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21.11.2023

Nachweispflichten bei der Nutzung von Aufwands­entschädigungen

Die Knie von Vereinsvorständen fangen schon mal an zu schlottern, wenn Rentenversicherungsträger eine Prüfung ankündigen. Denn immer wieder ist zu lesen, dass Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden müssen, weil Vereine oder andere gemeinnützige Organisationen die geforderten Voraussetzungen für die Nutzung des Übungsleiter- und Ehrenamtsfreibetrags nicht eindeutig nachweisen können. Ein Fall aus der Praxis zeigt, dass schon lückenhafte Dokumentation zu Nachforderungen führen kann.

Ein gemeinnütziger Verein, dessen Satzungszweck die Förderung der Bildung und Erziehung von Kindern und Jugendlichen sowie die Gesundheitsförderung ist, bot Seminare sowie Schulungs- und Trainingsmaßnahmen an, die von Honorarkräften durchgeführt wurden. Diese Honorarkräfte übernahmen neben der Durchführung der Kurse auch Helfer- und Bürotätigkeiten. Als der Prüfdienst des Rentenversicherungsträgers die Abrechnungen durchsah, zeigte sich folgendes Bild:

  • Honorarverträge mit unterschiedlichen Stundensätzen für die Kursleitung (10 Euro/Std.) und für Helfer- bzw. Bürotätigkeiten (5 Euro/Std.)
  • eEne wöchentliche oder monatliche Arbeitszeitvereinbarung fehlte, nur Stundenzettel wiesen pro Honorarkraft 80 und mehr Arbeitsstunden auf,
  • Es war nicht zu ersehen, wann Kursleitung und wann Helfer- bzw. Bürotätigkeiten ausgeübt wurden.

Die Betriebsprüfung ergab, dass aus den vorgelegten Unterlagen nicht nachvollzogen werden konnte, dass es sich entweder um selbstständig ausgeübte Tätigkeiten gehandelt haben mag oder um Beschäftigung, die über Ehrenamts- bzw. Übungsleiterpauschale vergütet werden konnte.

Die Rentenversicherung behandelte die Vergütungen als sozialversicherungspflichtig und der Verein musste Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen.

Der richtige Weg mit Ehrenämtlern

Idealerweise hätte der Verein mit seinen Ehrenamtlern jeweils zwei unterschiedliche Verträge abschließen sollen: Einen für die Übungsleitertätigkeit und einen für die Bürotätigkeiten.
Darin wären nebst der Vergütung die Arbeitszeiten (wöchentlich oder monatlich) geregelt. Alternativ wären auch Stundennachweise in Ordnung gewesen, wenn diese sehr detailliert Auskunft darüber gegeben hätten, für welche Tätigkeit wie viel Zeit aufgewendet wurde.

Der richtige Weg mit Honorarkräften

Beschäftigen Sie Personen, die Sie für Ihre Leistung mit einem Honorar vergüten sollten Sie mit diesen ebenfalls schriftliche Vereinbarungen treffen, bspw. die Erteilung eines Auftrags. Eine solche Vereinbarung sollte mindestens diese Punkte regeln:

  • Informationen über die Vertragsparteien (Namen, Anschrift, weitere Daten)
  • Dauer des Honorarvertrags
  • Angaben über die zu erbringende Leistung
  • Höhe des Honorars (Stundenlohn oder Gesamthonorar)
  • Ausweis der Mehrwertsteuer, falls notwendig
  • Abmachungen über Vorschüsse oder Teilzahlungen
  • Mögliche Vereinbarungen zu Kündigungen
  • Datum, Ort, Unterschrift

Tipp

Um sicher zu gehen, dass bei einer Prüfung nicht doch noch festgestellt wird, dass es sich doch um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis handelt, sollten Sie sicherstellen, dass die Merkmale einer Honorarkraft erfüllt sind:

  • Eine Honorarkraft ist nicht in den Verein eingegliedert, nutzt nicht zwangsläufig Büro oder Arbeitsmittel des Vereins
  • Eine Honorarkraft ist nicht weisungsgebunden, also grundsätzlich frei in der eigenen Arbeitsweise
  • Eine Honorarkraft entscheidet frei, ob der Auftrag angenommen wird oder nicht, trägt also das unternehmerische Risiko

Nach § 3 Nr. 26 und 26a Einkommensteuergesetz sind diese Aufwandspauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzungen sind, dass die Tätigkeit nebenberuflich bei einer gemeinnützigen Organisation ausgeübt wird. Beim Übungsleiterfreibetrag gilt die Einschränkung, dass nur pädagogische, künstlerische und pflegerische Tätigkeiten begünstigt sind. Alle Infos dazu finden Sie unter www.deutsches-ehrenamt.de

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