Die Einnahmen und Ausgaben eines Vereins können vielschichtig sein. Mitgliedsbeiträge, Fördersummen oder Spenden- und Sponsorengelder auf der einen Seite und auf der anderen Seite Ausgaben für Personal und Miete, aber auch für Veranstaltungen, Reparaturen und Renovierungen oder neues Vereinsequipment. Um die Vereinsarbeit im Voraus planen zu können und sicherzustellen, dass auch genügend Geld für alle Vorhaben vorhanden ist, empfiehlt sich ein professioneller Haushaltsplan.

Wo ist der Haushaltsplan am besten geregelt?

Als Planungs- und Steuerungsinstrument ist er nicht nur für größere Vereine sinnvoll. Jede gemeinnützige Organisation profitiert von einem strukturierten Haushaltsplan, nicht zuletzt weil die strenge Mittelbindung besondere Anforderungen an die Finanzplanung stellt. Eine gesetzliche Verpflichtung für die Aufstellung von Haushalts- oder Wirtschaftsplänen gibt es für Vereine jedoch nicht. Allerdings kann sich aus der Satzung, einer Vereinsordnung, einem Beschluss der Mitgliederversammlung oder aber durch den jahrelangen „Brauch“ die Pflicht für den Vorstand ergeben, einen solchen Plan jährlich aufzustellen.

Meist wird die Erstellung des Haushaltsplans in einer satzungsergänzenden Finanzordnung geregelt. Diese sollte neben InhaltundZuständigkeiten auch relevante Fristenund Termine festlegen sowie Vorgaben zu Kontroll- und Änderungsverfahren machen. In der Regel und sofern die Satzung nichts anderes vorgibt, erstellt der Vorstand den Haushaltsplan im Rahmen seiner Geschäftsführungspflichten und legt ihn der Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vor. Als Grundlage dienen das Wirtschaftsergebnis des abgelaufenen Geschäftsjahres sowie die mit Kosten verbundenen Vorhaben im neuen Jahr.

Was steht im Haushaltsplan?

Der Haushaltsplan kann sich am Kontenplan des Vereins orientieren und sollte in jedem Fall die Unterscheidung der vier steuerlichen Bereiche Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb berücksichtigen. Der Ideelle Bereich und Zweckbetrieb können allerdings auch als Steuerbegünstigter Bereich zusammengefasst werden. Für jeden steuerlichen Bereich werden dann die hier zu erwartenden Einnahmen den entsprechenden Ausgaben gegenüber gestellt und der Saldo errechnet.

Woran sollten Sie bei der Erstellung noch denken?

Gemeinnützige Vereine müssen berücksichtigen, dass sie aufgrund der Mittelbindungsvorschriften Verluste zwischen den steuerbegünstigten Bereichen, der Vermögensverwaltung und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb nur in Sonderfällen ausgleichen dürfen. Es ist also wichtig, dass die Budgetplanung getrennt erfolgt und in der Vermögensverwaltung sowie dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Bereich keine Verluste entstehen.

Für Zuschüsse gilt zumeist eine Zweckbindung. Öffentliche Mittel werden in der Regel projektbezogen bewilligt. Sie dürfen daher nicht wahllos für andere Vereinsaktionen ausgegeben werden oder in den allgemeinen Haushalt eingehen, sondern müssen dem vorgesehenen Zweck im steuerbegünstigten Bereich zugeordnet werden.

Planen Sie immer eine Sicherheitsmarge in Höhe von fünf bis zehn Prozent der Haushaltssumme ein. Das dient dazu, unerwartete Einnahmeausfälle, Kostensteigerungen oder außergewöhnliche Belastungen abzufedern. Keinesfalls sollte diese Reserve aber als frei verfügbare Zusatzmittel verstanden werden.  

Abteilungen von Spartenvereinen mit eigener Budgethoheit müssen einen eigenen Haushaltsplan aufstellen, der vom Gesamtvorstand genehmigt wird. Auch hier muss unbedingt auf die Mittelbindung im Sinne der Gemeinnützigkeit geachtet werden. Verstöße gehen nämlich zulasten des Gesamtvereins.

Wie lässt sich die Planung ideal vorbereiten?

Wie nimmt man nun sinnvoll den Haushaltsplan für den eigenen Verein in Angriff? Zunächst ist einiges an Fleißarbeit erforderlich. Informationen müssen eingeholt und Unterlagen zusammengestellt werden. Wurde im vergangenen Jahr bereits ein Haushaltsplan erstellt, kann dieser eine gute Ausgangsbasis darstellen. Folgende Punkte sollten jedoch unbedingt überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden:

• Wie hat sich die Mitgliederzahl entwickelt?
• Ist mit einem Wachstum oder einem Rückgang des Spendenaufkommens zurechnen?
• Muss eine allgemeine Teuerungsrate (Strom, Wasser, Gas) einkalkuliert werden?
• Steigen die Miete oder Pacht in diesem Jahr?
• Ist mit zusätzlichen Fördermittelzusagen zu rechnen oder laufen bestehende Förderungen aus?
• Werden die Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mittelfristig zu oder abnehmen?

