Grundsätzlich gilt: Spendenbescheinigungen dürfen nur von Personen unterschrieben werden, die der Verein ausdrücklich zur Ausstellung berechtigt hat. Und dabei muss es sich nicht zwingend um die nach § 26 BGB vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder handeln. Selbst wenn die Satzung bestimmt, dass zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam den Verein vertreten, betrifft dies nur Verträge und andere rechtsgeschäftliche Erklärungen. Das Ausstellen einer Spendenbescheinigung ist hingegen eine rein formale Handlung – sie muss nicht doppelt abgesichert werden.

Neben dem oder der Vorsitzenden können daher auch der Schatzmeister oder andere Vorstands- bzw. Vereinsmitglieder unterschriftsberechtigt sein, sofern die Satzung dies vorsieht oder der Vorstand bzw. die Mitgliederversammlung eine entsprechende Bevollmächtigung erteilt hat. Die Finanzverwaltung verlangt lediglich, dass eine „zur Ausstellung befugte Person“ unterschreibt – nicht, dass diese den Verein nach außen vertritt.

Auch die Form der Unterschrift ist flexibel: Eine handschriftliche Originalsignatur ist nicht erforderlich. Eine gedruckte oder eingescannt eingefügte Unterschrift wird von den Finanzämtern anerkannt, solange die Zuständigkeit klar geregelt und intern dokumentiert ist.

Tipp: Der Vorstand sollte schriftlich festhalten, wer zur Unterzeichnung berechtigt ist.
Das schafft Klarheit und vermeidet Rückfragen.

Beschlussvorschlag

„Der Vorstand bevollmächtigt Frau/Herrn [Name], Zuwendungsbestätigungen gemäß § 50 EStDV im Namen des Vereins zu unterzeichnen.“

Damit sind alle rechtlichen und steuerlichen Anforderungen erfüllt – und der Verein arbeitet effizient und rechtssicher