die Polizei aufkreuzen. Diese Ansprechperson sollte alle Genehmigungen, die im Vorfeld eingeholt wurden und auch Regelungen zu Bestimmungen, bspw. Lärmschutz, griffbereit haben, um Fragen unkompliziert und kompetent regeln zu können.