Sorgfaltspflicht: In der Satzung sollte jedes Wort sitzen
Die Geschichte eines jeden eingetragenen Vereins beginnt mit seiner Satzung. Das Regelwerk, nach dem der Verein später funktionieren soll, ist Voraussetzung, um ins Vereinsregister aufgenommen zu werden. Der beschriebene Satzungszweck entscheidet außerdem darüber, ob Ihr Verein als gemeinnützig anerkannt wird. Dementsprechend sorgfältig sollten Sie Ihre Vereinssatzung entwerfen. Wie eine Satzung konkret aufgebaut ist, welche verpflichtenden Informationen sie beinhalten muss und welche Vorgaben der Gesetzgeber an bestimmte Regelungen – etwa zum Ein- und Austritt oder zur Vorstandsbildung – hat, darüber informieren wir Sie ausführlich auf unserer Website (Link: https://deutsches-ehrenamt.de/verein-gruenden/die-vereinsgruendung/). Darüber hinaus haben wir eine Reihe nützlicher Tipps für Sie gesammelt, die Ihnen bereits bei der Satzungserstellung oder aber später in der Vereinsarbeit Zeit und Nerven sparen können.
Lassen Sie VOR dem Eintrag ins Vereinsregister die Gemeinnützigkeit prüfen: Um Zeit zu sparen und eine Ablehnung des Antrags durch das Registergericht zu vermeiden, können Sie den Satzungsentwurf zunächst dem zuständigen Finanzamt zur Prüfung der Gemeinnützigkeit vorlegen. Wird ein Verein vom Finanzamt als gemeinnützig eingestuft, erfüllt er nämlich in aller Regel auch die Voraussetzungen für die Eintragung ins Vereinsregister als Idealverein.
GENAUER WORTLAUT für gemeinnützigen Satzungszweck: Für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit muss folgende Klausel wortwörtlich in die Satzung aufgenommen werden: „Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.“ Wichtig: Für jeden genannten Satzungszweck nach §52 AO müssen Sie mindestens eine konkrete Maßnahme zur Zweckerfüllung angeben.
Verlangen Sie eine SCHRIFTLICHE Beitrittserklärung: Laut Gesetzgeber kann die Mitgliedschaft im Verein auch durch mündliche Zusage entstehen, sofern es keine anders lautenden Satzungsregelung gibt. Da ist Chaos vorprogrammiert. Legen Sie deshalb in der Satzung explizit fest, dass die Mitgliedschaft nur durch eine schriftliche Aufnahmeerklärung oder durch die Übergabe eine Mitgliedskarte o.ä. zustande kommt.
Vorsicht bei MITGLIEDSVORAUSSETZUNGEN oder -beschränkungen: Es ist möglich, die Mitgliedschaft an bestimmte persönliche oder fachliche Voraussetzungen zu knüpfen, wie etwa die Berufserfahrung, das Alter aber auch Geschlecht oder Staatsangehörigkeit. Das ist rechtlich aber nur unbedenklich, sofern sachliche Gründe vorliegen und die Vorgaben bestimmte Personen oder Gruppen nicht schlechter stellen bzw. diskriminieren. Bei einer zu starken Begrenzung der Mitgliedszahl kann auch die Gemeinnützigkeit gefährdet sein, denn diese fordert grundsätzlich die Offenheit für jede/n.
Legen Sie die ORGANE des Vereins vorausschauend fest: Die Satzung muss sämtliche Vereinsorgane auflisten und für jedes einzelne neben der Bezeichnung und der Aufgaben auch Angaben zu Bestellung, Mitgliedschaft, Mitgliederzahl etc. machen. Organe, die nicht explizit in der Satzung vorgesehen sind, dürfen auch später in der Praxis nicht bestehen. Beachten Sie, dass die Mitgliederversammlung und der Vorstand immer als Vereinsorgane in der Satzung aufgeführt werden müssen.
Achten Sie auf eine GENAUE FORMULIERUNG zur Bildung des Vorstands: Dem Gesetz nach können nämlich auch Nichtmitglieder, Minderjährige oder Personen, die beschränkt geschäftsfähig sind, in ein Vorstandsamt gewählt werden. Wenn Sie das vermeiden möchten, müssen Sie es in der Satzung explizit festlegen. Darüber hinaus kann das Vorstandsamt per Satzung an bestimmte Eigenschaften des Amtsträgers geknüpft sein wie Mitgliedschaft, Berufsgruppe, Alter/Erfahrung oder Vereinsabteilung.
