Die ersten Schritte, die nach einem Vorstandsrücktritt zu unternehmen sind, finden Sie in einem FAQ auf Benedetto Online. Mit einer entsprechenden Satzungsregelung können Sie Vorsorge für eine solche Situation treffen, nämlich mit der Möglichkeit der Kooptation.
Wie im online zu lesenden FAQ beschrieben, ist nach dem Rücktritt eines Vorstandsmitglieds eine Mitgliederversammlung einzuberufen und ein neues Vorstandsmitglied zu wählen. So schreibt es das BGB in § 27 vor.
Doch gibt es Situationen, in denen ist die Organisation einer außerordentlichen Mitgliederversammlung nicht möglich. Für diese Fälle ist es hilfreich, wenn die Satzung die Kooptation, also eine „Ergänzungswahl“, zulässt.
Der Vorstand kann sich unter diesen Umständen selbst ergänzen und muss keine Wahl durchführen. Neben der Möglichkeit der Kooptation sollte geregelt sein, wie lange das Amt auf diese Weise ausgeübt werden soll und auch, wie viele Vorstandsmitglieder kooptiert werden dürfen.
Formulierungsbeispiel für die Satzung:
Scheidet ein Vorstandsmitglied vor Ablauf der Amtszeit aus, können die verbliebenen Vorstandsmitglieder bis zur nächsten Mitgliederversammlung ein Ersatzmitglied in den Vorstand kooptieren. Maximal dürfen zwei Vorstandsmitglieder kooptiert werden.
Da die Mitglieder bei dieser Variante der Neubesetzung des Vorstandsamts in ihren Rechten beschnitten werden, wird die Kooptation durchaus nicht unkritisch gesehen. Daher ist es ratsam, den Ablauf regelkonform und transparent zu gestalten: Bei einer frist- und formgerecht einberufenen Vorstandssitzung muss zum einen die Beschlussfähigkeit festgestellt und dann darüber abgestimmt werden, ob die durch Rücktritt frei gewordene Position per Kooptation neu besetzt werden soll. Gibt die Satzung keine gesonderten Mehrheitsverhältnisse vor, reicht eine einfache Mehrheit für diesen Beschluss.
Dann wird der Kandidat oder die Kandidatin deren Einverständnis vorab eingeholt wurde, festgelegt. Die Sitzung muss entsprechend protokolliert werden und im Nachgang muss das neue Vorstandsmitglied im Registergericht eingetragen werden.
