Gesetzliche Grundlagen

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schreibt in § 32 Abs. 1 BGB vor, dass Mitgliederversammlungen ordnungsgemäß einzuberufen sind. Was „ordnungsgemäß“ bedeutet, wird durch die Satzung des jeweiligen Vereins konkretisiert. Enthält die Satzung keine Regelungen, greifen die gesetzlichen Mindestanforderungen.

Form der Einladung

Auf welchem Weg die Einladung übermittelt werden muss, regelt zumeist die Satzung. Dort heißt es häufig, dass „schriftlich“ oder „schriftlich per Brief oder per E-Mail“ eingeladen werden muss.
Hier heißt es, genau zu sein: „per Brief oder postalisch“ bedeutet eindeutig, dass eine Einladung in Papierform erforderlich ist. Sieht die Satzung lediglich „schriftlich“ vor, dann ist heute gängig und akzeptiert, dass damit auch eine Einladung per E-Mail erfolgen darf. Zulässig ist auch die Veröffentlichung im Vereinsblatt oder auf der Vereinswebsite, sofern die Satzung dies ausdrücklich vorsieht.

Eingeladen werden müssen alle stimmberechtigten Mitglieder. Bei Vereinen, die neben ordentlichen Mitgliedern auch andere Formen der Mitgliedschaften zulassen, bspw. Fördermitglieder oder Ehrenmitgliedern, sollte geprüft werden, ob auch diese in den Einladungsverteiler einzubeziehen sind.

Fristen

In der Satzung ist meist eine Ladungsfrist festgelegt, häufig zwischen zwei und vier Wochen. Wird die Frist nicht eingehalten, sind gefasste Beschlüsse anfechtbar. Im Zweifel gilt: lieber etwas früher einladen, um rechtlich sicherzugehen.

Inhalte der Einladung

• Absender (einladendes Organ, meist Vorstand)
• Art der Versammlung (ordentliche oder außerordentliche Mitgliederversammlung)
• Ort und Zeit der Versammlung
• Tagesordnungspunkte (TOPs) – insbesondere wichtige Themen wie Wahlen oder Satzungsänderungen müssen im Voraus angekündigt werden.

Fehlen Tagesordnungspunkte, können diese in der Regel nicht wirksam beschlossen werden – es sei denn, die Satzung erlaubt eine spontane Ergänzung.

Fehler vermeiden

• Einladung an falsche oder veraltete Adressen
• Fristversäumnis
• Fehlende Angabe wesentlicher Tagesordnungspunkte
• Keine Unterschrift oder fehlender Absender

Sonderfälle

Außerordentliche Mitgliederversammlung

Eine außerordentliche Mitgliederversammlung wird dann einberufen, wenn dringende Entscheidungen anstehen, die nicht bis zur nächsten regulären Versammlung warten können – etwa bei Vorstands­rücktritt oder akuten Finanzproblemen.

• Einberufungsrecht: Häufig liegt es beim Vorstand, manchmal auch bei einer bestimmten Anzahl von Mitgliedern (z. B. 10 %).
• Fristen: Oft kürzer als bei einer ordentlichen Versammlung, müssen aber in der Satzung klar geregelt sein.
• Tagesordnung: Dringlichkeitsthemen (z. B. Nachwahl eines Vorstandsmitglieds) müssen klar benannt werden.

Digitale Mitgliederversammlung

Spätestens seit der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass Versammlungen auch online stattfinden können.

• Satzungsklausel: Erforderlich ist eine Satzungsgrundlage, die virtuelle oder hybride Versammlungen erlaubt.
• Einladung: Muss eindeutig auf das digitale Format hinweisen und die technischen Zugangsdaten enthalten.
• Beschlussfassung: Auch online sind geheime Abstimmungen möglich (z. B. über spezielle Wahlsoftware).

Muster für ein Einladungsschreiben

Einladung zur ordentlichen Mitgliederversammlung

Sehr geehrtes Vereinsmitglied,

hiermit laden wir Sie herzlich zur ordentlichen Mitgliederversammlung des Vereins [Vereinsname] ein.

Datum: Tag, Monat, Jahr
Uhrzeit: xx:00 Uhr
Ort: Vereinsheim, Musterstraße 10, 12345 Musterstadt

Anträge zur Tagesordnung können bis spätestens bis ________ schriftlich beim Vorstand eingereicht werden.

Wir freuen uns auf Ihr Kommen!

Mit freundlichen Grüßen
Der Vorstand
[Vereinsname]