Durch VERTRETUNGSBERECHTIGUNGEN Machtmonopol vermeiden: Den Verein nach außen geschäftlich vertreten darf nur der Vorstand. Die Satzung legt fest, wie viele Vorstandsmitglieder einzeln oder gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Problematisch wird es, wenn nur eine Person gleichzeitig mehrere Vorstandsämter innehat oder nur ein Vorstandsmitglied vertretungsberechtigt ist. Dann nämlich konzentriert sich die Entscheidungsgewalt auf eine einzelne Person, von der jedes Geschäft abhängig ist. Per Satzung sollte daher immer die „gemeinsame Vertretungsberechtigung durch zwei oder mehr Vorstandsmitglieder“ festgelegt werden.
Stellen Sie die HANDLUNGSFÄHIGKEIT des Vorstands sicher: Diese ist immer dann gefährdet, wenn Vorstände absehbar oder ungeplant aus dem Amt ausscheiden. Eine Regelung, nach der jeweils amtierende Vorstände nach Ablauf ihrer Amtszeit so lange im Amt bleiben, bis ihre Nachfolger gewählt sind, ist daher dringend zu empfehlen. Ebenso eine Kooptationsregel, die erlaubt, dass Vorstandsmitglieder bis zur nächsten Mitgliederversammlung ein Ersatzmitglied bestimmen können, sollte ein Vorstand vorzeitig aus dem Amt ausscheiden.
NEU: Virtuelle oder HYBRIDE MITGLIEDERSAMMLUNG explizit ausschließen: Die Teilnahme an einer Mitgliederversammlung per Videokonferenz, Chat oder Telefon ist nach Inkrafttreten des Beschlusses vom 09.02.2023 auch ohne Satzungsregelung möglich. Allerdings gibt es hierbei einiges zu beachten. Weiterführende Informationen dazu finden Sie auf unserer Website: https://deutsches-ehrenamt.de/vereinsrecht/mitgliederversammlung/.
Vermeiden Sie Fehler bei der EINBERUFUNG der Mitgliederversammlung: Durch eine fehlerhafte Einberufung der Mitgliederversammlung können gefasste Beschlüsse nachträglich unwirksam sein. Die Satzung sollte daher Zuständigkeit, Form und Frist der Einberufung genau regeln. Sie müssen gewährleisten, dass jedes Vereinsmitglied rechtzeitig auf die Information zugreifen kann. Geben Sie möglichst keine alternativen Ladungsformen (entweder/oder) an und beachten Sie, dass die Frist nicht weniger als zwei Wochen betragen darf.
Regeln Sie die BESCHLUSSFÄHIGKEIT in Ihrem Sinne: Rein rechtlich kann schon ein einziges Vereinsmitglied auf der Mitgliederversammlung Beschlüsse fassen, wenn sonst niemand erscheint. Das hat den Vorteil, dass der Fall der „Beschlussunfähigkeit“ quasi nie eintritt, aber auch den Nachteil, dass wichtige Entscheidungen durch einzelne oder wenige getroffen werden. Über die Satzung können Sie bestimmen, ob die Beschlussfähigkeit der MGV unabhängig von der Anzahl der erschienen Mitglieder gegeben ist oder ein bestimmter Prozentsatz der Mitglieder an der Versammlung teilnehmen muss, um Entscheidungen treffen zu können.
Umgang mit STIMMABGABE und STIMMENTHALTUNGEN bei Wahlen und Beschlüssen: Mitglieder, die sich bei Wahlen und Beschlüssen ihrer Stimme enthalten, können die Vereinsarbeit bremsen. Per Satzung kann jedoch geregelt werden, dass Stimmenthaltungen als Nein-Stimmen gewertet werden. Mitglieder, die nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen, sind von Gesetzes wegen nicht stimmberechtigt, da Stimmen grundsätzlich persönlich abgegeben werden müssen. Die Satzung kann jedoch Stimmrechtsvollmachten ausdrücklich erlauben, so dass Stimmen in Vertretung durch einen anderen Teilnehmer abgegeben werden können.
Pimp your Satzung: Vereinsordnungen als flexible Ergänzung
Stolperfallen in der Vereinssatzung gibt es so einige. Das bedeutet aber nicht, dass Sie jede Eventualität durch möglichst viele detaillierte Satzungsklauseln vorab regeln sollten. Damit rauben Sie der Vereinsarbeit nur die Flexibilität. Um Abläufe im Verein klar zu regeln und im Bedarfsfall flexibel anzupassen, gibt es eine sinnvolle Ergänzung zur Vereinssatzung: die Vereinsordnung. Die lediglich vereinsintern geltenden Vereinsordnungen dienen dazu, allgemein gehaltene Satzungsregelungen zu spezifizieren und mit Leben zu füllen. Das können zum Bespiel eine Wahlordnung, die Geschäftsordnung des Vorstands oder die Beitragsordnung sein. Da Vereinsordnungen nicht rechtlich geregelt sind, lassen sie sich leichter verfassen und ändern als die Satzung. Für die Mitglieder sind Vereinsordnungen genauso verbindlich wie die Satzung. Sie dürfen dieser aber in keinem Fall widersprechen oder sie einschränken.