Wie erstellt man einen Haushaltsplan Schritt für Schritt?

Nach einer gewissenhaften Rückschau des Vorjahresplans mit entsprechender
Abweichungsanalyse geht es nun an die Planung für das bevorstehende Geschäftsjahr. Hier
sind die Schritte, die man in der Regel befolgen sollte:

1. Erfassung der Einnahmen: Sammeln Sie Informationen über alle Einnahmen des Vereins, einschließlich Fördermittel, Mitgliedsbeiträge, Spenden, Sponsoring, Veranstaltungseinnahmen usw. Ordnen Sie die Einnahmen den Steuerbereichen oder expliziten Projekten zu  und schätzen Sie, wie viel Geld in jedem Monat erwartet wird.
2. Maßnahmenplanung: Stellen Sie alle Projekte zusammen, die der Verein im kommenden Jahr umsetzen möchte und priorisieren Sie diese nach ihrer Dringlichkeit.
3. Kostenschätzung der geplanten Maßnahmen: Kalkulieren Sie grob die Kosten für die einzelnen Projekte. Denken Sie daran, Ausgaben großzügig und Einnahmen eher vorsichtig anzusetzen.
4. Aufstellung der sonstigen Ausgaben: Tragen Sie, basierend auf dem Wirtschaftsergebnis des abgelaufenen Geschäftsjahres, alle zu erwartenden Ausgaben des Vereins zusammen, einschließlich Miete, Strom, Wasser, Telefon, Versicherungen, Gehälter, Honorare, Materialien usw. Ordnen Sie die Ausgaben den Steuerbereichen zu.
5. Erstellung eines Haushaltsplans: Stellen Sie für jeden Steuerbereich die planbaren Einnahmen und Ausgaben gegenüber und weisen Sie ggf. einzelnen Abteilungen Mittel zu. Achten Sie auf eine ausreichende Kostendeckung in den steuerbegünstigten Bereichen.
6. Überprüfung und Genehmigung: Überprüfen Sie den Haushaltsplan sorgfältig und legen sie ihn der Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vor.

Tipp: Um diesen Prozess zu erleichtern, kann es hilfreich sein, eine Finanzsoftware zu verwenden, die es ermöglicht, Einnahmen und Ausgaben leicht zu verwalten und zu kategorisieren.

Welche rechtliche Bedeutung hat der Haushaltsplan?  

Ob und welche rechtlichen Konsequenzen sich aus dem Haushaltsplan ergeben, hängt davon ab, welche Funktion ihm laut Satzung zukommt. Dient er lediglich der Information durch den Vorstand an die Mitgliederversammlung, resultieren daraus keine rechtlichen Folgen. Im Regelfall stellt der Haushaltsplan jedoch eine bindende Vorgabe der Mitgliederversammlung dar hinsichtlich der Mittelverwaltung durch den Vorstand. Weicht dieser unerlaubt von der Vorgabe ab und sollte dem Verein dadurch ein  Vermögensschaden entstehen, kann der Vorstand grundsätzlich dafür haftbar gemacht werden.

Rechtliche Ansprüche Dritter oder einzelner Mitglieder ergeben sich aus dem Haushaltsplan nicht. Auch stellt er rechtliche Verpflichtungen, die der Vorstand zum Beispiel gegenüber Lieferanten oder Sponsoren eingeht, nicht in Frage. Ein geschlossener Kaufvertrag ist also nicht ungültig, nur weil die dafür notwendigen Mittel nicht im Haushaltsplan vorgesehen sind.

Wird der Haushaltsplan ordnungsgemäß von der Mitgliederversammlung beschlossen, ist dies quasi eine vorweggenommene Entlastung des Vorstands. Solange er sich an die Vorgaben des Plans hält, kann er nicht zur Rechenschaft gezogen werden. Auch nicht bei negativen finanziellen Folgen für den Verein.

Tipp: Haushaltsbeschluss sollte Budgetabweichungen vorsehen

Pläne können sich ändern. Damit der Vorstand seine Entlastung nicht verwirkt, aber auch bei kleineren Budgetabweichungen nicht auf einen Beschluss der Mitgliederversammlung warten muss, empfiehlt es sich, bereits beim Haushaltsbeschluss dem Vorstand die Möglichkeit einzuräumen, in einem gewissen Umfang von Einzelbudgets abzuweichen. Dies könnte wie folgt formuliert sein:

Der Vorstand kann von den vorstehend aufgeführten einzelnen Ausgabeposten um jeweils bis zu 15 Prozent abweichen, ohne dass er die Mitgliederversammlung darüber informieren oder ihre Genehmigung einholen muss. Eine Überschreitung der Gesamtausgaben ist ohne einen entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung zulässig, wenn sie nicht mehr als zehn Prozent der vorstehend angegebenen Gesamtausgaben beträgt.