Bedarfsermittlung

Der erste planerische Schritt besteht darin, den genauen Bedarf zu ermitteln:
Welche Aufgaben müssen erledigt werden, und wie viele Personen werden dafür benötigt? Typische Aufgaben umfassen bspw. Auf- und Abbau, Ticketverkauf/Einlasskontrolle, die Betreuung von Gästen, Catering und Service, Erste Hilfe usw.

Zeit- und Aufgabenplan

Für Helferinnen und Helfer ist es wichtig zu wissen, wann genau sie gebraucht werden und welche Aufgaben sie konkret erfüllen sollen. Deshalb sollten ein Zeitplan und Aufgabenbeschreibungen für die Ehrenamtlichen erstellt werden. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Schulungen oder Einweisungen für spezifische Aufgaben anzubieten, etwa im Umgang mit Technik oder beim Einlassmanagement. Generell ist es gut, wenn ein Treffen aller Helferinnen und Helfer anberaumt wird, um alle auf den gleichen Stand zu bringen und, um Fragen Einzelner zu klären.

Koordination

Für die Helfer-Koordination ist es empfehlenswert, eine Tabelle anzulegen. Darin werden alle Personen namentlich und zeitlich den einzelnen Aufgaben zuordnet. Damit kann vermieden werden, dass Personen doppelt zugeteilt werden und im Nachgang der Veranstaltung kann anhand dieser Tabelle nachvollzogen werden, wer wie viele Stunden vor Ort war – beispielsweise, um die Auszahlung einer Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale zu dokumentieren.
Wichtig ist, dass ein Ansprechpartner aus den Leitungsteam für kurzfristige Fragen und Notfälle erreichbar ist. Gibt es mehr Hilfswillige als tatsächlich benötigt, könnten einige dieser Personen stand-by zur Veranstaltung kommen, um im Notfall mit anzupacken. 

Wertschätzung

Kleine Gesten wie Freigetränke, Snacks oder ein Dankeschönschreiben steigert die Zufriedenheit der Helfenden und erhöht die Bereitschaft, den Verein auch zukünftig zu unterstützen.