Die Grundlagen der Pressearbeit
Pressearbeit ist nicht nur Informationsweitergabe, sondern auch ein Werkzeug, um den Verein in der Öffentlichkeit zu positionieren, Bekanntheit zu erhöhen und neue Mitglieder oder Unterstützer zu gewinnen. Es wäre also verschenkt, nur die Veranstaltungstermine an die Redaktion der lokalen Zeitung zu senden.
Die Basis bildet auch heute noch die Pressemitteilung, die zu verschiedenen Anlässen an Redaktionen versendet wird. Neben dem strukturellen Aufbau einer solchen Meldung ist vor entscheidet vor allem der Inhalt darüber, wie der Verein von den Zeitungslesern wahrgenommen wird. Weitere Maßnahmen wären die Einladung zu Veranstaltungen, Interview oder Lieferung eines Artikels zu einem für die Leser relevanten Themas.
Vorbereitung
Bevor das Wirken nach Außen beginnen kann, sollte der, bzw. die Verantwortliche den Verein selbst, seine Ziele und Projekte genau kennen. Somit sollten Kernfragen wie „Was möchte der Verein erreichen?“, „Was macht ihn besonders?“ und „Welche Botschaften sollen nach außen vermittelt werden?“ mit dem Vorstandsteam geklärt und festgelegt werden.
Um festzulegen, zu welchen Gelegenheiten und in welchem Umfang Pressearbeit sinnvoll ist, sollte schon zu Jahresbeginn eine Liste anstehender Projekte, Veranstaltungen oder zu erwartende Erfolge zusammengestellt werden.
Im Vorfeld festgelegt sollte auch sein, welche Personen im Verein, bzw. im Vorstand für welche Themen mit der Presse sprechen oder in Artikeln zitiert werden sollen.
Medien und Zielgruppen analysieren
Für lokal agierende Vereine sind Redakteure lokaler Zeitungen oder Radiosender gute Ansprechpartner. Wichtig ist dabei, nach den passenden Ressorts zu suchen und es ist empfehlenswert, mit den Journalisten und Journalistinnen persönlichen Kontakt zu pflegen.
Je nach Vereinszweck, bzw. Thema können auch überregionale Medien, wie Fachzeitschriften oder Blogs interessant sein, um den eigenen Verein, bzw. seine Botschaften einer bestimmten Zielgruppe nahezubringen.
Die Auswahl, welche Medien generell, bzw. welche Ressorts adressiert werden soll, orientiert sich maßgeblich an der Zielgruppe, die der Verein final erreichen möchte. Denn die Zielgruppe des Vereins ist die Leser- oder Zuhörerschaft des jeweiligen Mediums.
Presseverteiler
Das Herzstück der Pressearbeit ist ein qualitativ gut aufbereiteter und stets aktuell gehaltener Presseverteiler. Dort finden sich nicht nur Kontaktdaten der Redakteurinnen und Journalisten, sondern auch Hinweise wie bevorzugte Versandart von Pressemitteilungen, spezielle Interessen, geplante Themen oder letzte Kontaktaufnahme.
| Medium | Kontakt | Ressort | Telefon | Anmerkung | |
|---|---|---|---|---|---|
| Radio Musterland | Peter Muster | Kultur/Veranstaltung | Events@ radio-musterland.de | 0312-654 | Termine auch auf der Website ins Formular eintragen |
| Zeitung Musterort | Gloria Beispiel | Sport | G.Bespiel@ZM.de | 0123-456 | Letzter Kontakt: 15.3. |
| Wochenblatt Musterstadt | Redaktion allgemein | Lokales | redaktion@wochenblatt.de | 0213-546 | Bevorzugt kurze Texte Bilder erhöhen die Abdruckquote |
Im Umgang mit Pressevertretern ist ein gewisses Fingerspitzengefühl gefragt. Regelmäßiger Kontakt ist gut, aber nur in Verbindung mit Updates oder Neuigkeiten. Nach Versand eine Pressemitteilung in der Redaktion anzurufen und zu fragen, ob die soeben gesendete Pressemitteilung denn auch angekommen sei und veröffentlicht wird oder der Chefredakteur zur Veranstaltung kommt, führt eher zu negativen Reaktionen.
