Schritt 1: Ziele der Veranstaltung festlegen

Der erste Schritt ist die Klärung des übergeordneten Ziels der Veranstaltung. Denn ein klar definiertes Ziel ist die Grundlage für die Wahl eines relevanten Themas und die Ansprache der passenden Zielgruppe.

• Mitgliederbindung: Sollen bestehende Mitglieder stärker eingebunden oder begeistert werden?
• Mitgliedergewinnung: Soll die Veranstaltung neue Interessierte ansprechen?
• Einnahmen generieren: Dient die Veranstaltung der Finanzierung des Vereins?
• Imagepflege: Soll die Bekanntheit oder das Ansehen des Vereins gesteigert werden?

Relevante Themen finden

Sobald die Ziele definiert sind, geht es darum, ein Thema zu finden, das sowohl für die Zielgruppe interessant als auch mit dem Vereinszweck kompatibel ist.
Folgende Methoden helfen, ein passendes Thema zu identifizieren:

Brainstorming mit dem Team

Oft haben Personen aus unterschiedlichen Bereichen und Hintergründen wertvolle Einblicke in Trends und Interessen. Es liegt also nah, Vereinsmitglieder in die Planung einzubeziehen und gezielt zu fragen:

• Was beschäftigt unsere Mitglieder aktuell?
• Welche Themen passen zu den Zielen und Werten des Vereins?
• Welche erfolgreichen Veranstaltungen gab es in der Vergangenheit, und was können wir daraus lernen?
  

Analyse von Trends und Interessen

Zu wissen, was hinsichtlich des gewählten Veranstaltungsthemas gerade aktuell im Trend liegt oder diskutiert wird, ist eine Recherche dazu sinnvoll. Diese Quellen können hilfreich sein:

• Social Media: Beobachten Sie, welche Themen in sozialen Netzwerken diskutiert werden.
• Lokale und überregionale Veranstaltungen: Welche Themen stoßen bei ähnlichen Events auf Interesse?
• Mitgliederumfragen: Fragen Sie direkt Ihre Mitglieder, welche Themen sie sich wünschen oder welche Veranstaltungen sie besonders ansprechen würden.

Anbindung an aktuelle Ereignisse oder Anlässe

Ein Thema, das an aktuelle gesellschaftliche oder lokale Entwicklungen anknüpft, wirkt oft besonders relevant. Bspw. könnte ein Sportverein ein Public Viewing während einer Fußball-WM organisieren oder ein Kulturverein nutzt das Jubiläum eines lokalen Denkmals, um ein Event auszurichten.

Schritt 2: Zielgruppen bestimmen

Ein Veranstaltungsthema ist nur dann erfolgreich, wenn es die richtige Zielgruppe anspricht. Mit dieser schritthaften Anleitung sollte dies ein bisschen leichter von der Hand gehen.

Zielgruppen definieren

Die Frage „Wer soll die Veranstaltung besuchen?“ führt schnell zum Ziel. Mögliche Zielgruppen für Vereinsveranstaltungen sind:

• Mitglieder des Vereins
• Familienangehörige von Mitgliedern
• Jugendliche oder junge Erwachsene
• Senioren
• Lokale Gemeinschaften oder Nachbarschaften
• Spezielle Interessengruppen (z. B. Sportbegeisterte, Kunstliebhaber)
• Sponsoren und Förderer

Zielgruppen analysieren

Sobald die Zielgruppe definiert ist, ist es sinnvoll, deren Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen genauer zu untersuchen.

• Bedürfnisse: Welche Erwartungen könnten sie an eine Veranstaltung haben? (z. B. Unterhaltung, Netzwerken, Lernen)
• Erreichbarkeit: Wie können Sie diese Zielgruppe am besten ansprechen? (z. B. über Social Media, Newsletter, Plakate oder persönliche Einladungen)
• Interessen: Was macht dieser Zielgruppe Spaß oder was sind ihre Hobbys?
• Bedürfnisse: Welche Erwartungen könnten sie an eine Veranstaltung haben? (z. B. Unterhaltung, Netzwerken, Lernen)
• Erreichbarkeit: Wie können Sie diese Zielgruppe am besten ansprechen? (z. B. über Social Media, Newsletter, Plakate oder persönliche Einladungen)

Differenzierte Zielgruppenansprache

Oft spricht eine Veranstaltung mehrere Zielgruppen an. In solchen Fällen ist es wichtig, die Kommunikation für jede einzeln Zielgruppe in Inhalt und Ansprache anzupassen. Beispielsweise könnten Familien mit Aktivitäten für Kinder gelockt werden, während ältere Semester die Aussicht auf eine gesellige Runde motiviert, die Veranstaltung zu besuchen.

Schritt 3: Thema und Zielgruppe aufeinander abstimmen

Am Ende sollte sichergestellt sein, dass das gewählte Thema zur jeweiligen Zielgruppe passt und die Werte und Ziele des Vereins transportiert werden. Und selbstverständlich muss auch die Ausgestaltung, bzw. Präsentation des Themas den Nerv der jeweiligen Gruppe treffen.
Junge Menschen interessieren sich eher für ein Thema, wenn dieses interaktiv oder auch digital gestützt bearbeitet wird. Menschen mittleren Alters und Senioren bevorzugen häufig eine „gesetztere“ Ansprache, deren Fokus darauf liegt, Inhalte vermittelt.

Beispiel: Thema Gesunde Ernährung
Während junges Publikum bei einem Streetfood-Festival gesundes Essen feiert und sich eine Superfood-App mit Infos, Rezepten und Einkaufsliste herunterlädt, sind die Älteren vielleicht eher mit Tastings oder (popular-) wissenschaftlichen Vorträgen an das Thema zu fesseln. Und für Familien könnten Koch-Events oder Kurse unter dem Motto „schnell und lecker“ der richtige Lockstoff sein, um sich mit dem Thema (ein weiteres Mal) zu beschäftigen. Ein Thema, aber unterschiedliche Formen der Präsentation. Der Kreativität sind (fast) keine Grenzen gesetzt.