Pressemitteilung
In Redaktionen herrscht meist Hochbetrieb und die Personaldecke ist vor allem bei Lokalblättern oft recht dünn. Daher ist neben der gezielten Kontaktaufnahme und dem passenden Thema die optimale Aufbereitung der Inhalte ein echter Erfolgsfaktor. Ebenso für den Erfolg verantwortlich ist die zeitliche Planung. Zeitungen und auch Online-Medien planen oft weit im Voraus. Daher sollte früh genug eine Info in die Redaktionen gesendet werden. Und immer in Kombination mit einer Einladung an die Pressevertreter.
Der Aufbau einer Pressemitteilung folgt in der Regel einem klaren Muster. Ideal ist, wenn die Mitteilung auf eine Din A4 Seite passt und in lebendiger Sprache abgefasst ist.
1. Ein prägnanter Titel
Die Überschrift sollte kurz, präzise und ansprechend formuliert sein und sollte das Hauptthema beinhalten. Beispiel: Malergilde e.V. lädt ab Sonntag zur Sonderausstellung ins Rathaus Foyer
2. Die Einleitung
Die Überschrift sollte kurz, präzise und ansprechend formuliert sein und sollte das Hauptthema beinhalten. Beispiel: Malergilde e.V. lädt ab Sonntag zur Sonderausstellung ins Rathaus Foyer
3. Der Hauptteil
Hier werden alle Details ausführlicher behandelt. Absatz für Absatz können hier Ziele, beteiligte Gruppen und Personen, Aktivitäten bspw. für Besucher einer Vereinsveranstaltung und besondere Highlights ausgeführt werden.
Handelt es sich um eine Ankündigung zu einer Veranstaltung, muss Im Text auch erscheinen, wie Besucher teilnehmen können – wird Eintritt erhoben, müssen Interessierte sich vorab über eine Website anmelden oder kann jeder einfach vorbeikommen und dabei sein?
4. Der Schluss
Am Ende sollte eine kurze Zusammenfassung stehen. Wenn es passt, kann diese auch in ein Zitat, der Vorstandsvorsitzenden verpackt werden. Last but not least ist hier auch Platz für die Nennung von Förderern und Unterstützern des Vereins.
5. Kontaktdaten
Abschließend ist sinnvoll eine Kontaktperson des Vereins mit vollständigen Angaben zu nennen, falls es Rückfragen seitens der Redaktion gibt.
6. Bildmaterial
Gutes Bildmaterial erhöht die Chance auf Veröffentlichung ganz erheblich. Hierbei ist wichtig, dass angegeben wird, was das Bild zeigt und woher es stammt. Ohne Quellenachweis wird nichts mehr abgedruckt. Auch Flyer, die mehr Informationen bereithalten, können als zusätzliche Info mitgesendet werden – vor allem für online veröffentlichte Presseberichte ist das eine perfekte Ergänzung.
Nachbereitung
Nicht nur die Ankündigung eines Projekts oder einer Veranstaltung dienen als sehr gute Aufhänger, um medial für Aufmerksamkeit zu sorgen. In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, der Lokalzeitung Text- und Bildmaterial für eine Nachberichterstattung, bspw. von einer Veranstaltung, anzubieten.
Um die Pressearbeit Stück für Stück zu optimieren, hilft es, zu beobachten, wie viele Veröffentlichungen jeweils erreicht wurden. Daran lässt sich gut ersehen, welche Themen und welche Art der Aufbereitung gut läuft. Und bei Gelegenheit auch mal in der Redaktion zu fragen, ob es von deren Seite Verbesserungsvorschläge für die Pressearbeit des Vereins gibt, ist auch nicht verkehrt.
